Đặt hàng đúng số lượng hàng tồn kho có thể cảm thấy áp đảo. Đặt hàng quá nhiều thực sự có thể khiến bạn mất phí, trong khi không có đủ khiến bạn mất tiền và khách hàng. Điều này đưa chúng ta đến ý tưởng về các mô hình quản lý hàng tồn kho. Chúng khá quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào xử lý hàng tồn kho.

Nội dung chính

Giới thiệu sơ lược về Vinamilk

Vinamilk tự hào là Thương hiệu Quốc gia, thuộc “Top 10 thương hiệu sữa giá trị nhất toàn cầu” và “Top 36 công ty sữa lớn nhất thế giới về doanh thu”. Vinamilk đã có mặt ở gần 60 quốc gia và vùng lãnh thổ và là đại diện duy nhất của khu vực Đông Nam Á trong Top 50 Công ty sữa lớn nhất thế giới.

Ngày 20/08/1976, Vinamilk được thành lập dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa do chế độ cũ để lại, gồm :Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân là nhà máy Foremost); Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân là nhà máy Cosuvina); Nhà máy sữa Bột Dielac (tiền thân là nhà máy sữa bột Nestle') ( Thụy Sỹ).

Năm 2021 kỷ niệm 45 năm thành lập, Vinamilk không chỉ trở thành công ty dinh dưỡng hàng đầu Việt Nam mà còn xác lập vị thế vững chắc của một Thương hiệu Quốc gia trên bản đồ ngành sữa toàn cầu.

Sản phẩm vì con người
Luôn tiên phong trong các xu hướng dinh dưỡng tiên tiến trên thế giới để hướng đến sự phát triển cả về thể chất lẫn trí tuệ của các thế hệ người Việt, Vinamilk hiện có hơn 250 loại sản phẩm được đa dạng hóa nhằm phục vụ các nhu cầu của người tiêu dùng.

Quản trị tiên tiến
Vinamilk tin tưởng rằng một quy trình quản lý hiệu quả là nền tảng cho sự phát triển, mang lại sự vững mạnh về tài chính, lòng tin cho nhà đầu tư và hiệu quả cho hoạt động doanh nghiệp.

Ảnh: Vinamilk

Những Mô hình quản lý kho phổ biến nhất hiện nay

Mô hình quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là một cách tiếp cận có hệ thống để tìm nguồn cung ứng, lưu trữ và bán hàng tồn kho bao gồm cả nguyên vật liệu thô và thành phẩm (sản phẩm).

Theo thuật ngữ kinh doanh, quản lý hàng tồn kho có nghĩa là cung cấp đúng nguồn hàng, đúng mức, đúng nơi, vào đúng thời điểm và đúng chi phí cũng như giá cả. Kho có thể được giữ “trong nhà” hoặc là ở khu vực lân cận hoặc gần đó để sử dụng chắc chắn; hoặc nó có thể được giữ trong một kho dự trữ đã được dỡ bỏ hoặc nơi phân tán trong một thời gian sau đó.

Tầm quan trọng của các mô hình quản lý hàng tồn kho nằm ở độ chính xác mà nó mang lại. Bạn có thể khám phá những mặt hàng nào đang bán và những mặt hàng nào không, những thứ bạn cần có sẵn và số lượng cần thiết một cách rõ ràng. Ngoài ra, khi bạn biết những điều tinh tế này, bạn có thể giảm chi phí hoạt động, giảm chi phí dự trữ và dành tiền mặt cho doanh nghiệp của mình.
 

Những mô hình quản lý hàng tồn kho phổ biến hiện nay 

Mỗi doanh nghiệp nên cố gắng liên tục tối ưu hóa số lượng hàng tồn kho của mình và giữ cho một chuỗi cung ứng lành mạnh luôn hoạt động hết công suất.

