[Case Study 1] Giữ hàng

 Trong case study này, chúng ta sẽ đi sâu vào việc giữ hàng và cách nó có thể cải thiện hiệu suất kinh doanh cũng như tối ưu hóa quy trình quản lý kho để đáp ứng yêu cầu cụ thể của mô hình kinh doanh. Bằng cách tận dụng các công nghệ và phần mềm quản lý kho hiện đại, họ có thể duy trì một lượng hàng hóa đủ lớn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không cần đối mặt với những khó khăn về tồn kho thiếu hụt hoặc hàng tồn lãng phí.

Yêu cầu phần mềm

 Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống phần mềm quản lý kho là:

Các Đơn vị Bán hàng, Đơn vị Kinh doanh hay các Cửa hàng đều có thể kiểm tra được số lượng tồn kho thực tế, số lượng tồn kho có thể giao dịch và cập nhật theo thời gian thực trên hệ thống đồng thời có thể giữ trước hàng trong một khoảng thời gian tuỳ theo từng nhóm mặt hàng để đảm bảo hàng luôn sẵn sàng có trong kho để bán;

Hệ thống cung cấp các cảnh báo tự động khi giữ hàng quá thời hạn và đánh giá hiệu quả của việc giữ hàng theo từng đơn vị, cửa hàng.

Giải pháp

 Phương án giữ hàng cho các Đơn vị Bán hàng, Đơn vị Kinh doanh, các Cửa hàng và cách đánh giá hiệu quả của nó có thể được mô tả như sau:

1. Tạo kho ảo và đơn giữ hàng trên hệ thống phần mềm:

Mỗi đơn vị bán hàng hoặc đại lý sẽ có một kho ảo riêng trên hệ thống phần mềm quản lý kho. Kho ảo này được tạo và quản lý bởi quản lý tồn kho hoặc người được ủy quyền.

Khi đơn vị bán hàng muốn giữ hàng sản phẩm, họ sẽ tạo một đơn giữ hàng trên hệ thống. Đơn giữ hàng này sẽ chứa thông tin về sản phẩm, số lượng, thời gian dự kiến giữ hàng, và lý do giữ hàng.

2. Theo dõi thời gian giữ hàng:

Hệ thống sẽ theo dõi thời gian giữ hàng dự kiến trên mỗi đơn giữ hàng. Nếu sản phẩm vẫn còn trên kho ảo sau thời gian dự kiến, hệ thống sẽ tạo cảnh báo tự động để thông báo về việc quá hạn giữ hàng.

3. Điều chỉnh thời gian giữ hàng (nếu cần):

Đơn vị bán hàng có thể yêu cầu điều chỉnh thời gian giữ hàng trong trường hợp thay đổi nhu cầu hoặc tình huống đặc biệt. Yêu cầu này sẽ được gửi đến quản lý tồn kho, người có quyền cấp phép thay đổi thời gian giữ hàng.

4. Hủy giữ hàng (nếu không giữ hàng):

Trong trường hợp đơn vị bán hàng quyết định không giữ hàng nữa, họ có thể yêu cầu "Hủy giữ hàng" trên hệ thống. Hệ thống sẽ xác nhận yêu cầu này và chuyển sản phẩm trở lại tồn kho chính.

5. Báo cáo và theo dõi:

Hệ thống sẽ tự động tạo các báo cáo về tình trạng giữ hàng cho từng đơn vị bán hàng. Các báo cáo này sẽ bao gồm:

• Thời gian giữ hàng dự kiến và thực tế.
• Cảnh báo quá hạn giữ hàng và số lượng sản phẩm bị ảnh hưởng.
• Tình trạng tồn kho trong kho ảo của đơn vị bán hàng.

Quản lý tồn kho có thể sử dụng các báo cáo này để đánh giá hiệu quả của việc giữ hàng, đảm bảo rằng sản phẩm không bị thất thoát hoặc hết hạn sử dụng trong quá trình giữ hàng.

6. Đánh giá hiệu quả giữ hàng:

Để đánh giá hiệu quả của việc giữ hàng, bạn có thể sử dụng các chỉ số và phân tích sau:

• Tình trạng tồn kho: So sánh tồn kho trước và sau khi giữ hàng để xác định sự thay đổi trong số lượng sản phẩm.
• Thời gian giữ hàng: Đánh giá xem thời gian giữ hàng dự kiến có được duy trì và tuân thủ hay không.
• Cảnh báo quá hạn: Xem xét số lượng cảnh báo quá hạn và các biện pháp đã được thực hiện để giải quyết chúng.
• Tình trạng sản phẩm: Đánh giá tình trạng sản phẩm sau khi giữ hàng để đảm bảo chất lượng và an toàn.

