Trong môi trường kinh doanh hiện đại, từ "khả năng thích ứng" là khả năng điều chỉnh cách tiếp cận hoặc hành động để đáp ứng với những thay đổi trong môi trường bên ngoài. Cụ thể trong lĩnh vực phần mềm, một hệ thống có thể thích ứng là một hệ thống không cần phải thiết kế lại để duy trì mức hiệu suất cao.
Cùng với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp là các thách thức phát sinh trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ sở hữu một hoặc nhiều hệ thống gồm nhiều ứng dụng CNTT. Theo thời gian, khi nhu cầu thay đổi và doanh nghiệp phát triển, thì yêu cầu đáp ứng của hệ thống cũng ngày càng cao.
Doanh nghiệp đang đối diện với thách thức này như thế nào? Và giải pháp nào tối ưu? Hãy cùng chúng tôi giải đáp vấn đề thông qua một thực tế điển hình từ một doanh nghiệp sản xuất khi hệ thống của doanh nghiệp chưa kịp thích ứng với sự phát triển và yêu cầu nghiệp vụ của họ dưới đây.
Nội dung chính
Giới thiệu về doanh nghiệp
Công ty LSS Việt Nam là công ty có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập năm 1997, là Nhà sản xuất tủ điện hàng đầu tại Việt Nam. Một thành viên của Tập đoàn LS, công ty dẫn đầu thế giới trong lĩnh vực năng lượng thông minh.
Công ty có trụ sở chính và nhà máy tại Đông Anh và các văn phòng tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng và Hồ Chí Minh.
Công ty chuyên về sản xuất, lắp ráp tủ bảng điện công nghiệp trung thế, hạ thế, tủ điều khiển, tủ phân phối, các sản phẩm thiết bị điện, khí cụ điện. Đến nay LSS Việt Nam đã trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong nước trong lĩnh vực sản xuất thiết bị đóng cắt, thiết bị điều khiển, phân phối trung thế, hạ thế đáp ứng tiêu chuẩn ISO 9001.
Khó khăn, thách thức của doanh nghiệp
Là một trong những doanh nghiệp lớn, tiên phong áp dụng công nghệ vào việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Công ty đang sử dụng phần mềm ERP của đơn vị Ksystem và áp dụng thống nhất từ công ty mẹ đến công ty tại Việt Nam được hơn 10 năm.
Phần mềm ERP đang xử lý các khâu từ bán hàng đến mua hàng, kho, kế toán và sản xuất tuy nhiên đến nay với phần quản lý Kho và Sản xuất đã có nhiều bất cập chưa thực sự tối ưu. Việc tùy chỉnh hệ thống này và duy trì chúng bằng các bản vá và nâng cấp phức tạp, tốn kém và tiêu tốn thời gian và tài nguyên quan trọng.
Đối với phần sản xuất, công ty đang quản lý từ Lệnh sản xuất đến BOM định mức nhưng chưa chi tiết việc quản lý tiến độ đến từng công đoạn trong khâu sản xuất, mọi cập nhập tiến độ đều được ghi nhận dựa vào con người.
Cụ thể về phần quản lý Kho, công ty đang quản lý hoàn toàn bằng phương pháp thủ công các hoạt động kho như: xuất nhập kho, kiểm kê kho, quản lý vị trí kho. Trên phần mềm ERP module quản lý Kho chưa đi chi tiết đến các nghiệp vụ quản lý Kho. Bộ phận Kho căn cứ theo các lệnh sản xuất yêu cầu vật tư trên phần mềm ERP, thực hiện các lệnh xuất nhập vật tư. Thao tác này hoàn toàn thủ công và lưu trữ quản lý trên file excel sau đó khi hoàn thành sẽ nhập dữ liệu lên phần mềm.
Sản phẩm của doanh nghiệp
Quy mô kho vật tư của khách hàng khá lớn khoảng 2000 loại vật tư đủ mọi chủng loại, giá trị lớn trong khi vị trí lưu Kho lại nhỏ không đủ chỗ chứa, một phần là các vị trí Kho chưa được quy hoạch nên vật tư sắp xếp khắp nơi chia nhiều vị trí trong nhà máy, chính vì thế:
Các vị trí lưu Kho chưa được quy hoạch nên gây khó khăn trong việc quản lý, khi thất lạc vật tư thì phải đi khắp các vị trí để tìm kiếm.
Quy mô Kho lớn, số lượng nhân công trong kho chưa đủ, công việc quản lý thủ công nên gây quá tải về công việc, không thể quản lý được hết.
Việc xuất nhập kho thủ công thường phụ thuộc nhiều vào con người dẫn đến vấn đề như nhân viên phòng sản xuất xuống Kho lấy hàng nhưng quên không báo lại bộ phận Kho, hoặc bộ Phận Kho nhiều việc không quản lý hết có thể nhập thiếu dữ liệu lên phần mềm. Các yếu tố trên dẫn đến tình trạng chênh lệch vật tư khi kiểm kê Kho.