Chúng là những cách thức tiêu chuẩn hóa để giữ đúng số lượng mặt hàng trong kho và giữ cho các bộ phận và sản phẩm ra vào kho một cách trôi chảy vào đúng thời điểm.

Hầu hết các mô hình hàng tồn kho cần trả lời những câu hỏi sau:

Tôi nên đặt hàng bao nhiêu?

Tôi có thể cắt giảm chi phí ở đâu?

Hàng tồn kho nào bán nhanh?

Tôi đang mang bao nhiêu ‘hàng chết’?

Hàng tồn kho nào đang làm tăng chi phí nắm giữ của tôi?

Dưới đây là 4 mô hình quản lý hàng tồn kho phổ biến nhất bao gồm:

1. Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

2. Mô hình hình công việc đang tiến hành (WIP)

3. Mô hình hàng tồn kho vĩnh viễn

4. Mô hình hàng tồn kho đúng lúc (JIT)

Tìm hiểu chi tiết thêm: Mô hình quản lý hàng tồn kho và Mẹo hàng tồn kho tinh gọn

Mỗi mô hình hàng tồn kho có một cách tiếp cận khác nhau để giúp bạn biết bạn nên có bao nhiêu hàng tồn kho trong kho. Bạn quyết định sử dụng cái nào tùy thuộc vào loại Nguyên vật liệu, thành phẩm và hàng hoá của doanh nghiệp

Xem ngay Video: Bí quyết Quản lý Kho siêu đẳng - Bí mật đằng sau sự chính xác, nhanh chóng và theo thời gian thực

Mô hình quản lý Kho tối ưu của Vinamilk 

Nhà máy sữa Vinamilk hoạt động trên một dây chuyền tự động, khép kín, từ khâu nguyên liệu đầu vào đến đầu ra sản phẩm.

Vinamilk đã xây dựng nhà kho thông minh hàng đầu tại Việt Nam, diện tích 6000 m2 với 20 ngõ xuất nhập, có chiều dài 105 mét, cao 35 mét, gồm 17 tầng giá đỡ với sức chứa 27168 lô chứa hàng. Nhập và xuất hàng tự động với 15 Xe tự hành RGV (Rail guided vehicle) vận chuyển pallet thành phẩm vào kho và 08 Robot cần cẩu (Stacker Crane) sắp xếp pallet vào hệ khung kệ.

Hoạt động quản lý kho Nguyên vật liệu

Quản lý hàng tồn kho của Vinamilk có hai thủ tục là nhập nguyên vật liệu, di chuyển nguyên vật liệu nội bộ và xuất hàng hoàn thành. Mỗi thủ tục sẽ bao gồm sự hợp tác của một số bộ phận.

Các hoạt động quản lý kho của Vinamilk

Lập kế hoạch sản xuất

Phòng kế hoạch sản xuất và ban giám đốc sẽ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trên cơ sở mục tiêu và mục tiêu của từng năm. Phòng kế hoạch sản xuất sẽ phân phối chi tiêu cho các xí nghiệp trên cơ sở kế hoạch sản xuất hàng năm. Lập kế hoạch sản xuất phù hợp với các biến số sản xuất sẵn có, duy trì nó một cách thường xuyên và kịp thời, và thích ứng ngay với các biến động của thị trường như cung, cầu, điều kiện kinh tế, giá cả, v.v.

Mua Nguyên vật liệu sản xuất

Bộ phận mua hàng sẽ phụ trách việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu. Bộ phận mua hàng sẽ sử dụng các đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận bán hàng nhận được và gửi đến thống kê kho hàng ngày để xác định nguyên liệu thô nào dưới mức tồn kho an toàn cuối cùng. Theo khả năng tiếp nhận hàng tồn kho của kho và mức độ ưu tiên của các mặt hàng trong kho: sản phẩm nào cần nhập để phục vụ cho việc xúc tiến bán hàng trong thời gian tới để xây dựng chiến lược tồn kho nguyên vật liệu?

