Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch sản xuất là một quy trình quan trọng liên quan đến việc ra quyết định chiến lược nhằm xác định chiến lược sản xuất tối ưu, phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và mục tiêu của tổ chức. Nó bao gồm một phân tích toàn diện về sản phẩm nào nên được sản xuất, với số lượng bao nhiêu và khi nào.

Bằng cách xem xét nhu cầu thị trường, dự báo bán hàng và khả năng nội bộ, lập kế hoạch sản xuất đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong khi vẫn duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Quá trình này đóng một vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh tổng thể với các khía cạnh hoạt động của sản xuất, cho phép các công ty đáp ứng mong đợi của khách hàng, tối đa hóa năng suất và đạt được kết quả mong muốn.

Sự khác nhau giữa Lập kế hoạch và Lập lịch trình sản xuất là gì?

Trong khi lập kế hoạch sản xuất cung cấp một cái nhìn tổng quan về những gì công ty dự định thực hiện, lập lịch trình sản xuất tạo ra một cái nhìn chi tiết hơn về cách thức chính xác mà công ty sẽ thực hiện. Lịch trình sản xuất mô tả thời điểm diễn ra từng bước trong kế hoạch sản xuất, cũng như công nhân, máy móc và các nguồn lực cụ thể khác được giao cho công việc. Lập lịch trình sản xuất có thể cực kỳ phức tạp, đặc biệt khi có nhiều bước sản xuất phụ thuộc lẫn nhau và công ty sản xuất nhiều sản phẩm đồng thời. Phần mềm lập lịch trình sản xuất có thể giúp doanh nghiệp tạo lịch trình phức tạp, theo dõi tiến độ trong thời gian thực và nhanh chóng thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.

So sánh Lập kế hoạch sản xuất và lập lịch trình sản xuất

Tại sao lập Kế hoạch sản xuất lại quan trọng?

Một kế hoạch sản xuất được xây dựng tốt có thể giúp tăng doanh thu, lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng, trong khi một kế hoạch được thiết kế kém có thể gây ra các vấn đề về sản xuất và thậm chí có thể khiến công ty chìm nghỉm. Lợi ích cụ thể của việc lập kế hoạch sản xuất bao gồm:

1. Tăng hiệu quả: Lập kế hoạch sản xuất giúp tăng cường hiệu quả trong hoạt động sản xuất. Nó giúp xác định tối ưu hóa nguồn lực, quy trình và công nghệ để đạt được sự hiệu quả cao nhất trong việc sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ. Bằng cách xác định trước nguồn lực cần thiết như nguyên liệu, thiết bị, lao động và thời gian, công ty có thể đảm bảo sự cung ứng và sử dụng nguồn lực một cách hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí nguồn lực.

2. Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Lập kế hoạch sản xuất cho phép công ty đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách chính xác. Bằng cách xác định và dự báo nhu cầu thị trường, công ty có thể lên kế hoạch sản xuất dựa trên số lượng, chất lượng và thời gian cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả và đúng hẹn.

3. Đảm bảo chất lượng: Lập kế hoạch sản xuất giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Bằng cách xác định quy trình sản xuất chi tiết, kiểm soát chất lượng và kiểm tra định kỳ, công ty có thể đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu của khách hàng.

4. Điều chỉnh và phản hồi nhanh: Lập kế hoạch sản xuất cung cấp khả năng điều chỉnh và phản hồi nhanh trong trường hợp có sự cố xảy ra.

Các loại Kế hoạch sản xuất

Việc thiết kế kế hoạch sản phẩm phụ thuộc vào phương pháp sản xuất mà công ty sử dụng, cũng như các yếu tố khác, chẳng hạn như loại sản phẩm, khả năng của thiết bị và quy mô đơn hàng. Dưới đây là ba trong số các loại kế hoạch sản xuất chính:

Lập kế hoạch sản xuất hàng loạt.

