Kiểm kê hàng tồn kho là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, nhưng nó thường đòi hỏi nhiều nguồn lực và có thể dẫn đến các sai sót dễ xảy ra. Tuy nhiên, cách kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả có thể mang lại sự tiết kiệm đáng kể - lên đến 50% nguồn lực - đồng thời đảm bảo độ chính xác lên đến 99%. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá phương pháp để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho một cách hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình này và đạt được sự chính xác tối đa trong quản lý tồn kho và làm cho quá trình kiểm kê trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết.
3 Case study Vấn đề kiểm kê của doanh nghiệp
Doanh nghiệp chuyên cung cấp các phụ tùng, thang máy
Doanh nghiệp có nhiều kho tại nhiều địa điểm, khu vực. Mỗi kho khi kiểm kê thường nhiều ngày, nhiều tuần và kiểm kê không cùng ngày giữa các kho. Hiện tại không xác định được số lượng thực tế tồn kho tại cùng một thời điểm.
Mong muốn có một phần mềm quản lý kho có thể đáp ứng yêu cầu chốt được số lượng tất cả các kho tại một thời điểm mà không phải theo dõi, ghi chép hay cộng trừ nhập, xuất kho để tính tồn kho bằng tay để xử lý các giao dịch nhập, xuất kho trong quá trình kiểm kê hoặc sau khi kiểm kê xong nhưng chưa có điều chỉnh kho.
Doanh nghiệp chuyên phân phối Máy xây dựng: Máy xúc, Máy đào
Doanh nghiệp có 4 kho tổng tại các khu vực: Hải Phòng, Hà Tĩnh, Đà Nẵng, Bình Dương và các kho đại lý. Hàng năm mỗi lần Kiểm kê mất từ 1~2 tháng tuỳ theo quy mô từng kho, chi phí kiểm kê hàng tỷ đồng nhưng số liệu cũng ko đảm bảo chính xác bởi các giao dịch Nhập, Xuất kho diễn ra liên tục, số lượng giao dịch lớn. Quá trình kiểm đếm phải sử dụng thẻ kho để ghi chép bằng tay các giao dịch này nên mất nhiều thời gian việc đối chiếu, tổng hợp dữ liệu và xảy ra nhiều sai sót.
Doanh nghiệp sản xuất trong lĩnh vực may mặc
Trước khi tiến kiểm kê thực tế kho nguyên liệu sản xuất, bộ phận kho nguyên liệu sẽ thực hiện nhập/xuất toàn bộ số lượng có kế hoạch trong tháng trên thẻ kho và trên phần mềm để chốt số lượng tồn kho. Điều này là để trong quá trình kiểm kê hạn chế không phát sinh các giao dịch nhập hoặc xuất hàng.
Hướng dẫn cách Kiểm kê hàng tồn kho: tiết kiệm nguồn lực đến 50%, chính xác 99%, theo thời gian thực
Kiểm kê thông minh: tiết kiệm 50% nguồn lực, chính xác đến 99%
Một giải pháp toàn diện để giải quyết các trường hợp điển hình trên đó là bạn cần một Hệ thống quản lý kho thông minh, hiện đại, sử dụng mã vạch và QR code có thể giải quyết những vấn đề kiểm kê và đảm bảo rằng dữ liệu tồn kho thực tế được cập nhật đồng thời, chính xác và giảm chi phí, thời gian kiểm kê cho doanh nghiệp.
Tổng quan
Sử dụng mã vạch và QR code để quản lý hàng tồn kho:
Các sản phẩm và hàng hóa được gắn mã vạch hoặc QR code để theo dõi tại mỗi kho. Điều này giúp xác định chính xác số lượng hàng tồn kho tại mỗi kho tại một thời điểm cụ thể. Các dữ liệu này được cập nhật tự động khi có các giao dịch nhập và xuất kho.
