Mã vạch là gì?

Mã vạch là biểu diễn trực quan của dữ liệu bằng cách sử dụng các dòng và khoảng cách, có thể đọc được bằng máy quét kỹ thuật số. Được giới thiệu vào năm 1951 chưa được áp dụng phổ biến cho đến khi các siêu thị bắt đầu tự động hóa quy trình thanh toán hàng tạp hóa vào giữa những năm 1970 với mã sản phẩm phổ quát (Universal Product Codes- UPC).

Mã vạch có hiệu quả trong việc xác định chính xác các sản phẩm và đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập vào chúng. 

Mã vạch UPC xác định hai thông tin: sản phẩm và nhà sản xuất

UPC là mã vạch một chiều: Dữ liệu được mã hóa bằng cách sử dụng các độ rộng khác nhau của các đường song song và khoảng cách giữa chúng.

Mã vạch hai chiều: có dạng hình vuông, chẳng hạn như mã QR hoặc hình chữ nhật và bao gồm nhiều dấu chấm, có thể lưu trữ nhiều thông tin hơn.

Ngày nay, có hơn 30 mã vạch chính với các ứng dụng khác nhau, mọi thứ từ mã vạch Bookland EAN-13 nhúng sản phẩm, nhà xuất bản và dữ liệu định giá ở mặt sau của sách đến mã vạch sử dụng một lần với thông tin vận chuyển.

Mã vạch đơn vị lưu trữ kho (SKU) tương tự như UPC -- cả hai đều xác định các sản phẩm cụ thể -- nhưng các nhà bán lẻ riêng lẻ tạo và sử dụng chúng để kiểm soát kho của riêng họ.

Một số kiểu mã vạch/QR Code thông dụng

1) Thật đơn giản

Bạn có thể có quan niệm sai lầm rằng bảng tính Excel là một lộ trình dễ dàng hơn. Nhập thủ công từng mã số SKU của hàng trăm mặt hàng mỗi ngày không hề đơn giản. Dễ dàng là khi các mặt hàng trong kho của bạn có nhãn mã vạch duy nhất, thông tin có thể được thêm vào các mặt hàng trong kho và dữ liệu liên quan về sản phẩm có thể xem được bằng một lần quét nhanh chóng và đơn giản. Hàng tồn kho có thể được hiển thị theo thời gian thực, bất cứ lúc nào với một lần quét.

2) Chi phí hiệu quả

Trong nhiều ngành công nghiệp, mã vạch cung cấp nhận dạng sản phẩm tự động và triển khai dữ liệu cực nhanh. Mặc dù độ phức tạp của ứng dụng khác nhau, nhưng nó chỉ tốn vài trăm đồng cho mỗi nhãn mã vạch. Bạn có thể giảm chi phí và cắt giảm thời gian đào tạo cũng như lao động, nâng cao năng suất. Hơn nữa nó cũng sẽ giảm chi phí vốn cho việc mang theo hàng tồn kho dư thừa vì biết chính xác trạng thái, số lượng có trong kho sẽ giúp tránh đặt hàng quá nhiều.

3) Công nghệ mã vạch hiện đã có sẵn

Chúng ta đều biết công nghệ tiến bộ nhanh như thế nào. Mã vạch cũng không phải ngoại lệ. Công nghệ này hiện có sẵn và có thể được thực hiện bởi bất kỳ ai. Doanh nghiệp của bạn áp dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho có mã vạch càng sớm thì càng tốt. Quá nhiều doanh nghiệp chờ đợi cho đến khi họ phải đối mặt với hàng tồn kho bị thiếu, bị mất hoặc bị hư hỏng trước khi đưa ra lựa chọn bắt đầu quản lý hàng tồn kho một cách nghiêm túc. Đến lúc đó nó đã tiêu tốn của họ hàng tỷ đồng. Thực hiện theo các bước đơn giản này sẽ không chỉ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho công ty của bạn mà cuối cùng sẽ cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

4) Mã vạch loại bỏ lỗi

Viết tay hoặc nhập số thủ công có thể gây khó khăn; mã vạch là một làn gió. Cứ một nghìn lần gõ phím của một người thì có trung bình 10 lỗi mắc phải.
Tuy nhiên, khi sử dụng máy quét mã vạch, cứ 10 nghìn lần quét thì chỉ có một lỗi xảy ra. Loại bỏ các lỗi giao hàng bị chậm trễ khi nhân viên phải tìm kiếm thủ công các mặt hàng mà có thể không có trong kho hoặc bị thất lạc. Ngoài ra,lỗi dữ liệu có thể gây bội chi khi đặt hàng quá nhiều hàng tồn kho.

5) Giúp theo dõi hàng tồn kho chính xác

Có thể biết hàng tồn kho của bạn ở đâu mọi lúc là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó không chỉ làm giảm tình trạng bán quá nhiều và thiếu hàng mà còn giúp cung cấp lộ trình kiểm toán chính xác cho tất cả hàng tồn kho của bạn.