Đề cập đến việc sản xuất các mặt hàng giống hệt nhau theo nhóm chứ không phải từng mặt hàng một hoặc trong một quy trình liên tục. Đối với một số doanh nghiệp, sản xuất hàng loạt có thể làm tăng hiệu quả rất nhiều. Một tiệm bánh đang tạo ra các mặt hàng để bán vào ngày hôm sau, trước tiên có thể làm một mẻ bánh quy sô cô la chip, sau đó chuyển sang bánh quy nho khô bột yến mạch, sau đó là những ổ bánh mì bột báng. Một nhà sản xuất quần áo sản xuất hàng hóa cho mùa hè trước tiên có thể thiết lập máy cắt và may để sản xuất 500 chiếc áo phông màu xanh nước biển, sau đó chuyển sang vải và chỉ đỏ để sản xuất 400 chiếc áo ba lỗ. Một kế hoạch sản xuất tốt cho quá trình xử lý hàng loạt nên xem xét khả năng tắc nghẽn hoặc chậm trễ khi chuyển đổi giữa các lô.

Lập kế hoạch dựa trên công việc hoặc dự án.

Được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, lập kế hoạch sản xuất công việc tập trung vào việc tạo ra một mặt hàng bởi một người hoặc một nhóm. Lập kế hoạch dựa trên công việc thường được sử dụng khi tính đặc thù của từng yêu cầu của khách hàng có nghĩa là khó sản xuất hàng loạt sản phẩm. Nhiều doanh nghiệp xây dựng sử dụng phương pháp này. Các nhà sản xuất đồ trang sức và trang phục tùy chỉnh là những ví dụ khác về các doanh nghiệp có thể sử dụng kế hoạch sản xuất công việc. 

Lập kế hoạch sản xuất dòng chảy.

Trong sản xuất theo dòng, còn được gọi là sản xuất liên tục, các mặt hàng tiêu chuẩn hóa được sản xuất hàng loạt liên tục trên dây chuyền lắp ráp. Các nhà sản xuất lớn sử dụng phương pháp này để tạo ra một dòng thành phẩm liên tục. Trong quá trình sản xuất, mỗi mặt hàng phải di chuyển liền mạch từ bước này sang bước tiếp theo dọc theo dây chuyền lắp ráp. Sản xuất theo luồng có hiệu quả nhất trong việc giảm chi phí và sự chậm trễ khi có nhu cầu ổn định đối với các sản phẩm của công ty. Sau đó, các nhà sản xuất có thể dễ dàng xác định nhu cầu của họ đối với thiết bị, vật liệu và lao động ở từng giai đoạn dọc theo dây chuyền lắp ráp để giúp hợp lý hóa sản xuất và tránh sự chậm trễ. Ngành công nghiệp ô tô và các nhà sản xuất thực phẩm đóng hộp và đồ uống nằm trong số những công ty sử dụng phương pháp này.

Quy trình Lập kế hoạch sản xuất 5 bước

Lập kế hoạch sản xuất là một quá trình quan trọng và mạnh mẽ, bắt đầu bằng việc dự báo và tiếp tục với thiết kế và giám sát quy trình sản xuất. Dưới đây là năm bước lập kế hoạch sản xuất đáng chú ý:

Quy trình lập Kế hoạch sản xuất

#1:Dự báo nhu cầu

Bước đầu tiên trong lập kế hoạch sản xuất là dự báo nhu cầu của thị trường. Dựa trên thông tin từ khách hàng, xu hướng thị trường và dữ liệu lịch sử, công ty phân tích và ước tính mức nhu cầu sản phẩm trong tương lai.

#2: Xác định nguồn lực

Sau khi dự báo nhu cầu, công ty xác định các nguồn lực cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Điều này bao gồm xác định nguyên liệu, thiết bị, lao động và các yếu tố khác để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ.

#3: Thiết kế quy trình

Bước tiếp theo là thiết kế quy trình sản xuất chi tiết. Công ty xác định các bước cụ thể để sản xuất sản phẩm từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Điều này bao gồm xác định thứ tự công việc, quy trình kiểm soát chất lượng và phân chia công việc cho các nhóm làm việc.