Sử dụng hệ thống quản lý kho trung tâm:
Hãy đảm bảo rằng hệ thống quản lý kho của bạn được tích hợp với các kho tại các địa điểm khác nhau. Doanh nghiệp có thể sử dụng một hệ thống quản lý kho trung tâm để quản lý toàn bộ tồn kho. Thông tin từ tất cả các kho sẽ được tự động tổng hợp và cập nhật trên hệ thống trung tâm, giúp bạn biết được tồn kho tổng thể tại cùng một thời điểm. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đồng thời giúp giảm thiểu thời gian kiểm kê.
Phần mềm quản lý kho tích hợp với mã vạch và QR code để cập nhật dữ liệu tồn kho trong thời gian thực. Mỗi khi có giao dịch nhập hoặc xuất hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật dữ liệu ngay lập tức, giúp bạn biết về tình trạng tồn kho thực tế tại bất kỳ thời điểm nào.
Sử dụng thiết bị di động với phần mềm quản lý kho:
Trang bị nhân viên kiểm kê ở mỗi kho với thiết bị di động có phần mềm quản lý kho tích hợp với mã vạch và QR code. Khi kiểm kê diễn ra, nhân viên có thể quét mã vạch hoặc QR code của hàng hoá, thông tin sẽ được gửi trực tiếp đến hệ thống trung tâm.
Khám phá ngay: Sử dụng Mã vạch/QR code và Layout kho để quản lý kho thông minh
Lên lịch kiểm kê đồng bộ:
Đảm bảo rằng các kho được lên lịch kiểm kê đồng bộ, ít nhất là trong khoảng thời gian ngắn. Các quy trình kiểm kê không cùng ngày nên được định lịch một cách hợp lý để đảm bảo sự nhất quán và cập nhật đồng thời dữ liệu tồn kho.
Xác định quy trình kiểm kê tối ưu:
Thay vì nhập/xuất toàn bộ số lượng trước kiểm kê, xác định quy trình kiểm kê tối ưu mà không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất hoặc giao nhận hàng. Hệ thống quản lý kho thông minh cho phép bạn kiểm kê theo từng vị trí, từng lô, từng sản phẩm, hoặc từng ngày mà không cần phải thực hiện nhập/xuất hàng cùng lúc.
Kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất:
Sử dụng kế hoạch kiểm kê định kỳ tại các kho và thêm vào đó các lần kiểm kê đột xuất. Điều này giúp kiểm tra sự nhất quán trong dữ liệu tồn kho và xác định sự sai khác một cách nhanh chóng.
Tích hợp hệ thống:
Sử dụng phần mềm quản lý kho và mã vạch/QR code có thể tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác, như hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), giúp cải thiện quá trình quản lý tổng thể.
Sử dụng công nghệ tự động và IoT:
Áp dụng công nghệ Internet of Things (IoT) để giám sát tồn kho ở thời gian thực. Các cảm biến có thể theo dõi sự thay đổi trong tồn kho và gửi thông tin về hệ thống quản lý kho. Điều này giúp theo dõi tồn kho liên tục mà không cần kiểm kê thường xuyên.
Đào tạo và hỗ trợ nhân viên:
Đảm bảo rằng nhân viên kiểm kê tại các kho được đào tạo cẩn thận về việc kiểm kê và sử dụng các công cụ, phần mềm và quy trình. Hỗ trợ kỹ thuật cũng quan trọng để đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra suôn sẻ.
Cụ thể là:
Đối với 3 Case Study trên, hệ thổng quản lý kho thông minh cho phép doanh nghiệp thực hiện kiểm kê một cách hiệu quả tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực lên đến 50% và cung cấp dữ liệu tồn kho chính xác đến 99%.
Lên lịch kiểm kê đồng bộ:
Đảm bảo rằng các kho được lên lịch kiểm kê đồng bộ, ít nhất là trong khoảng thời gian ngắn, giả sử lịch kiểm kê được thực hiện như sau:
- Dữ liệu tồn kho cần chốt tất cả các kho tại thời điểm: 31/12
- Lịch kiểm kê có thể thực hiện tại tất cả các kho từ: 1/12~24/12 tuỳ theo quy mô từng kho, nguồn lực kiểm kê mà lịch này có thể thiết lập thời gian khác nhau.
