Làm việc với một hệ thống số liệu đòi hỏi nhiều thời gian và nhân lực. Do đó, phần mềm hệ thống ERP đã ra đời với sự tích hợp về hoạch định tài nguyên, hoạch định nguồn lực sản xuất, tài chính để tối ưu việc vận hành, quản lý doanh nghiệp. Vậy hệ thống ERP là hệ thống gì? Cùng Sbiz.vn tìm hiểu tổng thể trong bài nhé!
Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP viết tắt là Enterprise Resource Planning. Đây là một giải pháp phần mềm hoạch định tài nguyên trong các doanh nghiệp, tổ chức.
Hệ thống ERP
Phần mềm ERP có thể xem là “vua của các phần mềm” với việc tổng hợp đầy đủ các “phần mềm chuyên môn” khác như phần mềm quản lý khách hàng (CRM), phần mềm kế toán, quản trị nhân sự, quản trị kho,...
Lịch sử hình thành
Cụm từ ERP được tập đoàn Gartner sử dụng lần đầu tiên vào những thập niên 1990 với mục đích bao gồm Phần mềm hệ thống quản lý sản xuất (MRP), tiền thân của Phần mềm hệ thống sản xuất tích hợp (CIM).
Lịch sử hình thành hệ thống ERP
Không phải tất cả hệ thống ERP đều được phát triển từ những nguyên tắc sản xuất cốt lõi giống nhau. Dần dần, hệ thống ERP tích hợp thêm các chức năng tài chính - kế toán; bảo trì; quản trị nhân sự.
Đến giữa thập niên 1990, hệ thống ERP giờ đây đã tích hợp tất cả chức năng chủ yếu của doanh nghiệp.
Các chức năng của một hệ thống ERP dành cho doanh nghiệp
Một hệ thống ERP sẽ thể hiện được toàn bộ các chức năng của các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm các chức năng tiêu biểu sau:
Lập kế hoạch, dự toán
Bán hàng và quản lý khách hàng
Sản xuất
Kiểm soát chất lượng
Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định
Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng
Tài chính - Kế toán
Quản lý nhân sự
Nghiên cứu và phát triển
Việc tích hợp mọi hoạt động của doanh nghiệp lên một hệ thống (ERP) khiến mọi tài nguyên, dữ liệu của doanh nghiệp đều có thể được kiểm soát và quản lý tốt.
Ứng dụng của hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp là gì?
Với rất nhiều điểm ưu việt khiến ERP đã, đang và sẽ trở thành hệ thống quản lý tốt nhất doanh nghiệp trong tương lai.
Với hệ thống ERP, năng suất lao động sẽ được cải thiện vì tiết kiệm được thời gian cho quá trình nhập thông tin. Thông tin đầu vào sẽ được nhập một lần và sử dụng cho nhiều vấn đề quản lý cho cả hệ thống chứ không cần nhập riêng lẻ cho từng phần mềm quản lý như trước nữa.
Hệ thống ERP tích hợp rất nhiều ứng dụng trong doanh nghiệp
Kiểm soát tốt thông tin: Các thông tin từ mọi bộ phận đều quy về một nguồn khiến việc truy xuất nhanh chóng. Có thể chia sẻ đến cho nhiều đối tượng khác như khách hàng, cổ đông,...
Kiểm soát lượng tồn kho: Hệ thống ERP cũng giúp các doanh nghiệp kiểm soát sự tồn kho, số lượng sản phẩm, tình trạng hàng hóa trong kho. Việc đồng bộ hóa với dữ liệu kho khiến việc quản lý trở nên dễ dàng, cấp trên có thể theo dõi được tình trạng kho và có thể ra quyết định kịp thời.
Tăng năng lực cạnh tranh: Hệ thống ERP tạo ra sự nhất quán trong doanh nghiệp. Khi có một sự thay đổi diễn ra ở bộ phận này thì những bộ phận khác cũng có thể nắm được tình hình để ứng biến. Doanh nghiệp nhất quán thì sẽ tạo nên sự phối hợp ăn ý, việc làm hiệu quả, năng suất tăng cao, sức mạnh doanh nghiệp tăng, năng lực cạnh tranh từ đó cũng phát triển tốt hơn.
Kiểm soát tốt nhân sự: Tình trạng nhân sự như thế nào; ai đang làm, ai đang nghỉ; ai làm tốt, ai làm chưa tốt; giờ vào, giờ về của mỗi người; các chỉ số nhân sự khác,... tất cả sẽ hiển thị trên hệ thống ERP. Cấp trên có thể dựa vào đó để đánh giá một phần tình hình của công ty.
Hệ thống ERP sẽ giúp cải thiện, tối ưu và lột xác doanh nghiệp của bạn như thế nào?
Những thông tin cần thiết của từng phòng ban, giờ đây trở thành thông tin chung (và tất nhiên sẽ có những thông tin cần bảo mật riêng ở từng phòng ban), mọi người ở các phòng ban khác cũng sẽ xem được những thông tin ở phòng ban của bạn.
Việc đầu tiên, ERP sẽ giúp tối ưu quy trình xử lý đơn hàng. Khi nhân viên phòng dịch vụ khách hàng (CRM) nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, họ sẽ có đầy đủ những thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng. Tình trạng đơn hàng cũng sẽ được cập nhật xuyên suốt trên hệ thống, và bất cứ ai, phòng ban nào trong hệ thống cũng có thể xem được.
Tuy nhiên, việc áp dụng một phần mềm MỚI (hệ thống ERP) vào trong doanh nghiệp sẽ có thể thách thức những tư duy CŨ. Mọi người đã quen với quy trình cũ, cách vận hành cũ, họ đã thoải mái với điều đó. Giờ phải học quy trình mới, làm điều mới, mà đôi lúc không vừa ý, sẽ có thể thành trở ngại đối với họ, đối với doanh nghiệp hoặc công ty. Và nếu mọi người trong công ty không đồng lòng ủng hộ hệ thống mới thì sẽ khó có sự chuyển biến tích cực nào diễn ra.
>>> Bài học nhằm khắc phục những thất bại khi chuyển đổi số.
Kết luận về hệ thống ERP
ERP là một hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp, tích hợp thông tin từ mọi phòng ban, mọi bộ phận. Hệ thống ERP giúp cho doanh nghiệp quan sát, theo dõi, kiểm soát và hoạch định chiến lược sắp tới cho doanh nghiệp.
ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt thông tin, kiểm soát tốt tình trạng kho, nhân sự, quy trình đơn hàng,... và trên hết, tăng năng lực cạnh tranh, khiến doanh nghiệp tự tin hơn so với đối thủ.
Với mong muốn hỗ trợ, giúp đỡ doanh nghiệp thay đổi, lột xác để phát triển hơn, SmartBiz (viết tắt của Sbiz) mang đến giải pháp Phần mềm SmartBiz ERP với sự tích hợp các Phần mềm quản lý CRM; bán hàng; mua hàng; kho thông minh; sản xuất.
Quý doanh nghiệp đang có nhu cầu chạy thử nghiệm (demo), tìm hiểu sâu hơn về Hệ thống ERP, vui lòng liên hệ Hotline 0911741551 để được tư vấn trực tiếp hoặc điền vào phần Đăng ký tư vấn chúng tôi sẽ tiếp nhận và liên lạc lại trong thời gian sớm nhất!