Bằng cách thực hiện các bước trên và sử dụng hệ thống phần mềm quản lý kho, bạn có thể quản lý việc giữ hàng một cách hiệu quả, đảm bảo rằng tồn kho được duy trì một cách hiệu quả và an toàn, đồng thời giảm thiểu lãng phí và thiệt hại trong quá trình giữ hàng.

7. Xem xét hiệu suất tổng thể:

Để đánh giá hiệu quả giữ hàng, bạn cần xem xét hiệu suất tổng thể của chương trình giữ hàng. Điều này bao gồm xem xét các yếu tố sau:

• Số lượng sản phẩm bị thiệt hại hoặc hết hạn sử dụng: So sánh số lượng sản phẩm bị thiệt hại hoặc hết hạn sử dụng trong khoảng thời gian giữ hàng so với trước khi giữ hàng. Nếu có sự giảm thiểu, đây có thể coi là một dấu hiệu tích cực.
• Thời gian giữ hàng trung bình: Đánh giá xem thời gian giữ hàng trung bình có tuân thủ thời gian dự kiến hay không. Nếu thời gian giữ hàng được duy trì trong khoảng thời gian cam kết, đây có thể là một chỉ số tích cực.
• Số lượng cảnh báo quá hạn: Xem xét số lượng cảnh báo quá hạn và xem xét liệu chúng có được giải quyết một cách hiệu quả hay không. Nếu số lượng cảnh báo này giảm đi, điều này có thể coi là một cải thiện.
• Tổng chi phí giữ hàng: Đánh giá tổng chi phí liên quan đến việc giữ hàng, bao gồm chi phí lưu trữ, bảo quản, và quản lý. Nếu chi phí này được hạn chế và tối ưu hóa, đây có thể là một kết quả tích cực.

Đọc thêm: Kinh nghiệm quản lý kho thông minh từ 3 doanh nghiệp lớn thành công

8. Thu thập phản hồi từ đơn vị bán hàng:

Thu thập ý kiến phản hồi từ các đơn vị bán hàng hoặc đại lý về trải nghiệm của họ với chương trình giữ hàng. Họ có thể cung cấp thông tin quý báu về việc giữ hàng và đề xuất cải tiến.

9. Tạo cơ hội cho cải tiến liên tục:

Dựa trên kết quả đánh giá, tạo cơ hội cho cải tiến liên tục trong chương trình giữ hàng. Điều này bao gồm việc xem xét và điều chỉnh chính sách, quy trình, và hệ thống phần mềm theo thời gian để đảm bảo hiệu suất và tính hiệu quả.

10. Tối ưu hóa tồn kho và chi phí:

Dựa trên thông tin thu thập được, tối ưu hóa tồn kho và chi phí liên quan đến việc giữ hàng. Điều này bao gồm xem xét các mức tồn kho tối thiểu, cách tối ưu hóa lưu trữ sản phẩm, và cách giảm thiểu lãng phí.

Phương án này sẽ giúp bạn đánh giá và cải thiện hiệu quả của việc giữ hàng trong hệ thống phần mềm quản lý kho của mình. Việc theo dõi, đánh giá và cải tiến liên tục sẽ đảm bảo rằng tồn kho được quản lý một cách hiệu quả và hiệu suất giữ hàng được cải thiện theo thời gian.

Tối ưu hoá quản lý kho cải thiện hiệu suất và độ chính xác hàng tồn kho

[Case Study 2] Kiểm đếm Pallet, Thùng hoặc Gói tự động

 Trong Case Study này, chúng ta sẽ xem xét một ví dụ thực tế về việc quản lý hàng hoá trong các Pallet, Thùng, và Gói mà không đòi hỏi kiểm đếm thủ công hoặc thay đổi tem nhãn. Chúng ta sẽ khám phá cách sử dụng công nghệ hiện đại để tự động hóa quá trình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hiệu suất trong quản lý hàng tồn kho.

Vấn đề

Hàng hoá lưu trữ trong các Pallet, Thùng hoặc Gói thường gặp vấn đề khi cần xuất hàng hoặc kiểm tra số lượng trong chúng vì không biết chính xác số lượng hàng hoá còn tồn kho trong mỗi Pallet, Thùng hoặc Gói, nên chúng ta thường phải kiểm đếm thủ công lại. Nếu muốn theo dõi số lượng trong chúng, thì phải ghi chép hoặc dán tem, nhãn nhiều lần sau mỗi lần nhập hoặc xuất hàng, điều này gây phiền phức và tốn thời gian.