- Lịch giải trình chênh lệch tồn kho (nếu có) và phương án xử lý chênh lệch từ: 25/12~30/12
- Lịch cập nhật/điều chỉnh hàng tồn kho thống nhất áp dụng tất cả các kho tại ngày: 31/12
Phương pháp kiểm kê với hệ thống quản lý kho thông minh
Không phải ghi chép bằng tay hoặc theo dõi trên thẻ kho các giao dịch nhập, xuất hàng hoá phát sinh trong quá trình kiểm kê. Hệ thống sẽ cập nhật các giao dịch này tự động và theo thời gian thực. Dữ liệu tồn kho được cập nhật/điều chỉnh tại cùng một thời điểm áp dụng cho tất cả các kho của doanh nghiệp.
Trước tiên các sản phẩm, hàng hoá của bạn cần được gắn mã vạch hoặc QR code để có thể theo dõi thông tin sản phẩm và vị trí tại mỗi kho.
Tiếp theo xác định quy trình kiểm kê: kiểm kê theo từng vị trí, từng lô, từng sản phẩm.
Sử dụng thiết bị di động với phần mềm quản lý kho: trang bị nhân viên kiểm kê ở mỗi kho với thiết bị di động có phần mềm quản lý kho tích hợp với mã vạch và QR code. Khi kiểm kê diễn ra, nhân viên có thể quét mã vạch hoặc QR code của hàng hoá, thông tin sẽ được gửi trực tiếp đến hệ thống trung tâm.
Bây giờ mọi thứ đã sẵn sàng!
Tại mỗi kho, nhân viên kiểm kê có thể lựa chọn kiểm kê theo vị trí lưu trữ hoặc theo lô hoặc sản phẩm.
Nhân viên kiểm kê đến vị trí cần kiểm đếm, sử dụng thiết bị quét mã vạch/ QR code để quét mã vị trí. Hệ thống tự động hiển thị tất cả các sản phẩm đang lưu trữ tại vị trí đã quét mã như: số lượng, vị trí, số lô…
Quét số lô hoặc mã gói hoặc mã sản phẩm cần kiểm kê tại vị trí đó (tuỳ theo cách doanh nghiệp quản lý sản phẩm theo mã tương ứng để quét mã) và thực hiện đếm số lượng thực tế.
Nhập số lượng sản phẩm tồn thực tế đếm được vào phần mềm trên thiết bị quét mã vạch/QR code (chưa xác nhận hoặc áp dụng điều chỉnh do nếu có chênh lệch cần phải có phương án xử lý chênh lệch hoặc cần được người có thẩm quyền duyệt điều chỉnh chênh lệch).
Ví dụ: Bạn cần kiểm kê Kho 1, kiểm kê theo từng vị trí. Ngày kiểm kê là 15/12, dự kiến kết thúc ngày: 20/12. Chẳng hạn số lượng tồn trong kho của sản phẩm A tại ngày 15/12 là: 100 chiếc, kiểm đếm thực tế cùng ngày 15/12: 95 chiếc. Chênh lệch 5 chiếc.
Nhập số lượng thực tế là 95 chiếc vào phần mềm và chưa xác nhận điều chỉnh tồn kho theo số liệu thực tế. Tất cả các giao dịch nhập, xuất phát sinh đối với sản phẩm này (sử dụng thiết bị quét mã vạch/QR code để thực hiện giao dịch) đều được hệ thống ghi nhận và cập nhật tồn kho mới theo thời gian thực dựa theo số lượng ghi sổ.
Ví dụ: Bạn cần xuất 20 sản phẩm A này cho khác hàng vào ngày 16/12. Bạn thực hiện xuất kho bằng thiết bị quét mã vạch hoặc QR code và sau khi xuất kho 20 sản phẩm hoàn thành thì: Số lượng sản phẩm A trên hệ thống cập nhật tồn kho là: 80 chiếc (100 trên sổ-20 sản phẩm cần xuất).
Tiếp đó ngày 18/12 bạn có giao dịch Nhập kho sản phẩm A này số lượng: 30 chiếc. Sau khi nhận hàng hoàn thành, hệ thống cập nhật số lượng tồn kho mới là: 110 chiếc (80 tồn kho tại ngày 16/12+30 sản phẩm nhập mới ngày 18/12).
