Theo thống kê thì 43% nhà bán lẻ xếp quản lý hàng tồn kho là thách thức hàng ngày số một của họ.Tuy nhiên, dữ liệu lại kể một câu chuyện khác.

Khi bạn xem xét các vấn đề của chuỗi cung ứng như thời gian giao hàng bị chậm trễ, nhu cầu không dự báo trước được, chi phí lưu trữ và giao hàng cao hơn, một bức tranh phức tạp sẽ xuất hiện. Khi mở rộng hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của mình, bạn có thể lo lắng về cách duy trì khả năng hiển thị khi phân bổ sản phẩm trên nhiều địa điểm và kênh.

Vì vậy, sự khác biệt giữa các doanh nghiệp có thể chịu được những thách thức này và những doanh nghiệp không thể là gì?

Cho dù bạn là nhà cung cấp nguyên vật liệu hay nhà bán lẻ, bán thành phẩm, thành phẩm cho người tiêu dùng, việc triển khai các phương pháp hay nhất về quản lý hàng tồn kho như các công cụ cung cấp thông tin chuyên sâu và khả năng hiển thị trực quan theo thời gian thực đối với hàng tồn kho sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho tổ chức của bạn.

Trong hướng dẫn này sẽ cho bạn thấy khả năng hiển thị tốt hơn sẽ hỗ trợ các chiến lược bạn cần để thành công như thế nào.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho là gì?

Khả năng hiển thị hàng tồn kho là khả năng xem số lượng và dòng hàng hóa theo thời gian thực. Từ một chế độ xem, các công ty có thể nhanh chóng theo dõi và lưu trữ lượng dữ liệu khổng lồ, khớp cung với cầu và giảm các trường hợp bán quá nhiều và bán quá mức. Khả năng để làm điều này cho phép tăng trưởng ở quy mô. Đó là lý do tại sao việc tạo khả năng hiển thị hàng tồn kho được coi là phương pháp quản lý hàng tồn kho tốt nhất.

Các công cụ như máy quét mã vạch và SKU có thể theo dõi luồng thực tế của hàng hóa và giúp các công ty dễ dàng xem hàng tồn kho của họ. Tuy nhiên, các hệ thống tiên tiến nhất cũng tính đến việc đặt chỗ theo thời gian thực trên các kênh bán hàng — ví dụ: nền tảng tích hợp dữ liệu bán hàng từ trang web, ứng dụng và cửa hàng truyền thống của nhà bán lẻ. Tại các công ty này, các nhóm vận hành và bán hàng biết chính xác có bao nhiêu đơn vị của từng mặt hàng trong kho tại mỗi địa điểm, bao nhiêu đơn vị đang chờ vận chuyển và nơi chúng được lưu trữ trong trung tâm thực hiện hoặc vị trí kho hàng. Tự động sắp xếp lại và phân tích dự đoán đảm bảo các thương hiệu có thể bổ sung hàng hóa vào những thời điểm quan trọng, chẳng hạn như khi nhu cầu tăng lên nhưng chưa đạt đến điểm đặt hàng lại.

Khám phá ngay: Cách hay nhất để cải thiện khả năng hiển thị hàng tồn kho

Hướng dẫn quản lý toàn bộ hàng hoá trong kho bằng Sơ đồ (Layout) kho trực quan

Thách thức cơ bản đằng sau việc quản lý hàng tồn kho rất rõ ràng: Mua quá nhiều và có nguy cơ tích lũy hàng lỗi thời, nhưng mua quá ít và bạn sẽ không có gì để bán — dẫn đến việc khách hàng không hài lòng và sẽ bỏ đi mua sắm ở nơi khác. Biết khi nào và số lượng đặt hàng là chìa khóa để quản lý thành công hàng tồn kho. Với dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực, các công ty có thể áp dụng tự động hóa và phân tích dự đoán để hiển thị các thời điểm quan trọng sớm hơn. Tự động hóa hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp tiết kiệm tiền và tránh lãng phí lao động - và tất cả đều bắt đầu với khả năng hiển thị hàng tồn kho.

Khả năng hiển thị được cải thiện khi các công ty triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực là rất quan trọng. Số hóa và tự động hóa quản lý hàng tồn kho.

Quản lý toàn bộ hàng hoá trong kho bằng Sơ đồ (Layout) Kho trực quan

Quản lý vị trí hàng tồn kho trực quan

Phân loại lưu trữ hàng tồn kho theo khu vực, giá, thùng và kệ, đồng thời tự động hóa quy trình chọn đơn hàng, cảnh báo tình trạng hết hàng, trạng thái hàng hoá trong kho. Theo dõi chính xác vị trí của hàng hoá, sản phẩm để tối ưu hóa không gian lưu trữ và dòng hàng tồn kho. Với hệ thống quản lý kho hiện đại sẽ cung câp Dashboard trực quan giúp đẩy nhanh tiến trình xử lý đơn hàng như: 

Cập nhật liên tục về các đơn hàng cần Nhập-Xuất kho hàng ngày. Hỗ trợ giám sát việc xử lý đơn hàng.

Tự động đưa ra các nhận biết và chỉ dẫn về nơi lưu trữ hoặc cần lấy hàng trên giao diện Bảng thông tin trực quan.

Theo dõi tình trạng sẵn có của hàng tồn kho và tối ưu hoá không gian nhà kho. 

Cảnh báo trạng thái hàng hoá trên các giá, kệ còn trống, hoặc quá tải... trên giao diện trực quan.

Cập nhật liên tục về các đơn hàng cần Nhập-Xuất kho hàng ngày. Hỗ trợ giám sát việc xử lý đơn hàng.

Thiết lập nhà kho một cách hiệu quả và có tổ chức nó không chỉ hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho và quản lý thời gian, mà còn hợp lý hóa toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh, từ đặt hàng và lưu trữ, lấy hàng và vận chuyển. 

Quản lý tất cả các nhà kho trong cùng một hệ thống

Có thể thiết lập các Kho với mục đích khác nhau như: Kho bán buôn, Kho bán lẻ, Kho theo địa điểm, vùng…

Trong mỗi kho, bạn có thể tiếp tục thiết lập các địa điểm/khu vực như: khu vực chờ nhập hàng, khu vực QC, Lưu kho, chờ xuất hàng,.....

Trong mỗi địa điểm có thể thiết lập các vị trí khác nhau tùy theo sắp xếp của từng kho

Sử dụng bảng màu để hiển thị trạng thái hàng hoá trong kho

Hệ thống quản lý kho hiện đại cung cấp Sơ đồ bố trí kho hàng cho bạn cái nhìn tổng quan về vị trí hàng hoá, trạng thái hàng hoá bằng cách sử dụng màu sắc để hiển thị giúp cải thiện độ chính xác chẳng hạn như:

●     Màu đỏ: cảnh báo loại hàng tồn kho đã hết hàng hoặc tồn dưới mức tối thiểu

●     Màu vàng: số lượng hàng hoá đang nhiều hơn mức quy định, hoặc thời gian tồn kho lâu hơn mong đợi.

●     Màu xanh: hàng hoá trong ngưỡng an toàn hoặc trạng thái bình thường

Tổ chức thông tin sản phẩm & Gắn thẻ/Nhãn vào hàng hoá

Tổ chức sản phẩm là bước quan trọng nhất để cải thiện hoạt động của doanh nghiệp sẽ mất ít thời gian hơn để chọn hoặc lưu trữ sản phẩm. Một doanh nghiệp được tổ chức tốt cũng làm cho việc tích hợp sử dụng phần mềm vào các quy trình dễ quản lý hơn.

Hệ thống quản lý kho thông minh sẽ hỗ trợ việc quản lý các thẻ, nhãn hàng tồn kho. Điều này giúp xây dựng khả năng hiển thị từ đầu đến cuối giữa tất cả các bên, từ nhà cung cấp đến khách hàng, khi hàng tồn kho di chuyển qua kho hàng của doanh nghiệp.

Tuỳ theo Sản phẩm, Nhóm sản phẩm, Loại sản phẩm để thiết lập và quản lý thẻ hoặc nhãn được gắn vào hàng hoá chẳng hạn như: quản lý nhãn đến từng sản phẩm hoặc quản lý nhãn theo thùng, lô, túi, gói…để hiện thị thông tin và tra cứu về sản phẩm hay thông tin để quản lý lưu kho trên nhãn như:

Theo dõi sản phẩm theo thùng/gói khi tra cứu bạn sẽ biết được:

Trong Kiện/Thùng/gói có những sản phẩm gì?
Số lượng hoặc khối lượng tồn thực tế, giữ hàng và sẵn hàng trong thùng là bao nhiêu?
Vị trí đúng của kiện, thùng hoặc gói ở đâu?
Và hoàn toàn tự động cập nhật số lượng hoặc khối lượng trong thùng, gói khi nhập hoặc xuất hàng trong nó mà không phải kiểm đếm lại hoặc tạo lại mã cho thùng/gói.

Tra cứu theo số Lô/ số Sê-ri bạn có ngay được thông tin về

Ngày hết hạn,
Ngày sản xuất
Lô đó có bao nhiêu sản phẩm?
hoặc thông tin về  Đơn đặt hàng, … một cách dễ dàng.

Theo dõi sản phẩm theo mã sản phẩm
khi quét Mã sản phẩm ở bất kỳ vị trí nào trong chuỗi cung ứng của bạn, bạn có thể tra cứu được:

Số lượng hoặc khối lượng của sản phẩm hiện có
Sản phẩm đó có ở những Lô nào?
Sản phẩm đang ở những vị trí, khu vực nào?

Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực

Hệ thống quản lý kho thông minh sử dụng công nghệ RFID, công nghệ quét vị trí sản phẩm và mã vạch, thiết bị di động để kiểm soát quá trình nhập hàng, xuất hàng và kiểm kê hàng hoá giúp cải thiện năng suất bỏ qua bước nhập liệu bằng tay để các mặt hàng có thể tự động xác nhận số lượng cần nhận/xuất và đối chiếu số lượng với các đơn đặt hàng bằng cách quét mã vạch và  in nhãn để lưu trữ, truy xuất dễ dàng.

Tối giản và đơn giản hoá các thao tác cho người vận hành kho hàng tại nhà kho với Sơ đồ bố trí kho hàng trực quan, các Đơn hàng cần lấy, Tự động xác định vị trí hàng hoá... giúp người vận hành dễ dàng tìm thấy sản phẩm đồng thời câp nhật dữ liệu theo thời gian thực, chính xác.

Kết luận

Trong thị trường ngày nay, một chuỗi cung ứng rõ ràng là điều cần thiết để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Một hệ thống quản lý kho hiện đại, thông minh cung cấp khả năng hiển thị trực quan hàng tồn kho theo thời gian thực, tích hợp sẵn các công cụ phân tích. Cung câp sơ đồ vị trí kho hàng, vị trí từng mặt hàng, trạng thái hàng hoá trên các giá, kệ… cho phép bạn xem các mức tồn kho từ các vị trí khác nhau tất cả chỉ từ một giao diện tổng quan duy nhất. Hệ thống cảnh báo hàng di chuyển chậm, hàng tồn kho thiếu hụt cần bổ sung hoặc dư thừa, hết hàng hay cảnh báo các vị trí trống hoặc quá tải trong kho… thúc đẩy tiến trình lấy hàng, nhận hàng và xử lý đơn hàng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.