Giải pháp

Quản lý tự động số lượng và khối lượng hàng hoá trong Pallet, Thùng, và Gói mà không cần kiểm đếm hay thay tem nhãn.

Hệ thống quản lý kho thông minh sử dụng công nghệ mã vạch hoặc mã QR Code để gắn liền thông tin chi tiết về hàng hoá với Pallet, Thùng, và Gói. Khi quét mã vạch hoặc mã QR Code trên Pallet, Thùng, hoặc Gói, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin quan trọng sau: số lượng và khối lượng hàng hoá trong các Pallet, Thùng, và Gói mà không cần thực hiện kiểm đếm thủ công hoặc thay tem nhãn.

Dưới đây là mô tả chi tiết về cách thức hoạt động của hệ thống này:

1. Gắn Mã Vạch Hoặc Mã QR Code Cho Mỗi Sản Phẩm:

Trước khi sản phẩm được đóng gói vào Pallet, Thùng, hoặc Gói, tuỳ theo loại, nhóm sản phẩm mỗi sản phẩm có thể được gắn một mã vạch hoặc mã QR Code duy nhất (áp dụng đối với các doanh nghiệp cần quản lý gắn mã vạch/QR code chi tiết theo từng sản phẩm). Điều này có thể thực hiện bằng máy in mã vạch hoặc máy in mã QR Code thông qua phần mềm quản lý kho.

2. Gắn Mã Vạch Hoặc Mã QR Code Cho Pallet/Thùng/Gói:

Đối với việc quản lý sản phẩm theo đơn vị Pallet, Thùng, hoặc Gói, quy trình đã được đơn giản hóa bằng cách gắn mã vạch hoặc mã QR Code lên mỗi Pallet, Thùng, hoặc Gói. Những mã này sẽ tạo liên kết với danh sách sản phẩm nằm bên trong. Mỗi Pallet, Thùng, hoặc Gói có thể chứa một hoặc nhiều loại sản phẩm khác nhau, và thông tin về chúng có thể dễ dàng truy xuất thông qua mã vạch hoặc mã QR Code tương ứng.

3. Sử Dụng Thiết Bị Đọc Mã Vạch Hoặc QR Code:

Trong quá trình nhập kho hoặc xuất kho, sử dụng thiết bị đọc mã vạch hoặc QR Code, thiết bị này sẽ quét mã trên sản phẩm (nếu quản lý theo mã sản phẩm) và mã trên Pallet/Thùng/Gói.

Khám phá ngay: Hiệu suất tối ưu khi kết hợp giữa Công nghệ Mã vạch, Mã QR Code và Layout Kho thông minh

4. Phần Mềm Quản Lý Kho Thông Minh:

Khi quét thành công, phần mềm quản lý kho thông minh sẽ tự động hiển thị các thông tin về sản phẩm và số lượng:

• Danh Sách Sản Phẩm: Hiển thị danh sách chi tiết về sản phẩm nằm trong Pallet/Thùng/Gói.
• Số Lượng và Khối Lượng Thực Tế: Xác định số lượng và khối lượng thực tế của từng sản phẩm, bất kể Pallet/Thùng/Gói có nhiều hay ít sản phẩm, một loại hay nhiều loại sản phẩm.
• Vị Trí Chính Xác: Xác định vị trí hiện tại của Pallet/Thùng/Gói trong kho.

5. Cập Nhật Tự Động:

Khi hàng hoá được nhập hoặc xuất từ Pallet, Thùng, hoặc Gói, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng và khối lượng hàng hoá còn lại. Điều này giúp tránh sai sót và đảm bảo rằng thông tin kho luôn được cập nhật và chính xác.

Khi cần tra cứu hoặc kiểm kê hàng hoá, chỉ cần quét mã vạch hoặc mã QR Code của Pallet, Thùng hoặc Gói với phần mềm quản lý kho thông minh nó sẽ tự động hiển thị đầy đủ thông tin như: có những sản phẩm gì? số lượng của từng sản phẩm là bao nhiêu? Đang lưu trữ ở vị trí nào? sản phẩm thuộc số Lô/đơn đặt hàng nào?

Lợi ích đối với Doanh nghiệp:

Tiết Kiệm Thời Gian và Lao Động: Loại bỏ nhu cầu kiểm đếm thủ công, giúp nhân viên kho tập trung vào các công việc quản lý kho quan trọng hơn.