Nhận hàng từ Nhà cung cấp

Kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu sau đó sẽ được gửi đến bộ phận điều phối (cụ thể là điều phối nguyên vật liệu) để bộ phận này điều phối xe tải của Vinamilk đến lấy hàng hoặc sắp xếp thời gian để xe giao hàng của nhà cung cấp có thể đến nơi mà không gây ùn tắc.

Kiểm tra Số lượng và Chất lượng

Khi các sản phẩm được chuyển đến nhà máy từ các nhà cung cấp, bộ phận an ninh sẽ xác minh số lượng ban đầu. Sau đó, nguyên liệu đầu vào sẽ được bộ phận kiểm tra chất lượng kiểm tra để đảm bảo nguyên liệu đầu vào đáp ứng các tiêu chí đã thiết lập trước.

Nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý kho

Khi các tiêu chí được thỏa mãn, các mặt hàng sẽ được nhập vào kho, tại đây thủ kho và nhân viên kho sẽ kiểm tra số lượng và sắp xếp từng loại nguyên vật liệu vào vị trí cần thiết. Đồng thời, nó sẽ nhập dữ liệu tồn kho nguyên vật liệu vào hệ thống máy tính để kích hoạt xác minh thông tin.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn quy trình quản lý kho loại bỏ 95% lãng phí cho doanh nghiệp

Mô hình Vinamilk áp dụng quản lý hàng tồn kho

Các nhà giao dịch Thương mại điện tử tốt nhất và các nhà điều hành bán lẻ được thúc đẩy bởi một lý do thận trọng để tránh tình trạng hết hàng. Việc sử dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho xác định - như mô hình Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) - sẽ hỗ trợ bạn xử lý số lượng yêu cầu lý tưởng để hạn chế chi phí hàng tồn kho (và tránh xa phần đáng sợ nhất của Thương mại điện tử).

Tất nhiên, Vinamilk không phải ngoại lệ khi áp dụng mô hình Số lượng đặt hàng kinh tế để tính toán lượng đặt hàng tối ưu.

Đối với việc quản lý tồn kho nguyên vật liệu. Hiện tại, công ty áp dụng mô hình đặt hàng EOQ. Tuy nhiên, do đặc tính của từng loại nguyên liệu là khác nhau cũng như cách thức đóng gói của nhà sản xuất, nhà cung cấp, chu kỳ đặt hàng, thời gian chờ đợi từ khi đặt hàng đến khi giao hàng,… nên số lượng đặt hàng tối ưu này chưa thể hoàn toàn phù hợp với mô hình EOQ mà còn từ kinh nghiệm của các nhân viên trong phòng kế hoạch sản xuất.

Cách Vinamilk tính Số lượng Hàng tồn kho tối ưu

EOQ là một công thức tính toán mà một doanh nghiệp nên yêu cầu để hạn chế chi phí và nâng cao lòng tin khi đặt lại hàng.

Các giả định của mô hình EOQ như sau:

• Nhu cầu hàng tồn kho ổn định (không thay đổi).

• Thời gian chờ hàng từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng được xác định và không thay đổi.

• Công ty nhận cùng một lúc tất cả các đơn đặt hàng từ các nhà cung cấp.

• Chỉ có 2 loại chi phí: chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.

• Không xảy ra tình trạng thiếu hàng nếu đơn hàng được hoàn thành đúng thời hạn, tức là nếu đơn hàng được đặt sau khi xác định được lượng tồn kho tối ưu và đơn hàng được hoàn thành đúng thời hạn, sẽ không có tình trạng nào xảy ra. Tình trạng thiếu hàng tồn kho dẫn đến gián đoạn sản xuất và tiêu thụ.
  