Sơ đồ sản xuất xác định bước nào phụ thuộc lẫn nhau và bước nào có thể được thực hiện đồng thời. Giả sử công việc là sản xuất 1.000 chiếc xe đạp trẻ em. Sản xuất khung xe đạp bao gồm một loạt các bước phải diễn ra theo trình tự — cắt ống kim loại, hàn và sơn — trong khi các hoạt động khác như lắp ráp bánh xe có thể diễn ra song song. Bạn có tất cả các thiết bị phù hợp? Điều gì xảy ra nếu máy bị hỏng? Các nhà cung cấp của bạn có thể đáp ứng nhu cầu của bạn không?

Khám phá ngay: Hướng dẫn từ chuyên gia về quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu

#4: Lên lịch sản xuất

Sau khi thiết kế quy trình, công ty lên lịch sản xuất theo kế hoạch đã thiết kế. Bằng cách phân bổ thời gian và nguồn lực cho từng bước sản xuất, công ty đảm bảo rằng quy trình diễn ra đúng lịch trình và khớp với nhu cầu thị trường. 

#5: Giám sát và điều chỉnh

Quá trình lập kế hoạch sản xuất không chỉ dừng lại ở việc thiết kế và lên lịch, mà còn bao gồm việc giám sát và điều chỉnh quy trình sản xuất. Công ty theo dõi quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng và phản hồi nhanh chóng để đảm bảo rằng sản xuất diễn ra một cách hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Các huấn luyện viên bóng đá thường điều chỉnh chiến lược trận đấu của họ vào giờ nghỉ giải lao — và điều này cũng đúng đối với việc lập kế hoạch sản xuất.

3 Sai Lầm Lập Kế Hoạch Sản Phẩm Phổ Biến

Lập kế hoạch sản phẩm là một quá trình quan trọng trong quản lý và phát triển sản phẩm. Tuy nhiên, có một số sai lầm phổ biến mà người ta thường mắc phải trong quá trình này. Dưới đây là ba sai lầm lập kế hoạch sản phẩm phổ biến mà bạn nên tránh:

Không lường trước được những trục trặc trên đường đi.

Trong bất kỳ quy trình sản xuất phức tạp nào, các kế hoạch có thể bị sai lệch. Do đó, kế hoạch sản xuất nên bao gồm các chiến lược quản lý rủi ro, bao gồm các kế hoạch dự phòng mà các công ty có thể dựa vào trong trường hợp có vấn đề. Không làm như vậy có thể dẫn đến vấn đề nghiêm trọng. Ví dụ: nếu một chiếc máy bị hỏng trên dây chuyền và bạn không có ngân sách cho việc sửa chữa và nhân công làm thêm giờ, thì vấn đề này có thể gây căng thẳng cho nguồn tài chính của công ty.

Đọc ngay: Quy trình quản lý sản phẩm và Bí quyết quản lý sản xuất hiệu quả

Giữ khoảng cách của bạn.

Mặc dù phần mềm quản lý sản xuất có thể cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về trạng thái sản xuất của công ty, nhưng bạn nên bổ sung thông tin đó bằng các chuyến thăm trực tiếp đến dây chuyền sản xuất. Những chuyến thăm đó có thể cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về cách hoạt động của quá trình sản xuất trong thực tế — thông tin chi tiết mà bạn có thể không nhận được nếu bị mắc kẹt sau bàn làm việc.

Không bảo trì thiết bị.

Theo dõi việc sử dụng và thanh toán cho bảo trì phòng ngừa thường xuyên giúp đảm bảo rằng máy móc của bạn có thể duy trì hoạt động kinh doanh của bạn.

Các chỉ số hiệu suất kế hoạch sản xuất

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá tình trạng quy trình sản xuất của các công ty. Chúng cung cấp thông tin giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình sản xuất. Bằng cách so sánh các chỉ số KPI với các giá trị mục tiêu đã được xác định trong kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp có thể đánh giá xem quá trình sản xuất có diễn ra đúng hướng hay không, từ đó xác định rõ những vấn đề cần được giải quyết. Dưới đây là một số KPI sản xuất điển hình: 

KPIs sản xuất

Thời gian chết.