Chính Xác Tối Đa: Tránh sai sót do con người trong quá trình kiểm đếm.

Tối Ưu Hóa Quy Trình: Tăng hiệu suất và hiệu quả trong quản lý kho, giảm thiểu thời gian cần thiết cho quá trình kiểm kê hàng hoá.

Tích Hợp Dễ Dàng: Công nghệ mã vạch hoặc QR Code có thể dễ dàng tích hợp vào hệ thống quản lý kho hiện có của doanh nghiệp.

Quản lý tự động số lượng và khối lượng hàng hoá trong Pallet, Thùng, và Gói thông qua phần mềm quản lý kho thông minh là một cách hiện đại và hiệu quả để nâng cao quá trình quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu sai sót và tiết kiệm nguồn lực.

[Case Study 3] Tối ưu hoá quá trình Kiểm đếm Container, Kiện hàng

Quy trình Kiểm tra và Ghi nhận hàng hoá theo Container và Kiện hàng đã được cải thiện để tối ưu hóa quá trình và đảm bảo chất lượng, thay vì sử dụng cách thủ công trước đây. Dưới đây là một Case study về một trong những cách tối ưu kiểm Container, kiểm Kiện hàng của Doanh nghiệp chuyên phân phối phụ tùng ô tô hàng đầu sau đây.

Tối ưu hoá Kiểm đếm Container, Kiện hàng

Hiện trạng

Trong quá trình chuẩn bị và nhập kho, doanh nghiệp đã gặp phải một số thách thức sau:

1.    Chuẩn bị nhập kho cần rất nhiều thông tin như tạo file in tem, sắp xếp vị trí lưu trữ, tạo bảng biểu kiểm công hàng, và xác định mã hàng cần nhập. Tất cả những công việc này thường được thực hiện thủ công.

2.    Kiểm tra hàng khi về: Khi hàng về, doanh nghiệp thường phải kiểm tra vật lý để đảm bảo rằng hàng hóa trên thực tế khớp với thông tin đã được chuẩn bị trước đó. Nếu thông tin khớp, doanh nghiệp mới chuyển trạng thái thành "đã nhận hàng.

3.    Kiểm tra từng kiện hàng: Gỡ hàng xuống và kiểm tra thông tin chi tiết trong từng kiện hàng, việc đối chiều giấy tờ và kiện mất nhiều thời gian.

4.    In tem hàng loạt và dò mã hàng: Để quản lý hàng hóa, doanh nghiệp thường phải in tem hàng loạt và sau đó phải tìm kiếm (dò bằng mắt) kiện hàng nào tương ứng với từng tem điều này rất dễ gây ra nhầm lẫn.

5.    Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Đồng thời, doanh nghiệp cần có danh sách kiểm tra để biết mã hàng nào cần kiểm tra chất lượng.

Giải pháp

Một giải pháp đột phát để cải thiện toàn bộ quy trình này là áp dụng Giải pháp quản lý kho thông minh với các chức năng quan trọng là Kiểm Container; Kiểm Kiện; Kiểm Hàng và Chất lượng hàng hoá. Điều này giúp dẽ dàng theo dõi và ghi nhận các thông tin về số lượng Container, số lượng Kiện và thông tin sản phẩm, gắn mã vạch một cách nhanh chóng.

1. Kiểm/Nhận Container:

 Khi muốn kiểm tra Container, bộ phận kho chỉ cần chọn Lệnh nhập kho hoặc Packing List cần kiểm tra, và phần mềm sẽ tự động hiển thị danh sách các Container cần kiểm tra.

Trạng thái của từng Container (chưa nhận, đã nhận, chờ...) sẽ được hiển thị rõ ràng. Sau khi kiểm tra, bộ phận kho có thể cập nhật trạng thái của Container một cách dễ dàng.

Để kiểm tra số lượng kiện hàng trong mỗi Container, nhân viên kho sử dụng thiết bị quét mã vạch (PDA) để đếm số lượng từng kiện hàng đồng thời được cập nhật vào phần mềm theo thời gian thực giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện độ chính xác và hiệu suất kiểm nhận hàng.

2. Kiểm/Nhận Kiện hàng:

Hệ thống quản lý kho thông minh cung cấp tính năng này để quản lý kiện hàng một cách hiệu quả.