Mô hình EOQ

d: Tổng nhu cầu và số lượng 1 sản phẩm mỗi ngày

P: Giá mỗi đơn hàng

EOQ: Số lượng đặt hàng hiệu quả

C: Chi phí lưu kho cho mỗi tấn hàng tồn kho

TCmin: Tổng chi phí hàng tồn kho tối thiểu

L: Thời gian chờ từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng

n *: Số lượng đặt hàng tối ưu trong năm

T *: Khoảng thời gian dự trữ tối ưu

Chúng tôi giả định các dữ liệu sau:

1. Nhu cầu về số lượng sản phẩm:
(Đơn vị: tấn sữa)

2. Xác định nhu cầu về số lượng sản phẩm mỗi ngày (d) biết rằng công ty làm việc 365 ngày một năm
(Đơn vị: tấn sữa)

3. Xác định chi phí đặt hàng cho 1 đơn hàng:
(Đơn vị:VND)

 4. Chi phí bảo trì: chi phí lưu kho cho mỗi tấn hàng tồn kho
(Đơn vị:VND)

Tính EOQ, Tcmin, T, R và n

Dựa trên C, P, D (Giả định) đã tính toán ở trên để tính toán mức tồn kho tối ưu (EOQ *), tổng chi phí hàng tồn kho tối thiểu (TCmin), Khoảng thời gian tồn kho tối ưu (T *), điểm sắp xếp lại của công ty (R) và số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm (n *).

Biết rằng giả sử thời gian từ khi đặt hàng đến khi giao hàng (L) trong cả hai quý là 7 ngày làm việc.

Quản lý kho từ các Nhà phân phối, Đại lý của Vinamilk

Hệ thống nhà phân phối sẽ cài đặt hệ thống Solomon để kiểm kê sản phẩm đã hoàn thành, hệ thống này sẽ tự động tính toán số lượng hàng hóa trong kho. Nếu nó giảm xuống dưới mức an toàn, một lệnh mua hàng (Purchasing Order) sẽ được cấp cho dịch vụ và khách hàng. Đồng thời, tại các hệ thống siêu thị sẽ có rất nhiều giám sát bán hàng và PGs và những người này cũng sẽ đặt hàng dựa trên tình hình bán hàng hàng ngày của siêu thị bằng cách gửi trung tâm thương mại đến bộ phận CSKH.

·      Đặt mã, phân loại, tổ chức và sắp xếp hàng tồn kho trong kho cũng như quản lý hàng tồn kho trên hệ thống ERP. Vinamilk có thể xử lý thông tin hàng tồn kho một cách đơn giản với hệ thống ERP bao gồm mã hàng tồn kho, sắp xếp hàng tồn kho, nhập và xuất thông tin hàng tồn kho và báo cáo sản phẩm.

Xem thêm: Hệ thống ERP của Vinamilk - Bước đệm cho sự đột phá

·      Đặt mã và phân loại hàng tồn kho Nguyên vật liệu và thành phẩm của Vinamilk khá đa dạng về tiêu chuẩn, quy cách, kích thước ... Nền tảng thuận tiện cho việc chuyển đổi dự trữ, ghi chép, theo dõi, tốc độ phân giải nhanh.

Khi xuất kho, hãng sẽ tiến hành nhận tên của chúng dưới dạng ký hiệu bao gồm chữ và số. Vinamilk sẽ không sử dụng hóa chất cho nguyên liệu, thay vào đó là ghi tên chất để tránh khó nhớ và sai sót trong quá trình sản xuất do mã gây ra. Thông thường, nhãn sẽ dành cho hàng tồn kho thành phẩm và nhãn sản phẩm gồm 6 ký tự: hai ký tự đầu là nhóm sản phẩm, hai ký tự tiếp theo thể hiện mã mặt hàng của từng nhóm hàng và hai ký tự cuối thể hiện mặt hàng. mã của từng nhóm hàng hóa.

