Trước sự hoành hành của đại dịch Covid-19, ở thời điểm hiện tại, chuyển đổi số đã trở thành xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp. Một khi ứng dụng chuyển đổi số hiệu quả, doanh nghiệp sẽ lấy lại được sự cân bằng về quá trình phát triển cũng như chỗ đứng trên thị trường. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng ứng dụng thành công. Nguyên nhân đầu tiên có lẽ xuất phát từ việc doanh nghiệp không nắm rõ về quy trình chuyển đổi số. Hãy cùng Sbiz hệ thống lại quy trình tiêu chuẩn khi tiến hành chuyển đổi số trong bài viết sau đây.
5 bước cơ bản trong quy trình chuyển đổi số
Chuyển đổi số được xem là định hướng và mục tiêu của các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mãi loay hoay không biết bắt đầu từ đâu. Dưới đây là quy trình chuyển đổi số cơ bản và tiêu chuẩn nhất mà các doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:
Xác định mục tiêu, tầm nhìn và chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp
Quá trình chuyển đổi số sẽ đi đúng hướng nếu doanh nghiệp xây dựng được mục tiêu rõ ràng, chi tiết ngay từ ban đầu. Vì vậy, trước tiên, doanh nghiệp cần xác định câu trả lời cụ thể cho những vấn đề sau:
Mô hình tổ chức của doanh nghiệp trong tương lai là gì? Xác định khoảng trống trong những chiến lược kinh doanh trước đây.
Khi áp dụng công nghệ chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể hỗ trợ nhân viên ở những công việc gì?
Đội ngũ nhân viên đang đồng hành cùng công ty có gặp vấn đề gì liên quan đến quy trình làm việc hay không?
Xác định và lên kế hoạch về mục tiêu doanh thu của công ty.
Xác định mục tiêu cụ thể cho quy trình chuyển đổi số
Đồng thời, mỗi doanh nghiệp cũng cần quan tâm sự tác động của chuyển đổi số đến bộ phận khách hàng. Doanh nghiệp phải giải quyết được những vấn đề sau đây:
Doanh nghiệp muốn mang đến trải nghiệm gì cho đối tượng khách hàng của mình?
Làm cách nào để doanh nghiệp hạn chế trì hoãn, rút ngắn thời gian chờ đợi từ phía khách hàng?
Áp dụng công nghệ nhằm giảm thiểu các công việc xử lý thủ công của bộ phận nhân viên như thế nào?
Thực tế, những vấn đề xuất phát từ phía khách hàng đều ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty. Nhiều công ty công nghệ cao đã có phản hồi tích cực về việc cắt giảm chi phí từ 10% – 20% nhờ thực hiện quy trình chuyển đổi số. Đồng thời, doanh thu của họ cũng tăng trưởng từ 10% – 15% thông qua việc chuyển đổi quá trình trải nghiệm của khách hàng.
Số hóa giấy tờ – cắt giảm tối đa công việc thủ công
Trong quy trình chuyển đổi số, việc số hóa giấy tờ được xem là bước cơ bản nhất mà mỗi doanh nghiệp cần phải thực hiện.
Đây là quá trình chuyển đổi hoàn toàn từ dữ liệu dưới dạng sổ sách, giấy tờ, hồ sơ,... sang dữ liệu điện tử. Hiện tại, nhờ vào công nghệ điện toán đám mây Cloud, tất cả các dữ liệu của doanh nghiệp như bản kế hoạch, bản kê khai và dự trù kinh phí, hóa đơn, dữ liệu khách hàng,.... đều có thể lưu trữ dễ dàng với công nghệ Cloud.
Thực hiện số hóa tài liệu giấy
Làm việc trực tuyến – xây dựng văn phòng điện tử 4.0
Có thể nói, sự hoành hành của đại dịch Covid-19 đã làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến nền kinh tế toàn cầu nói chung và Việt Nam nói riêng. Song, cũng không thể phủ nhận, các doanh nghiệp đã có cơ hội làm quen và tiếp cận thường xuyên với các mô hình làm việc từ xa.