Nếu bạn tiếp tục có giao dịch nhập, xuất hàng đến ngày 30/12 hệ thống sẽ tự động cập nhật và tính tồn kho theo giá trị trên sổ.
Đến ngày 31/12 xác định được nguyên nhân chênh lệch thiếu 5 sản phẩm A do nhân viên kho xuất nhầm cho khách hàng đồng thời cần thực hiện điều chỉnh kho theo lịch trình chốt số tồn kho tất cả các kho tại thời điểm 31/12 sau kiểm kê.
Người có thẩm quyền phê duyệt chênh lệch tồn kho và xác nhận điều chỉnh tồn kho. Lúc này hệ thống sẽ đưa ra 2 cách tính tồn kho để bạn lựa chọn là:
o Lấy số liệu điều chỉnh theo ‘Chênh lệch’ 5 sản phẩm (tức là điều chỉnh tồn kho tại thời điểm hiện tại (31/12) theo số ‘Chênh lệch’ phát sinh khi nhập số lượng thực tế kiểm đếm 95 chiếc là 5 chiếc) hay
o Lấy số liệu theo số lượng đã kiểm đếm (tức là 95 sản phẩm A kiểm đếm tại ngày 15/12).
Trong trường hợp này bạn sẽ chọn theo cách thứ nhất: lấy số liệu chênh lệch do trong quá trình kiểm kê đã phát sinh giao dịch nhập, xuất kho sản phẩm A. Khi chọn, hệ thống sẽ cho bạn kết quả tồn kho điều chỉnh tại ngày 31/12 là: 105 sản phẩm (giả sử sau ngày 18/12 đến 31/12 không phát sinh thêm giao dịch nào thì hệ thống sẽ tính tồn kho là: 110 tồn kho trên sổ tại thời điểm 31/12 – 5 là chênh lệch thiếu phát sinh khi nhập số lượng kiểm đếm thực tế)
Tương tự các kho khác, đến ngày 31/12 cần duyệt điều chỉnh tồn kho, sau khi người có thẩm quyền xác nhận duyệt trên hệ thống. Dữ liệu tồn kho của các kho còn lại sẽ được tự động cập nhật tồn kho cùng thời điểm ngày 31/12.
Tìm hiểu ngay: Kinh nghiệm quản lý kho thông minh của 3 tập đoàn lớn thành công
Với hệ thống quản lý kho thông minh, bạn có khả năng điều chỉnh tồn kho tại tất cả các kho cùng một thời điểm mà không cần thực hiện việc ghi chép bằng tay trên các thẻ kho, loại bỏ bước cộng trừ tồn kho đối với các giao dịch nhập và xuất hàng trong quá trình kiểm kê bằng các file theo dõi bên ngoài hệ thống, và không cần phải nhập và xuất trước các sản phẩm theo kế hoạch trong tháng.
Thay vì thế, với phần mềm quản lý kho thông minh cung cấp tính năng kiểm kê thông mình, thông qua việc sử dụng thiết bị quét mã vạch và QR code cho mỗi giao dịch nhập và xuất hàng, dữ liệu tồn kho được cập nhật liên tục. Điều này mang lại cho doanh nghiệp lợi ích rất lớn, giúp giảm thiểu thời gian và nguồn lực cần thiết cho quá trình kiểm kê, đồng thời cung cấp dữ liệu tồn kho chính xác và theo thời gian thực.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã thảo luận về những phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và đảm bảo tính chính xác.
Chúng ta đã thấy rằng sử dụng công nghệ, như mã vạch và QR code, có thể giúp cập nhật dữ liệu tồn kho theo thời gian thực và giảm thiểu sai sót. Việc thiết lập quy trình kiểm kê định kỳ và sử dụng hệ thống quản lý kho thông minh có thể làm cho quá trình kiểm kê trở nên dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian.
Hãy luôn nhớ rằng quản lý tồn kho hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn hoạt động một cách suôn sẻ và lợi nhuận. Bằng cách áp dụng các phương pháp đã thảo luận trong bài viết này, bạn có thể nâng cao khả năng quản lý tồn kho của mình và đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp.