Đối tác hợp tác của Vinamilk, Ảnh: Vinamilk

Cách sắp xếp các loại hàng tồn kho

1. Về nguyên liệu

Sữa tươi nguyên liệu, sữa bột nhập khẩu 3 và gia vị là nguyên liệu chính được sử dụng tại Vinamilk. Phần lớn các nguyên liệu thô còn lại sẽ được bảo quản trong môi trường mát mẻ, nhiệt độ bình thường và công ty sẽ tuân thủ khái niệm FIFO (Nhập trước, xuất trước) để đảm bảo chất lượng nguồn của họ.

Với nhiều loại nguyên vật liệu, nguyên vật liệu nào được nhập kho trước sẽ được tận dụng trong quá trình sản xuất trước. Tùy thuộc vào hình thức của kho vật liệu, vật liệu được để trên các kệ khổng lồ cao từ 4-6 tầng. Những vật có trọng lượng lớn sẽ được đặt ở dưới cùng, trong khi vật liệu có trọng lượng thấp hơn sẽ được đặt ở trên.

Số kệ, số ô, tên và mã nguyên vật liệu, các đơn hàng này được lưu trong hệ thống sơ đồ quản lý kho trên từng ô kệ. Do đó, trong khi tìm kiếm nguyên liệu tồn hoặc hết hàng, chúng ta nhập tên sản phẩm hoặc mã hàng vào hệ thống, hệ thống sẽ hiển thị vị trí của nguyên liệu đó, giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian. Thiết lập và loại bỏ các bộ phận thừa.

2. Đối với thành phẩm

Ngoài việc phân loại theo hàng, kệ, theo thứ tự rà soát như kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm này được chia thành 4 vùng chính để bảo quản: sữa tiệt trùng, sữa chua ... , nếu lượng hàng tồn kho vượt quá khả năng lưu trữ của kho và phải thuê kho bên ngoài, Vinamilk sẽ ưu tiên kho riêng để hàng thành phẩm và kho thuê để nguyên vật liệu.

3. Cách quản lý hàng tồn kho theo mô hình ERP 

Trên hệ thống ERP sẽ có một vị trí tương ứng là bao nhiêu truyền, bao nhiêu sản phẩm, bao nhiêu kệ, thứ tự các kệ cho từng mã hàng và vị trí thực tế trong nhà kho.

Đánh giá tổng quan về Quản lý kho Vinamilk

Ưu điểm 

1. Đầu tiên, hãy xem xét các hoạt động quản lý hàng tồn kho của Vinamilk. Các nỗ lực quản lý hàng tồn kho tại Vinamilk được phối hợp chặt chẽ và linh hoạt giữa các bộ phận. Các bộ phận quản lý hàng tồn kho như lập kế hoạch sản xuất, bán hàng, dịch vụ khách hàng, mua hàng, nhập kho, điều phối đều được phối hợp chặt chẽ và hài hòa với nhau trong hoạt động xuất nhập tồn kho cũng như năng lực ứng biến sáng tạo trong các giải pháp đưa ra.

2. Thứ hai, hoạt động quản lý hàng tồn kho của Vinamilk bao gồm các tính toán phù hợp. Hoạt động quản lý hàng tồn kho của Vinamilk thường phù hợp với sự thay đổi của các biến số bên ngoài như từng thị trường kinh tế, nhu cầu của khách hàng và các yếu tố nội bộ như quy trình hoạt động của công ty, nguồn vốn, tình hình tồn kho của công ty, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, hệ thống chu trình giao hàng và đặc điểm thương mại của hàng hóa.

3. Thứ ba, quản lý hàng tồn kho sử dụng sự kết hợp linh hoạt giữa mô hình đặt hàng tối ưu EOQ và kinh nghiệm của nhân viên. Để tối ưu hóa chi phí và thời gian, mô hình EOQ được sử dụng cho tồn kho nguyên vật liệu, được sửa đổi cho các biến ảnh hưởng khác như môi trường kinh doanh, chi phí đặt hàng, v.v. Khi nói đến tồn kho sản phẩm đã hoàn thành, có một số thời gian để giải quyết khi các mặt hàng trong kho không đủ để đáp ứng nhu cầu và nhu cầu của các đối tác thiết lập sự công bằng giữa các đối tác.