Ứng dụng công nghệ làm việc trực tuyến
Thực tế cho thấy, việc triển khai phương pháp làm việc từ xa là điều cần thiết và cấp bách trong bối cảnh hiện tại. Thiết lập một văn phòng điện tử - phương thức làm việc trực tuyến sẽ trở thành xu hướng trong tương lai. Tất nhiên, một phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả, tiên tiến sẽ mang lại giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp khi triển khai hình thức làm việc từ xa.
Số hóa quy trình
Đây được xem là vấn đề khó nhất trong quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc số hóa quy trình lại ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số.
Theo đó, mỗi doanh nghiệp sẽ triển khai 2 quy trình cơ bản như sau:
Quy trình làm việc của nội bộ doanh nghiệp: Đây là quy trình làm việc và quản lý công việc giữa cấp trên với cấp dưới, quy trình giữa các phòng ban, nội bộ phòng ban và quy trình làm việc của mỗi cá nhân.
Quy trình làm việc với khách hàng/đối tác: Bao gồm quy trình chăm sóc, tư vấn, hỗ trợ khách hàng, quy trình làm việc với đối tác.
Thực hiện chuyển đổi số trong quy trình làm việc của doanh nghiệp
Thực hiện số hóa quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian làm việc nội bộ, giải quyết các vấn đề công việc một cách gọn lẹ - nhanh chóng, đồng thời năng suất công việc cũng tăng đáng kể. Ngoài việc, đây cũng là một cách góp phần tăng trải nghiệm tích cực của các đối tác, khách hàng, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Áp dụng công nghệ 4.0
Khi một doanh nghiệp bước vào quá trình chuyển đổi số thì công nghệ là yếu tố quyết định đến 70% sự thành công của doanh nghiệp đó.
Có thể thấy, mọi hoạt động như số hóa giấy tờ, phương pháp làm việc từ xa, chuyển đổi số các quy trình làm việc,... đều cần đến sự can thiệp của công nghệ 4.0. Thậm chí, việc áp dụng công nghệ được dự đoán là xu hướng chuyển đổi số cho những năm tới.
IoT - nền tảng công nghệ vững mạnh cho doanh nghiệp trong chuyển đổi số thành công
Ngày nay, các doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi số một cách dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ sự hỗ trợ của các ứng dụng công nghệ. Trong đó, giải pháp IoT là một trong những gợi ý hàng đầu.
IoT (Internet of Things) là một hệ thống kết nối tất cả các thiết bị sử dụng trong sản xuất với Internet. Trong mạng lưới kết nối dữ liệu này, các thiết bị có thể giao tiếp, trao đổi và chia sẻ dữ liệu với con người hay giữa các hệ thống với nhau. Tất cả dữ liệu thu thập được đều có thể sử dụng để cải thiện hiệu quả công việc, các quy trình kinh doanh cũng như tạo ra những cách thức làm việc hoàn toàn mới.
>>> Tham khảo: Hệ thống IoT là gì mà doanh nghiệp nào cũng "săn lùng"?
Nghiên cứu mô hình IoT cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số
Tại Việt Nam, một số doanh nghiệp cũng đã tạo nên những chuyển đổi lớn nhờ vào ứng dụng IoT. Có thể kể đến như Goldsun, Vinamilk, TH True Milk, Thế Giới Di Động, Hitachi,... Các doanh nghiệp này đều đã và đang áp dụng IoT trong quy trình điều hành nhân sự, quản lý các hoạt động sản xuất. Dù rằng IoT vẫn chưa được áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, sự tiếp cận khởi đầu của một số doanh nghiệp kể trên cũng là một dấu hiệu đáng mừng cho nền kinh tế Việt Nam.
Tạm kết
Trên đây là toàn bộ quy trình chuyển đổi số cơ bản mà Sbiz đã tổng hợp và giới thiệu. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp những kiến thức hữu ích cho các doanh nghiệp đã và đang triển khai kế hoạch chuyển đổi số. Để được tư vấn và hỗ trợ về các giải pháp công nghệ, các ứng dụng Internet thông minh, khoa học,... hãy liên hệ ngay với Sbiz.vn.