Chỉ số hiệu quả chính này theo dõi tỷ lệ phần trăm thời gian mà quá trình sản xuất không diễn ra trong giờ hoạt động theo lịch trình. Nguyên nhân bao gồm sự cố máy móc, điều chỉnh công cụ và tai nạn. Một số thời gian ngừng hoạt động có thể cần thiết cho các chức năng như bảo trì máy móc, nhưng nói chung, thời gian ngừng hoạt động càng ít càng tốt.

Thời gian thiết lập

Còn được gọi là thời gian chuyển đổi, đây là khoảng thời gian cần thiết để chuyển đổi giữa các công việc. Thời gian thiết lập ảnh hưởng đến năng suất tổng thể vì quá trình sản xuất bị tạm dừng trong những khoảng thời gian này. Lịch trình sản xuất nên xem xét cần bao nhiêu thời gian và công sức để cấu hình lại sản xuất cho từng công việc, bao gồm cả những thay đổi đối với thiết bị, nguyên liệu thô và lực lượng lao động. Thiết kế lịch trình sản xuất để giảm thiểu thời gian chuyển đổi có thể tăng hiệu quả.

Năng suất.

Trong môi trường sản xuất, điều này thường được đo bằng số lượng đơn vị được sản xuất trong một khoảng thời gian cụ thể. So sánh tỷ lệ sản xuất thực tế cho từng quy trình với tỷ lệ theo kế hoạch có thể giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh và điểm yếu và bắt đầu giải quyết các vấn đề.

Hiệu quả thiết bị tổng thể (OEE).

Đây là thước đo năng suất sản xuất tổng thể bao gồm chất lượng, hiệu suất và tính khả dụng. Công thức cho OEE là:

OEE = Chất lượng x hiệu suất x tính khả dụng 

Chất lượng thường được đo bằng tỷ lệ phần trăm của các bộ phận đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng. Hiệu suất là tốc độ mà một tiến trình đang chạy so với tốc độ tối đa của nó, được biểu thị bằng phần trăm. Tính khả dụng là tỷ lệ phần trăm thời gian hoạt động trong giờ hoạt động theo lịch trình của công ty. Tăng OEE có thể đạt được bằng cách giảm thời gian chết, giảm lãng phí và duy trì tỷ lệ sản xuất cao.

Đọc thêm: Chỉ số OEE là gì mà doanh nghiệp nào cũng quan tâm?

Tỷ lệ từ chối.

Đây là số lượng hoặc tỷ lệ phần trăm sản phẩm không vượt qua kiểm tra chất lượng. Tùy thuộc vào bản chất của sản phẩm và vấn đề, có thể khôi phục một số mặt hàng bị từ chối bằng cách làm lại chúng, trong khi những mặt hàng khác có thể cần phải loại bỏ. 

Đơn đặt hàng đúng hạn.

Sự chậm trễ trong sản xuất có thể tốn kém cả về tiền bạc và danh tiếng. Tạo sản phẩm đúng tiến độ có nghĩa là bạn ít có khả năng cần vận chuyển nhanh tốn kém hoặc các biện pháp khẩn cấp khác để đáp ứng thời hạn. Và việc giao đơn hàng đúng hạn sẽ giúp khách hàng hài lòng, điều đó có nghĩa là họ có nhiều khả năng tiếp tục kinh doanh với công ty của bạn hơn.

Công cụ lập Kế hoạch sản xuất

Các doanh nghiệp dựa vào nhiều công cụ khác nhau để xây dựng kế hoạch sản xuất và theo dõi tiến độ, từ các công cụ trực quan đến phần mềm phức tạp tự động hóa nhiều bước liên quan. Các công cụ điển hình bao gồm:

Biểu đồ Gantt.