 4. Thứ tư, hàng tồn kho nguyên vật liệu và các hạng mục đã hoàn thành được mã hóa, lưu trữ và vận chuyển một cách hiệu quả. Các hoạt động lưu kho, số hóa và vận chuyển giúp Vinamilk dễ dàng hơn trong việc chuẩn bị hàng hóa để giao cho người tiêu dùng đồng thời giảm thiểu sai sót trong khâu kiểm tra hàng hóa. Hơn nữa, việc bảo quản và vận chuyển sản phẩm cần tuân thủ các đặc tính của hàng hóa có chất lượng để đảm bảo chất lượng của sản phẩm khi giao cho khách hàng.

5. Cuối cùng, việc quản lý hàng tồn kho được thực hiện thông qua việc sử dụng công nghệ ERP. Việc quản lý hàng tồn kho của Vinamilk rất chính xác và nhanh chóng nhờ phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP. Hơn nữa, sử dụng hệ thống ERP sẽ cải thiện giao tiếp giữa các nhà máy, trung tâm phân phối và đối tác, mang lại lợi thế trong các trường hợp khẩn cấp.

Nhược điểm

Đối với những người mới bắt đầu, việc phân loại sản phẩm của Vinamilk vẫn chưa được cải thiện để đạt được hiệu quả. Đặc biệt, công ty chỉ phân loại các mặt hàng theo chuỗi cung ứng như nguyên vật liệu thô, bán thành phẩm và thành phẩm mà chỉ phân loại nguyên liệu thô, nguyên vật liệu, thành phẩm có tỷ trọng cao nhất, tỷ trọng trung bình hoặc tỷ trọng thấp nhất. Do đó sẽ dẫn đến việc bố trí nguồn lực đầu tư vào hàng tồn kho như những sản phẩm có giá trị cao, chẳng hạn như những thứ có số lượng khổng lồ nhưng khả năng sinh lời thấp sẽ kém hiệu quả.

Thứ hai, công tác dự báo chưa đem lại hiệu quả tối ưu. Dự báo là một trong những trách nhiệm thiết yếu nhất của quản lý hàng tồn kho; nếu dự báo không chính xác, nó sẽ dẫn đến một kịch bản tồi tệ. Quá ít hàng tồn kho để bán hàng và sản xuất, hoặc quá nhiều hàng tồn kho, sẽ dẫn đến chi phí đáng kể cho công ty.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cần thiết cho việc Lập kế hoạch hàng tồn kho tối ưu

Hơn nữa, mặc dù FIFO làm giảm lạm phát dẫn đến lợi nhuận cao hơn, nhưng nó cũng dẫn đến thuế thu nhập Vinamilk cao hơn.

.

Kết luận

Thật tuyệt vời, bây giờ bạn đã có cái nhìn tổng quan về hoạt động Quản lý kho thông minh đặc biệt là Mô hình quản lý hàng tồn kho của một trong những doanh nghiệp lớn nhất tại Việt Nam.

Còn hệ thống quản lý kho của bạn thì sao?

Giải pháp quản lý kho thông minh SmartBiz đã sẵn sàng cung cấp một bộ các tính năng quản lý các hoạt động nhà kho, quản lý kho hàng tự động bằng mã vạch. Theo dõi hàng tồn kho trên nhiều địa điểm, tự động quản lý các điểm sắp xếp lại, dự báo nhu cầu và lập kế hoạch sản xuất và phân phối. Hệ thống này cũng bao gồm các tính năng như trí tuệ nhân tạo (AI) và tích hợp thiết bị di động trên nền tảng ERP mạnh mẽ đứng thứ 4 trên thế giới. Tìm hiểu thêm: Giải pháp quản lý kho thông minh

Trước khi bạn rời trang, hãy cho chúng tôi biết nội dung này có hữu ích với bạn trong phần bình luận nhé.