4 trụ cột của việc triển khai ERP

1. Quản lý thay đổi tổ chức - Organizational Change Management (OCM)

Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi khi nghe về sự cần thiết của OCM…. Tốt! Mặc dù mọi công ty tư vấn trên hành tinh đều nói và viết về tầm quan trọng của OCM trong hơn một thập kỷ qua, các tổ chức và hầu hết các nhà tư vấn ERP vẫn không quản lý được đúng đắn khía cạnh của sự thay đổi. Bất kỳ quá trình chuyển đổi ERP hoặc chuyển đổi số nào cũng sẽ yêu cầu mọi người thay đổi, và trong khi mọi người có thể muốn thay đổi và họ có thể đồng ý thay đổi, họ sẽ không thay đổi nếu không có sự giúp đỡ. Đó là bản chất của con người và không thể bị bỏ qua.

Quản trị thay đổi giúp gia tăng sự thành công của các dự án và sáng kiến quan trọng. Hơn thế, Doanh nghiệp sẽ cải thiện được khả năng thích ứng nhanh chóng của mình trong quá trình thực hiện quản lý các thay đổi.

Quy trình 8 bước để Quản trị thay đổi theo mô hình Kotter’s:

§  Tăng tính cấp bách cho sự thay đổi;
§  Tạo ra một liên minh mạnh mẽ để ủng hộ và thực hiện thay đổi;
§  Xây dựng tầm nhìn và chiến lược;
§  Truyền đạt tầm nhìn;
§  Loại bỏ các chướng ngại vật và rào cản;
§  Tạo ra các thành công, chiến thắng ngắn hạn;
§  Xây dựng và phân tích dựa trên các thay đổi;
§  Áp những thay đổi đó vào văn hóa hóa Doanh nghiệp. 

2. Tái cấu trúc quy trình của doanh nghiệp

Nếu bạn không chuẩn hóa và ghi lại các quy trình của mình, không có cách nào để lập trình trạng thái trong tương lai vào hệ thống của bạn. Nếu kế hoạch của bạn là sử dụng các phương pháp hay nhất “có sẵn” và để phần mềm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn, hãy suy nghĩ lại.

Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp ERP tốt nhất hoặc nhiều hệ thống sẽ cung cấp quá nhiều khả năng hoạt động. Ngay cả trong trường hợp của một ERP duy nhất, điều này sẽ đơn giản là không hoạt động. Ngày nay, có quá nhiều tính linh hoạt được nhúng trong các hệ thống, quá nhiều phức tạp trong các quy trình kinh doanh tích hợp và quá nhiều vào việc công ty của bạn phải duy trì các lợi thế cạnh tranh của mình. Sử dụng những gì bạn có thể có sẵn, nhưng bạn sẽ không biết những gì chức năng khác sẽ hoạt động cho đến khi bạn xác định nhu cầu kinh doanh của BẠN.

Khi xây dựng kế hoạch triển khai ERP, hãy bắt đầu bằng việc xây dựng nền tảng trong bốn lĩnh vực này. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh cách tiếp cận của mình hơn vì bạn sẽ bắt đầu từ một bản thiết kế cụ thể.

§  Người dùng chính cần thiết lập Nhóm quy trình.
§  Nhóm quy trình cần liệt kê tất cả các quy trình nghiệp vụ và cách các quy trình đó được thực thi hiện tại.
§  Nhóm quy trình cần thiết kế quy trình công việc sửa đổi để thực hiện tất cả các Quy trình kinh doanh
§  Quy trình cần được nhiều bên liên quan đánh giá và được CFO/CEO phê duyệt.

Quá trình phê duyệt quy trình

Dữ liệu chính sau đây cần được chuẩn bị cùng với quy trình:

§  Danh sách nhân viên
§  Mã khách hàng - và danh sách khách hàng (nếu được đề xuất trong quy trình)
§  Mã nhà cung cấp - và Danh sách nhà cung cấp (nếu được đề xuất trong quy trình)
§  Danh sách Tài sản
§  Danh sách sản phẩm - Mã vật tư
§  Dữ liệu Kế toán chính - Sổ cái chung (nếu các thay đổi được đề xuất trong quy trình) 

3. Quản lý chương trình tổng thể

Để làm rõ, chúng tôi không nói về “quản lý dự án”. Bạn vẫn cần các nhà quản lý dự án ERP nội bộ và bên ngoài để tự quản lý việc triển khai công nghệ và nghiệp vụ nhưng bạn cần một người quản lý chương trình tổng thể để đảm bảo tất cả các phần chuyển động đều khớp ở cuối.