Khi muốn kiểm tra kiện hàng, bộ phận kho chỉ cần chọn Lệnh nhập kho hoặc Packing List cần kiểm tra. Phần mềm sẽ hiển thị danh sách các kiện hàng cụ thể, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng cần nhận, và vị trí lưu trữ.

Nhân viên kho sẽ dỡ kiện hàng và tiến hành kiểm đếm số lượng thực tế, sau đó ghi nhận kết quả trực tiếp vào ứng dụng.

Hệ thống sẽ tự động in ra tem/nhãn mã vạch cho từng sản phẩm và nhân viên kho dán mã vạch lên sản phẩm tương ứng. Điều này loại bỏ sự cần phải tìm kiếm thủ công và giảm sai sót.

3. Kiểm tra chất lượng hàng hóa:

Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, chúng tôi đã tích hợp tính năng kiểm tra chất lượng hàng hóa trong ứng dụng.

Bộ phận Kho có thể chọn phiếu nhập kho/Packing list cần kiểm tra, và phần mềm sẽ hiển thị danh sách các lệnh kiểm tra.

Mỗi lệnh kiểm tra sẽ bao gồm thông tin về sản phẩm cần kiểm tra.

Nhân viên Kho tiến hành kiểm tra chất lượng và ghi nhận kết quả trên phần mềm là "Đạt" hoặc "Lỗi."

Sau khi kiểm tra xong, hệ thống tự động thống kê chi tiết danh sách sản phẩm "Đạt" hoặc "Lỗi" cùng với thông tin về số lượng nhận và vị trí lưu trữ. Sau đó, quy trình được xác nhận và hoàn thành.

Sự khác biệt giữa Giải pháp và Hiện tại

1. Về việc Kiểm tra và nhận container, kiện hàng, hàng hóa:

●     Việc kiểm Container, kiểm Kiện, kiểm tra chất lượng hàng hoá được tạo tự động trên phẩn mềm theo từng lệnh nhập kho thay vì thực hiện thủ công, mất nhiều thời gian và có thể có nhiều sai sót

●     Tra cứu, kiểm tra và đối chiếu thông tin các Kiện, hàng hoá trong Kiện giữa lệnh nhập kho/packing list với thực tế thực hiện nhanh chóng với thiết bị quyét mã vạch. Dễ dàng phát hiện các sai sót, thừa hoặc thiếu khi nhận hàng.

●     Quá trình kiểm tra và ghi nhận số lượng nhập kho Container, Kiện, Hàng hoá vào phần mềm thực hiện đồng thời thông qua thiết bị quét mã vạch di động như: PDA hoặc máy tính bảng. Điều này đảm bảo dữ liệu nhập kho cập nhật liên tục và tức thời giúp doanh nghiệp có được thông tin và ra quyết định nhanh chóng.

●     In mã vạch trực tiếp trên phần mềm, phần mềm được tích hợp với máy in tem cố định hoặc in di động để tự động in tem/mã sản phẩm dựa trên số lượng hàng hóa thực tế nhận trong quá trình kiểm kiện hoặc kiểm tra chất lượng. Việc in trực tiếp và gắn mã vạch cho sản phẩm trong quá trình kiểm nhận hàng hoá đảm bảo chính xác và nhanh chóng so với việc in trước và dò bằng mắt để chọn dán vào sản phẩm. 

2. Về phương thức thực hiện

●     Việc sử dụng thiết bị quét mã vạch để thực hiện kiểm kiện/ hàng hóa giúp thao tác nhanh hơn và tăng hiệu suất xử lý các yêu cầu.

Kết luận

Trong 3 Case Study này, chúng ta đã xem xét cách một tập đoàn lớn đã tối ưu hóa quản lý kho của họ bằng cách sử dụng các giải pháp Quản lý kho thông minh như Giữ hàng, kiểm đếm Container, Pallet, và Thùng tự động. Các lợi ích bao gồm khả năng theo dõi số lượng tồn kho thời gian thực, cung cấp thông tin cụ thể về vị trí của sản phẩm trong kho, giữ hàng hiệu quả, và cảnh báo tự động khi giữ hàng quá thời hạn và giảm sai sót, tăng hiệu suất kiểm đếm nhận hàng.

Trong tương lai, việc sử dụng công nghệ và quản lý kho thông minh sẽ ngày càng trở nên quan trọng và thiết yếu cho các Doanh nghiệp. Những Case study này là ví dụ minh họa cho giải pháp linh hoạt và tối ưu hóa quá trình quản lý kho có thể mang lại sự hiệu quả và hiệu suất cao hơn cho doanh nghiệp.