Khó khăn trong việc kiêm kê hàng hóa, hiện tại công ty có thực hiện kiểm kê hàng hóa, nhưng số liệu bị sai lệch nhiều. Tổng số vật tư trong kho là hơn 2000 loại vật tư nhưng sau khi kiểm kê thì chỉ đúng 70% số còn lại hiện tại đang không khớp số liệu trên giấy tờ.
Trong khâu sản xuất của nhà máy, khách hàng muốn quản lý số lượng bán thành phẩm sau sản xuất nhưng hiện vẫn chưa thể quản lý được.
Khám phá: Các phương pháp hay nhất trong quản lý sản xuất thông minh
Giải pháp triển khai tối ưu cho vấn đề của khách hàng
Để giải quyết những vấn đề của doanh nghiệp, đồng thời giảm rủi ro thay đổi toàn bộ hoạt động, quy trình của khách hàng và tiết kiệm nguồn lực về con người, thời gian và phù hợp với ngân sách đầu tư. SmartBiz đã đưa ra phương án triển khai theo từng giai đoạn, bao gồm:
Ứng dụng quản lý Kho thông minh:
Giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng xuất, nhập, tồn kho của hàng hóa; hạn chế sai sót, thất thoát, mất hàng hóa;
Đẩy nhanh tiến trình xử lý đơn mua, bán hàng, sản xuất bằng cách cảnh báo tồn kho.
Quản lý kho thông minh, hoàn toàn tự động hóa, tránh sai xót so với cách vận hành thủ công.
Dữ liệu được tổng hợp báo cáo theo thời gian thực, giúp người dùng quản lý được tình trạng Kho thời điểm hiện tại.
Triển khai giải pháp quản lý Kho tổng thể từ quản lý kho vật tư đến quản lý kho sản xuất.
Ứng dụng Mã vạch:
Tích hợp với ứng dụng Kho giúp quá trình xuất, nhập kho, kiểm tra hay kiểm kê kho nhanh hơn; giảm thiểu sai sót do con người;
Triển khai quy hoạch vị trí Kho quản lý mã barcode giúp sắp xếp kho hàng khoa học, hợp lý.
Khám phá ngay: Cách quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả
Đối với các yêu cầu mở rộng trong tương lai như: tập trung và thống nhất toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng và tối ưu hoá các hoạt động, SmartBiz có thể tư vấn triển khai ở các giai đoạn tiếp theo.
Về phương thức, SmartBiz triển khai làm 2 giai đoạn:
Phương thức triển khai SmartBiz
Giai đoạn 1
Thực hiện triển khai trước module quản lý Kho thông minhtrên nền tảng SmartBiz để giải quyết ngay được các vấn đề về quản lý Kho hiện tại, trong đó bao gồm:
Quản lý xuất nhập kho bằng mã vạch, tự động ghi nhận thông tin lên phần mềm. Giúp tăng hiệu suất công việc, giảm thiểu rủi ro.
Quản lý và quy hoạch lại vị trí kho thực hiện bằng mã QR code, giúp việc tìm kiếm và thống kê hàng hóa dễ dàng hơn.
Tính năng kiểm kê tồn kho bằng phần mềm giúp xử lý các vấn đề khách hàng đang gặp phải. Đưa ra các báo số liệu chính xác, tường minh và trung thực.
Đối với khâu quản lý kho trong Sản xuất sẽ quản lý được các vật tư đưa vào sản xuất và các bán thành phẩm sinh ra trong sản xuất.
Giai đoạn 2
SmartBiz thực hiện tích hợp kết nối API giữa phần mềm Quản lý kho thông minh SmartBiz với giải pháp ERP hiện tại của khách hàng, khi đó:
Dữ liệu trên phần mềm quản lý Kho đã được chuẩn hóa theo quy trình vận hành của doanh nghiệp. Nên việc yêu cầu cần xuất các dữ liệu để có thể tích hợp với hệ thống ERP của doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn.
Việc tích hợp với hệ thống ERP hiện tại cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý vận hành quy trình hoạt động của nhà mày thành 1 luồng thống nhất, tự động hóa trong quy trình sản xuất.
Dữ liệu giữa 2 phần mềm sẽ được tương tác ghi nhận đồng bộ lên trên hệ thống.
Lợi ích khách hàng có được khi triển khai giải pháp
Với cách thức quản lý thông thường, sử dụng nguồn nhân lực là con người để giải bài toán quản lý thì doanh nghiệp rất khó tối ưu được hiệu quả. Đối với một công ty đang cố gắng thích ứng, công nghệ phù hợp có thể giúp họ có được khả năng hiển thị và kiểm soát tốt hơn. Bằng cách đầu tư một cách khôn ngoan vào công nghệ, các công ty có thể đạt được tất cả những lợi ích này và hơn thế nữa.