Bạn sẽ có các nhà cung cấp khác nhau quản lý công nghệ và nghiệp vụ, nhưng người quản lý chương trình sẽ đảm bảo rằng các tích hợp được kiểm tra, rằng luồng dữ liệu tổng thể là ổn định và an toàn cũng như giảm thiểu xung đột giữa mọi người, quy trình hoặc công nghệ. Cuối cùng, người quản lý chương trình chịu trách nhiệm đảm bảo sự thành công của dự án.

Bộ kỹ năng cần thiết cho việc này không chỉ là quản lý dự án cơ bản và cần bao gồm nền tảng công nghệ cũng như đánh giá cao về quản lý thay đổi, chẳng hạn như:

Việc tuỳ chỉnh và cấu hình các Mô-đun trong quá trình triển khai ERP phải được thực hiện theo một trình tự và mỗi mô-đun sẽ có chu kỳ triển khai riêng. Tài liệu Quy trình cần nắm bắt tất cả các khía cạnh của các yêu cầu về cấu hình và phát triển (nếu có).

Giai đoạn Tuỳ chỉnh và cấu hình phần mềm ERP 

 Kiểm thử

Go-live

Khám phá ngay: Phương pháp quản lý doanh nghiệp hay nhất trong thời đại chuyển đổi số

4. Di chuyển dữ liệu kế thừa

Nhiều năm trước, dữ liệu đủ dễ dàng để quản lý. Bạn chỉ cần xác định mức độ dữ liệu lịch sử nào cần lấy, xóa và chuyển. Ngày nay, nó phức tạp hơn nhiều với nhiều luồng dữ liệu, sự phức tạp của việc tiêu chuẩn hóa trên các hệ thống, xác định vị trí của dữ liệu và độ bảo mật cần thiết. Và đối với việc quản lý dữ liệu đang diễn ra, đã qua lâu rồi những ngày chúng tôi đo lường dữ liệu bằng GB.

Việc di chuyển dữ liệu có thể thực hiện theo các bước sau:

Phương pháp triển khai ERP thành công giảm rủi ro và chi phí

Việc triển khai một hệ thống ERP mới mang lại cơ hội lớn để chuyển đổi số. Bạn không chỉ có thể vượt qua các chức năng hạn chế hoặc công nghệ lỗi thời của hệ thống cũ của mình mà còn có thể tận dụng các khả năng của hệ thống ERP hiện đại để giúp bạn nắm bắt các cơ hội kinh doanh mới.

Cách triển khai ERP thành công

Tuy nhiên, không phải tất cả việc triển khai đều diễn ra suôn sẻ. Vì vậy, làm thế nào để bạn thiết lập công ty của bạn để triển khai ERP thành công? Làm thế nào để bạn tránh được những chi phí và rủi ro không cần thiết?

Dưới đây là một vài số liệu thống kê để giúp bạn hiểu được thách thức mà bạn đang phải đối mặt:

60% triển khai hệ thống ERP bên ngoài không thành công
80% khách hàng không hài lòng với việc triển khai
57% Mất nhiều thời gian hơn dự kiến
54% Vượt ngân sách
Nguồn – ERPFocus

Những phương pháp hay nhất về triển khai ERP này có thể giúp bạn tránh được những cạm bẫy phổ biến và nhận ra những lợi ích của hệ thống ERP mới của bạn một cách nhanh chóng hơn.

1. Bạn nên bắt đầu dự án ERP của mình từ đâu?

Khi mọi người nghĩ về việc triển khai hệ thống ERP, họ thường bắt đầu bằng cách xem xét các tính năng mong muốn. Nhưng các tính năng hoặc công nghệ mới không phải là vấn đề cốt lõi; những gì một doanh nghiệp cần để tăng trưởng là các quy trình kinh doanh hiện đại. Chỉ với các quy trình hiệu quả cho phép bạn nhanh nhẹn và phản ứng nhanh, bạn mới có thể nâng cao khả năng cạnh tranh của mình và phục vụ khách hàng tốt hơn. 

2. Yếu tố thành công lớn nhất là gì? Nhóm triển khai dự án

Nghiên cứu điển hình về việc triển khai ERP đều kể cùng một câu chuyện: yếu tố tạo nên hoặc đột phá là nhóm triển khai. Phần mềm tuyệt vời chỉ tuyệt vời nếu được thực hiện bởi một nhóm mạnh. Nếu mọi người thiếu thời gian, sự hỗ trợ hoặc kỹ năng để thực hiện công việc một cách hiệu quả, họ sẽ không thành công - và dự án có thể sẽ bị chậm trễ, chi phí bổ sung và / hoặc phần mềm không đáp ứng được nhu cầu của công ty

Các công ty đã trải qua những thất bại hoặc thất bại trong hệ thống ERP thường chỉ định những nhân viên “có thời gian” làm việc trong dự án. Nhưng để thành công, bạn cần tuyển những người mà “bạn không thể không có”. Đây là những người bận rộn, biết quy trình kinh doanh, làm việc tốt với các thành viên khác của tổ chức và có sự tôn trọng của quản lý điều hành. Dành những người này toàn thời gian cho dự án (40 giờ khả dụng) hoặc nhiều giờ nhất có thể mỗi tuần.

Không thêm ai vào nhóm dự án quan trọng những người không thể dành ít nhất 25% thời gian của họ (tối thiểu 10 giờ) cho dự án mỗi tuần. Các thành viên trong nhóm dành ít hơn một phần tư thời gian của họ sẽ chỉ có thể bắt kịp các hoạt động của dự án nhưng sẽ không tăng thêm giá trị cho dự án.

Hỗ trợ điều hành cho nhóm của bạn cũng rất quan trọng. Trong mọi hoạt động triển khai chính, phải đưa ra các quyết định liên quan đến các ưu tiên và đánh đổi nguồn lực. Nếu không có sự hỗ trợ và cam kết mạnh mẽ, ngay cả những đội đủ năng lực cũng có thể gặp khó khăn.

Việc triển khai một Hệ thống ERP hiện đại một cách nhanh chóng là một trong những điều quan trọng nhất mà một công ty có thể đạt được. Bạn nên cống hiến những người giỏi nhất của mình và tạo nền tảng cho sự thành công.

3. Quy trình triển khai ERP thành công

Bất kỳ kế hoạch triển khai ERP hiệu quả nào cũng cần có một lộ trình. Hiếm khi có một kế hoạch và quy trình triển khai ERP “hoàn hảo”, nhưng việc lập kế hoạch cẩn thận và hiểu các bước triển khai sẽ làm tăng cơ hội triển khai thành công, phù hợp với ngân sách và thời gian của bạn.
 

Lên lịch trình thực hiện một cách thực tế. Xem xét sự sẵn có của đội ngũ lãnh đạo, người quản lý và các chuyên gia nội bộ của bạn, những người đóng góp vào nỗ lực này. Tuy nhiên, các hoạt động chính sau đây là các bước phổ biến trong tất cả các hoạt động triển khai thành công:

Quy trình triển khai ERP 

#1: Khám phá

Quá trình khám phá là phần nghiên cứu của dự án. Trong bước này, tất cả các câu hỏi quan trọng sẽ được hỏi và trả lời như:

§  Các mục tiêu cấp cao được xác định

§  Phạm vi dự án được xác định

§  Hệ thống tích hợp tiềm năng được xác định

§  Hệ thống di chuyển được xác định

§  Đã thực hiện phân tích FIT-GAP và thảo luận về các tùy chọn tùy chỉnh

§  Bảng câu hỏi về quy trình kinh doanh (BPQ) do nhóm quy trình điền vào

§  Các yêu cầu và quy trình kinh doanh được thảo luận 

Mẹo chuyên nghiệp: Một bảng câu hỏi BPQ kỹ lưỡng là chìa khóa cho một quá trình khám phá thành công. Nhóm quy trình nên cố gắng hết sức để cung cấp các chi tiết tốt để cho phép quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.

#2: Lập kế hoạch

Quá trình lập kế hoạch thiết lập tiến trình, xác định các nguồn lực chính và trách nhiệm cho các nhóm bên trong và bên ngoài. 

§  Các thành viên chính trong nhóm và trách nhiệm được thiết lập (quản lý dự án, nhà đầu tư, điều hành, chuyên gia về chuyên môn, nhà phát triển, nhà phân tích, những người khác nếu cần)

§  Người dùng chính (người phụ trách, CIO, những người khác nếu cần)

§  Thời gian triển khai của dự án được thiết lập; báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng với các cuộc họp, trạng thái công việc và các mốc quan trọng.