Biểu đồ Gantt là một dòng thời gian trực quan chi tiết về tất cả các nhiệm vụ được lên lịch cho một công việc cụ thể. Hơn 100 năm kể từ khi được kỹ sư cơ khí Henry Laurence Gantt phát minh ra, biểu đồ này vẫn không thể thiếu trong sản xuất và nhiều ngành công nghiệp khác. Lập kế hoạch sản xuất liên quan đến việc điều phối và lập lịch trình cho nhiều nhiệm vụ và biểu đồ Gantt biểu thị trực quan thời điểm mỗi nhiệm vụ sẽ diễn ra và thời gian thực hiện. Tuy nhiên, việc tạo và cập nhật biểu đồ Gantt theo cách thủ công để phản ánh lịch sản xuất phức tạp, luôn thay đổi có thể là một công việc tốn nhiều thời gian và dễ mắc lỗi.

Bảng tính (Excel).

Các công ty nhỏ đôi khi bắt đầu bằng cách theo dõi các kế hoạch sản xuất đơn giản bằng bảng tính Excel. Tuy nhiên, đối với hầu hết các công ty, sự phức tạp cố hữu của việc lập kế hoạch sản xuất nhanh chóng vượt xa khả năng của phần mềm bảng tính. Nó không đủ mạnh để sử dụng quản lý sản xuất một cách hiệu quả.

Phần mềm lập kế hoạch sản xuất.

Lập kế hoạch sản xuất liên quan đến một loạt các hoạt động, bao gồm dự báo, quản lý chuỗi cung ứng, theo dõi hàng tồn kho và lập kế hoạch công việc. Những hoạt động đó yêu cầu thông tin từ khắp công ty và hơn thế nữa. Thông tin lập kế hoạch sản xuất là không thể thiếu đối với hoạt động kinh doanh và được sử dụng bởi các nhóm khác trong công ty, bao gồm cả tài chính. Đó là lý do chính khiến nhiều công ty sử dụng bộ ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bao gồm phần mềm lập kế hoạch sản xuất và cung cấp một giải pháp duy nhất để quản lý toàn bộ doanh nghiệp.

Quản lý và tối ưu hoá sản xuất với SmartBiz

Đúng lịch trình thực tế là điều mà lập kế hoạch sản xuất hướng đến, để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Đồng thời, nó cũng là công cụ quan trọng để điều chỉnh hoạt động khi gặp sự cố. Chỉ với một cái nhìn tổng quan, bạn có thể khắc phục vấn đề, tối ưu hóa hoạt động và đảm bảo tiến độ không bị trì trệ.

Phần mềm quản lý sản xuất thông minh SmartBiz giúp các công ty nâng cao năng suất sản xuất và giảm thiểu chi phí. Với SmartBiz, các doanh nghiệp có thể tiếp cận các tính năng hiện đại để theo dõi và quản lý quy trình sản xuất từng khía cạnh, từ kiểm soát hàng tồn kho đến giám sát trạm sản xuất và thực hiện đơn hàng.

Với việc tích hợp vào bộ ứng dụng ERP và IoT, SmartBiz cho phép hiển thị thông tin thời gian thực, chia sẻ tiến độ sản xuất trong toàn bộ tổ chức và kết nối quy trình sản xuất với báo cáo tài chính, quản lý hàng tồn kho và quản lý đơn hàng. Điều này giúp đảm bảo sự liên kết và thông tin chính xác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, từ sản xuất đến quản lý vận hành và kế toán.

Lập kế hoạch sản xuất là một chức năng quan trọng trong SmartBiz, giúp tối ưu hóa sản lượng, đáp ứng nhu cầu khách hàng và tăng hiệu quả sản xuất. Đồng thời, nó cũng giúp xác định và khắc phục các vấn đề sản xuất một cách nhanh chóng.

Hãy khám phá và trải nghiệm một giải pháp quản lý sản xuất thông minh, mang đến sự tăng trưởng và thành công cho doanh nghiệp của bạn.