Lợi ích khi triển khai quản lý kho thông minh
Giảm lỗi con người:
Phần mềm hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ quy trình của doanh nghiệp, hạn chế sai sót của nhân viên, giảm thiểu thời gian làm báo cáo và dễ dàng truy xuất ngược khi có sai sót.
Quản lý xuất nhập Kho bằng mã vạch, giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.
Giảm chi phí hàng tồn kho:
Tối ưu hóa cách quản lý và sắp xếp Kho giúp việc quản lý, theo dõi tồn kho, kiểm kê kho dễ dàng và nhanh chóng giảm mất, thất thoát hàng tồn kho.
Thực hiện quản lý vị trí lưu kho theo ô, ngăn kệ, có gắn vị trí QR code tăng độ chính xác số liệu và giảm thời gian nhập dữ liệu.
Khám phá: Cách +5000 doanh nghiệp quản lý kho thông minh hiệu quả như thế nào?
Cải thiện hiệu suất:
Tự động hoá tối đa các Quy trình xử lý nghiệp vụ thông qua việc tích hợp giữa phần mềm Quản lý kho thông minh SmartBiz và hệ thống ERP hiện tại của khách hàng.
Các bộ phận có thể phối hợp và tương tác với nhau trên cùng một Hệ thống.
Báo cáo cập nhật theo thời gian thực
Các câu hỏi thưởng gặp (FAQs)
5 dấu hiệu cho biết bạn đã sẵn sàng sử dụng hệ thống ERP gồm:
#1: Bạn có nhiều phần mềm khác nhau cho các quy trình khác nhau.
#2: Bạn không thể dễ dàng tiếp cận thông tin về doanh nghiệp của mình
#3: Bán hàng và trải nghiệp khách hàng đang gặp khó khăn
#4: Kế toán mất nhiều thời gian và khó khăn hơn
#5: Hệ thống CNTT của bạn phức tạp và tốn thời gian
Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc có nhiều hệ thống trong doanh nghiệp là quản lý CNTT có thể trở thành một cơn ác mộng. Khi việc tùy chỉnh các hệ thống này, tích hợp chúng và duy trì chúng bằng các bản vá và nâng cấp có thể phức tạp, tốn kém và tiêu tốn thời gian và tài nguyên quan trọng trong trường hợp này Hệ thống ERP nên được cân nhắc.
· Hệ thống ERP loại bỏ các kho chứa dữ liệu trong doanh nghiệp, cho phép dữ liệu từ từng bộ phận tự động chuyển đến và tích hợp với các bộ phận khác.
· Hệ thống ERP có thể loại bỏ các quy trình thủ công, đặc biệt là về nhập và phân tích dữ liệu.
· ERP có thể hợp lý hóa các quy trình kinh doanh để làm cho chúng hiệu quả hơn và mang lại lợi nhuận cao hơn.
· ERP có thể quản lý toàn bộ doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất, thay vì nhiều hệ thống.
· ERP dựa trên đám mây có thể vẫn được cập nhật trên cơ sở nhất quán, đảm bảo rằng doanh nghiệp có quyền truy cập vào các tính năng mới nhất thay vì lo lắng về việc phải nâng cấp lên các phiên bản mới.
· ERP có thể tốn kém và phức tạp. Nếu một hệ thống ERP không đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp của bạn, thì có thể khó khăn để thu được ROI từ phần mềm.
· Một ERP có thể khó triển khai, không chỉ về cài đặt và cấu hình, mà còn về đào tạo và hướng dẫn cho người dùng cuối.
· Hệ thống ERP tại chỗ có thể tốn kém để duy trì, đặc biệt là trong các tình huống mà giải pháp đã cũ và trải qua quá trình tùy chỉnh để giải quyết các vấn đề phần mềm.
Kết luận
Những người ra quyết định biết họ cần một hệ thống quản lý có thể phát triển cùng với họ. Các khoản lỗ, thất thoát có thể nhanh chóng chồng chất và hàng tồn kho của bạn có thể cao hơn giá trị của nó nếu bạn không tối ưu hoá quy trình quản lý. Hệ thống ERP bao gồm các ứng dụng quản lý Sản xuất, quản lý Kho thông minh và nhiều hơn nữa đang là một nhu cầu phổ biến cho việc chuyển đổi số.
Đây có phải là điều mà bạn đang quan tâm hiện nay và bạn muốn có giải pháp tối ưu tương tự? Nếu vậy, hãy liên hệ ngay với SmartBiz và nhận tư vấn, hỗ trợ của các chuyên gia của chúng tôi sớm nhất!