Máy quét mã vạch có thể được sử dụng để thực hiện kiểm đếm hàng tồn kho định kỳ. Vì vậy, khi nhóm chọn hàng của bạn có thời gian ngừng hoạt động, họ có thể sử dụng máy quét của mình và kiểm kê nhanh từng phần. Có nghĩa là bạn có số liệu hàng tồn kho chính xác hơn, thường xuyên hơn.

6) Tiết kiệm thời gian

Khi hàng tồn kho trong kho của bạn không được tổ chức bằng hệ thống tự động, nhân viên của bạn sẽ dành quá nhiều thời gian để nhập liệu hoặc ghi chép hàng tồn kho, cũng như tìm kiếm thực tế các mặt hàng trong kho. Sử dụng hệ thống kho bằng mã vạch giúp xử lý các hoạt động nhà kho nhanh hơn. Điều này có thể đặc biệt hữu ích trong những khoảng thời gian bận rộn như Thứ Sáu Đen, dịp lễ, tết… vì bạn có thể xử lý khối lượng đơn đặt hàng tăng lên mà không cần thuê nhân công tạm thời.

7) Mã vạch cung cấp bảo mật

Mã vạch có thể truy xuất nguồn gốc và hoàn toàn có thể kiểm toán được, thúc đẩy khả năng ngăn chặn hành vi trộm cắp, tạo sự an tâm và giảm thiểu tổn thất và trách nhiệm pháp lý một cách rõ ràng.

Bạn cần chuẩn bị những gì để sử dụng hệ thống mã vạch?

Bạn đã quyết định dùng phần mềm quản lý kho mã vạch. Đây là những gì bạn cần làm để chuẩn bị cho doanh nghiệp của mình về công cụ:

• Máy quét mã vạch (bao gồm cả điện thoại thông minh và máy tính bảng) tuỳ theo quy mô kho của doanh nghiệp.

• Máy tính, bao gồm máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay.

• Màn hình để điều vận kho (với giải pháp kho thông minh hỗ trợ việc quản lý kho trực quan bằng Layout kho). 
  

  Khám phá ngay:  Quản lý kho thông minh bằng Sơ đồ kho trực quan.

• Máy in mã vạch.

• Nhãn mã vạch.

• Phần mềm tạo mã vạch hoặc mã QR (với giải pháp kho thông minh hỗ trợ việc tạo mã tự động).

• Danh sách hàng tồn kho, lý tưởng nhất là danh sách được duy trì bằng kỹ thuật số, giống như trong một ứng dụng.

Mặc dù hầu hết tất cả phần mềm quản lý kho đều cho phép bạn sử dụng máy quét mã vạch truyền thống, nhưng đối với các giải pháp quản lý kho thông minh cho phép bạn sử dụng điện thoại thông minh và máy tính bảng hiện có để quét mã.

Điều tương tự cũng xảy ra với máy in mã vạch và nhãn. Bạn thực sự có thể tạo mã vạch và mã QR tùy chỉnh ngay phần mềm quản lý kho thông minh, sau đó in chúng lên nhãn bằng máy in.

Bạn cũng có thể thêm rất nhiều chi tiết, chẳng hạn như logo, màu sắc và thông tin sản phẩm của công ty bạn vào ngay các nhãn tùy chỉnh đó. Và bạn cũng có thể chọn hình dạng và kích thước của nhãn.

Kết luận

Nếu bạn không thể theo dõi chính xác số lượng và vị trí của các mặt hàng trong kho, hệ thống mã vạch là thứ bắt buộc phải có. Hệ thống quản lý kho bằng mã vạch cũng sẽ giúp bạn loại bỏ lãng phí bằng cách ngăn chặn việc bổ sung hàng không cần thiết và thất thoát sản phẩm. Nếu việc theo kịp sự phát triển của doanh nghiệp của bạn giống như một nhiệm vụ bất khả thi — dù là do có quá nhiều địa điểm hay sản phẩm — thì việc triển khai hệ thống mã vạch sẽ giúp bạn quản lý sự phát triển dễ dàng hơn nhiều.

Với thông tin chính xác về vị trí của từng mặt hàng mọi lúc, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn về nơi lưu trữ sản phẩm mới và cách di chuyển hàng tồn kho hiện có.

Nếu bạn đang vật lộn với việc mất mát hoặc hư hỏng sản phẩm, số lượng không chính xác hoặc các mặt hàng bị thất lạc, thì mã vạch có thể giúp bạn theo dõi hàng tồn kho của mình và ngăn chặn những vấn đề này. Hệ thống mã vạch cũng sẽ cung cấp cho bạn nhiều khả năng hiển thị hơn trong kho của mình để biết khi nào các mặt hàng sắp hết và cần được sắp xếp lại.

Nếu bất kỳ điều nào ở trên nghe có vẻ quen thuộc, có lẽ đã đến lúc đầu tư vào hệ thống quản lý kho bằng mã vạch. Mã vạch có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách tăng độ chính xác và hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho.