Quy trình mua hàng của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng
Mua hàng là một trong những hoạt động có vai trò quan trọng trong sự vận hành của công ty. Quy trình mua hàng hoàn hảo sẽ giúp doanh nghiệp có thể kinh doanh hiệu quả và thành công. Vậy quy trình mua hàng cho doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng cần đảm bảo những nội dung gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!
Quy trình mua hàng là gì?
Quy trình thu mua hàng có thể hiểu đơn giản là các bước, trình tự thực hiện hoạt động mua hàng dựa theo nghiệp vụ hoặc quy định của công ty. Những quy trình mua hàng này sẽ giúp đơn giản hóa các hoạt động mua hàng, doanh nghiệp có thể dễ dàng nâng cao sản xuất, quy mô và khả năng cải tiến năng suất/chất lượng mua hàng. Các quy trình này cũng góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín của công ty.
Quy trình mua hàng là gì?
Tuy nhiên, quy trình mua hàng theo ISO cũng gây nên một số hạn chế cho doanh nghiệp về thủ tục hành chính, dễ tắc nghẽn khi không thực hiện đúng một bước nào đó trong quy trình. Đặc biệt, quy trình cũng sẽ giới hạn và khiến doanh nghiệp khó có thể đi tắt, đón đầu xu hướng thị trường.
Sơ đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp
Sơ đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp cung ứng cần phải lưu ý về lưu đồ và nội dung của quy trình.
Lưu đồ quy trình mua hàng
Lưu đồ quy trình mua hàng sẽ được xây dựng từ khi bắt đầu, yêu cầu mua hàng đến khi đã kiểm tra hàng, nhập kho và thanh toán, kết thúc. Chi tiết vẽ lưu đồ quy trình mua hàng như sau:
Lưu
đồ quy trình mua hàng
➤ Xem thêm: Sơ đồ quy trình bán hàng chuyên nghiệp
Nội dung quy trình mua hàng của một công ty
Nội dung quy trình đặt hàng nhà cung cấp sẽ phải đảm bảo đầy đủ các ý dưới đây:
Lập “Yêu cầu mua hàng”
Khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, nguyên vật liệu, tài sản,... các phòng ban sẽ phải làm yêu cầu gửi cho phòng ban chịu trách nhiệm mua hàng để tiến hành mua, đáp ứng những nhu cầu vận hành kinh doanh hiệu quả nhất. Các phiếu yêu cầu này phải được duyệt trực tiếp bởi trưởng phòng hoặc người có trách nhiệm.
Khi nhận được “Yêu cầu mua hàng”, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành phân bổ công việc cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp và báo giá các mặt hàng cần mua.
Tìm kiếm nhà cung cấp
Lập “Đề nghị báo giá”
Dựa theo các “Yêu cầu mua hàng”, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi đến các nhà cung cấp truyền thống hoặc nhà cung cấp mới dựa theo các điều kiện cụ thể của phòng ban yêu cầu.
Theo dõi “Báo giá của nhà cung cấp”
Bộ phận mua hàng sẽ nhận các báo giá từ nhà cung cấp, đánh giá khả năng đáp ứng tốt nhất của các nhà cung cấp và điều kiện đã xây dựng. Từ đó sẽ lựa chọn ra nhà cung cấp cuối cùng tốt nhất cho doanh nghiệp. Căn cứ vào các báo giá và yêu cầu được phê duyệt, phòng mua hàng sẽ tiến hành lập và theo dõi “Hợp đồng/đơn đặt hàng”.
Phê duyệt “Báo giá của nhà cung cấp”
“Báo giá của nhà cung cấp” sẽ được xét duyệt bởi ban lãnh đạo của doanh nghiệp dựa trên thông tin về so sánh báo giá, điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng cũng như so sánh báo giá mới và cũ cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau.
Lập “Hợp đồng/Đơn hàng mua”
Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp để tiến hành lập hợp đồng/đơn mua, doanh nghiệp cần ghi nhận các thông tin về báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng và gửi chúng đến cho nhà cung cấp để ký kết hợp đồng.
Sau khi hợp đồng được ký kết sẽ cần chuyển đến các bộ phận liên quan để tiến hành theo dõi cụ thể và chi tiết: kế toán sẽ theo dõi thanh toán, công nợ; bộ phận kho sẽ theo dõi quá trình nhập hàng về kho.
Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”
Đây là nội dung cần được phòng mua hàng thực hiện để chuẩn bị cho khâu nhập hàng theo lịch, giúp các phòng ban liên quan có thể theo dõi.
Kiểm tra hàng hóa theo điều khoản hợp đồng/đơn mua
Nhập kho
Khi hàng được chuyển đến kho, bộ phận kho cần kiểm tra đầy đủ về số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách,... theo đúng thông tin trên hợp đồng/đơn mua. Các sản phẩm không đạt chuẩn sẽ được phản hồi với phòng mua hàng để tiến hành trả lại nhà cung cấp. Các sản phẩm đạt chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho. Khi nhập kho, phòng mua hàng cần bổ sung các thông tin về giá, bộ phận kho sẽ đảm bảo nhập số lượng cụ thể, chính xác.
Thanh toán
Phòng mua hàng sẽ căn cứ vào các điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ, biên bản liên quan để lập hồ sơ thanh toán. Phòng kế toán tiến hành tiếp nhận, kiểm tra và thanh toán cho nhà cung cấp nếu hợp lệ. Ngược lại, nếu không hợp lệ sẽ báo lại phòng mua hàng để chỉnh sửa/bổ sung ngay.
Những rủi ro thường gặp trong quy trình mua hàng hóa
Quy trình mua hàng của doanh nghiệp sẽ tiềm tàng một số rủi ro có thể xảy ra gây nên sự thiếu minh bạch, công bằng trong việc lựa chọn nhà cung cấp, quản trị chuỗi cung ứng, từ đó tạo nên những ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc không tách bạch chức năng có thể dẫn đến tình trạng lạm quyền, chọn nhà cung cấp quen biết ăn hoa hồng mà không đảm bảo đúng chất lượng. Để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất, cần có sự tham gia của các bộ phận sử dụng, bộ phận kiểm tra, bộ phận kế toán nhằm đảm bảo sự công bằng, chính xác nhất. Mỗi bước trong quy trình cần được đảm bảo thực hiện đúng trình tự, tránh trường hợp đơn hàng chưa duyệt nhưng đã được đặt mua hay hàng hóa chưa kiểm tra chất lượng vẫn được nhập kho.
Quản lý hoạt động mua hàng với giải pháp từ phần mềm SmartBiz
Nếu quý khách đang tìm kiếm một giải pháp quản lý quy trình mua hàng đơn giản, tiện lợi thì SmartBiz ERP sẽ là lựa chọn không thể bỏ qua. Phần mềm quản lý mua hàng SmartBiz giúp quý khách có thể dễ dàng quản lý đơn mua hàng, nhà cung cấp, nâng cao hiệu suất chuỗi cung ứng và tồn kho với nhiều tính năng ưu việt:
● Quản lý yêu cầu báo giá.
● Quản lý sản phẩm.
● Quản lý đơn hàng.
● Nhận số liệu thống kê việc mua hàng.
● Quản lý hóa đơn nhà cung cấp.
Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã tin tưởng sử dụng giải pháp từ sbiz.vn để phát triển việc kinh doanh của mình. Nếu quý khách có nhu cầu sử dụng, hãy đăng ký nhận tư vấn chi tiết ngay từ đội ngũ nhân viên sbiz.vn.