§  Quy trình - phác thảo cách các quy trình cũ sẽ được chuyển đổi thành các quy trình mới phù hợp với phần mềm ERP

Tài liệu Yêu cầu Kinh doanh

#3: Thực thi

Đây là nơi bạn bắt đầu thực hành với phần mềm ERP

§  Di chuyển dữ liệu từ hệ thống trước đó, nếu cần

§  Thiết lập cấu hình các quy trình chính như “mua hàng để thanh toán” và “đặt hàng thanh toán tiền mặt” và các quy trình dành riêng cho doanh nghiệp khác được nêu trong kế hoạch giai đoạn

§  Thiết lập biểu đồ tài khoản và số dư tài khoản

§  Cấu hình cài đặt ERP như tùy chọn kế toán, vận chuyển, chi phí và bảo mật

§  Thiết lập cấu hình cài đặt mô-đun ERP dựa trên các yêu cầu được thiết lập trong các giai đoạn trước

§  Xây dựng tự động hóa, tích hợp, quy trình làm việc và tùy chỉnh theo yêu cầu

§  Thiết lập vai trò và quyền và nhiều hơn nữa tùy thuộc vào yêu cầu riêng

#4: Đào tạo

Đây là một bước thường được đánh giá thấp mà chúng tôi nhận thấy là một yếu tố rất lớn trong sự thành công của việc triển khai sau khi các nguồn lực bên ngoài đã rời đi. Nếu người dùng không được đào tạo bài bản, thì làm sao họ có thể tận dụng được ứng dụng sau khi các chuyên gia rời đi? Đơn giản, họ không thể. Huấn luyện thích hợp cho phép người dùng bắt đầu chạy và phát hiện các vấn đề với chức năng ERP trước đó.

Các nguồn đào tạo bao gồm:

§  Các khóa học do Nhà triển khai ERP cung cấp

§  Hội thảo và tài liệu đào tạo do đối tác triển khai thiết lập riêng cho người dùng

§  Hướng dẫn và hướng dẫn trực tuyến 

Mẹo chuyên nghiệp: Tốt nhất là bắt đầu quá trình đào tạo trong giai đoạn thực hiện quy trình và trước giai đoạn thử nghiệm. Bằng cách này, người dùng sẽ có nhiều thời gian hơn để làm quen với nền tảng trước khi họ phải đăng xuất rằng việc triển khai đã đáp ứng các yêu cầu.

#5: Kiểm thử

Quá trình kiểm tra là một phần khác thường bị bỏ qua của quá trình triển khai ERP. Cần phải kiểm tra nghiêm ngặt để đảm bảo rằng kết quả phù hợp với các yêu cầu kinh doanh đã thỏa thuận được thiết lập trong BRD. Có thể có nhiều giai đoạn thử nghiệm, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Kiểm thử Use-Case - Nhóm phát triển và bên ngoài đảm bảo tất cả các quy trình và tùy chỉnh được thiết lập trong giai đoạn thực thi quy trình đang hoạt động theo các yêu cầu được thiết lập trong yêu cầu kinh doanh.

Kiểm tra sự chấp nhận của người dùng - Người dùng kiểm tra các quy trình và tùy chỉnh được thiết lập trong giai đoạn thực thi. Đây là lý do tại sao chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu đào tạo trước khi giai đoạn thử nghiệm bắt đầu. Làm cách nào để người dùng có thể xác minh công việc của nhóm triển khai nếu họ không biết phần mềm ERP hoạt động như thế nào?

#6: Go-live

Đây là lúc bạn tìm hiểu xem liệu tất cả những công việc và kế hoạch chăm chỉ đó có được đền đáp hay không khi bạn bắt đầu sử dụng phần mềm ERP cho các mục đích kinh doanh thực sự.

#7: Hỗ trợ sau Go-live

Giữ các tài nguyên bên ngoài đó trong vài tháng tới vì các vấn đề mà bạn có thể đã bỏ qua trong quá trình thử nghiệm và Go-live có thể không xuất hiện ngay lập tức. Ngoài ra, việc đạt được ROI tối đa với nền tảng là một quá trình liên tục và sẽ yêu cầu điều chỉnh và nâng cấp trong suốt những năm tới.

5 Bí quyết giảm thiểu rủi ro triển khai ERP

Tất cả các dự án đều có yếu tố rủi ro liên quan nhưng dưới đây là 5 mẹo có giá trị để cải thiện cơ hội hoàn thành dự án đúng hạn, đúng ngân sách.
 

#1: Lựa chọn phần mềm, quy trình kinh doanh và các đối tác triển khai có hiểu biết trong ngành và địa phương. Luôn phỏng vấn những người tham chiếu trong các doanh nghiệp như của bạn.

#2: Đừng kéo dài công nghệ lỗi thời ra ngoài giới hạn của nó. Loại bỏ các hệ thống cũ, lỗi thời, độc lập và càng nhiều càng tốt, hợp nhất dữ liệu của bạn vào một cơ sở dữ liệu duy nhất (phiên bản duy nhất của sự thật) với kinh doanh thông minh được tích hợp sẵn để hoạt động đa lĩnh vực, quốc gia.

#3: Trong nền kinh tế số, các doanh nghiệp thường phải tích hợp hệ thống giữa các đơn vị kinh doanh cũng như với khách hàng và nhà cung cấp. Xác nhận rằng bạn có khả năng tích hợp đám mây và kiến ​​thức chuyên môn với mạng nhà cung cấp.

#4: Tránh phạm vi dự án leo thang. Các nhu cầu và cơ hội trong quá trình triển khai ERP là điều phổ biến, vì vậy điều quan trọng là phải quản lý các thay đổi để tránh sự chậm trễ và vượt quá chi phí.

#5: Xác nhận rằng bạn có kiến ​​thức chuyên môn nhất quán trên tất cả các vị trí của mình. Bạn cần được đào tạo, triển khai và hỗ trợ - thường từ sự kết hợp của ban quản lý nội bộ, nhà phân phối phần mềm, công ty tư vấn và đối tác phần mềm của bạn.

Hé lộ bạn nên biết: Cách quản lý kho thông minh, hiện đại và tối ưu hoá hiệu suất

5 Bí quyết để tránh tốn thêm chi phí triển khai ERP

Đầu tư hệ thống ERP mới bao gồm cam kết về thời gian của công ty bạn, quy trình kinh doanh và tư vấn triển khai, phần mềm và dịch vụ đám mây cũng như thiết bị máy tính, máy tính bảng và điện thoại - vì vậy điều quan trọng là phải kiểm soát dự án và chi phí.

Dưới đây là một số lĩnh vực chính cần theo dõi:

#1: Quản lý tổng chi phí của bạn - và lợi ích theo thời gian để tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. Hãy nhớ rằng việc triển khai hệ thống ERP sẽ có tác động lớn đến hoạt động kinh doanh của bạn.

#2: Phù hợp với chỉ thị kinh doanh và không buộc những thay đổi quy trình không cần thiết. Trong nhiều trường hợp, các công ty bị áp lực phải thay đổi cách thức hoạt động của họ để phù hợp với phần mềm, làm tăng chi phí triển khai và vận hành.

#3: Tập trung vào các quy trình kinh doanh thông thường mang lại giá trị đáng kể cho công ty. Quản lý đơn đặt hàng của khách hàng, cập nhật giá cả, thêm sản phẩm và dịch vụ mới, thay đổi chi tiết sản xuất và giới thiệu nhân viên mới là những ví dụ về các quy trình thông thường như vậy.

#4: Tránh các tùy chỉnh và tận dụng giao diện người dùng có thể thiết lập cấu hình, trang tổng quan, cảnh báo, quy trình làm việc, thông tin kinh doanh và khả năng di động. Với các khả năng, bạn có thể hợp lý hóa công việc cho tất cả các bộ phận của mình cũng như thực hiện các điều chỉnh nhanh chóng, tiết kiệm chi phí nếu cần.

#5: Việc hack hệ thống và vi phạm dữ liệu rất tốn kém. Khi sử dụng Internet, hãy sử dụng giải pháp ERP đám mây an toàn nếu thích hợp - xác nhận rằng các nhà cung cấp phần mềm và dịch vụ của bạn hỗ trợ một loạt các tùy chọn triển khai phần mềm an toàn.

Kết luận

Chuyển đổi số cung cấp thêm cơ hội để bạn hợp tác với khách hàng và nhà cung cấp để xác định lại cách thức hoạt động kinh doanh trong ngành của bạn. Thông thường, các dự án này bao gồm các công nghệ mới, chẳng hạn như học máy và trí tuệ nhân tạo (AI), cũng như tích hợp với thiết bị và phương tiện sử dụng công nghệ Internet of Things (IoT) để cải thiện tốc độ và hiệu quả.

Trong mỗi dự án ERP sẽ có những vấn đề không mong muốn. Tuy nhiên, bằng cách tuân theo các phương pháp hay nhất để triển khai ERP thành công, bạn có thể xác định và giải quyết chúng khi chúng phát sinh để quản lý rủi ro và chi phí của bạn một cách hiệu quả.