Với một số lượng lớn hàng hóa, mỗi doanh nghiệp cần làm tốt việc quản lý hàng hóa trong kho để kiểm soát tốt số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho. Vậy các phương pháp quản lý kho hàng nào là hiệu quả, tối ưu, cùng Sbiz.vn tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Phương pháp quản lý kho hàng bao gồm những gì?
Các phương pháp quản lý kho hàng cơ bản gồm những công việc thống kê, phân loại, cập nhật, ghi chép lại số lượng các loại hàng hóa trong kho hàng. Hàng nào là thành phẩm, đang chờ để xuất đi. Hàng nào là nguyên liệu, đang được lưu để chờ đưa vào sản xuất. Hàng nào là hàng tồn đang chờ tiêu thụ.
Việc quản lý kho hiệu quả nhằm đảm bảo được tính liên tục trong quy trình Sản Xuất - Cung Ứng - Phân Phối hàng hóa. Thừa hay thiếu hụt nguyên vật liệu hay thành phẩm sẽ có thể làm gián đoạn quá trình trên.
Lợi ích của việc quản lý kho hiệu quả
Việc quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài sản nói riêng và trong sự vận hành của doanh nghiệp nói chung.
Sử dụng các phương pháp quản lý kho hàng hiện đại sẽ mang lại nhiều lợi ích
Giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn: Hàng hóa có nhiều loại, khối lượng khác nhau: loại nặng, loại nhẹ; nhiều hình dạng khác nhau: hàng đóng chai, hàng đóng bao,.... Việc phân loại, phân chia vị trí lưu trữ sẽ giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn, tránh tình trạng quên lâu ngày mà để hàng hóa ẩm mốc và dễ hư.
Tránh thất thoát hàng hóa: Việc sắp xếp, phân loại hàng hóa khoa học không chỉ giúp bảo quản tốt mà còn tránh tình trạng thất thoát hàng hóa trong quá trình sử dụng, vận chuyển.
Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp: Quản lý kho tốt, bạn sẽ kiểm soát được số lượng hàng hóa ở các khâu, tận dụng được lượng hàng tồn kho, phát hiện được các lỗi giúp cải tiến quy trình tốt hơn. Ngoài ra, việc sử dụng các phương pháp quản lý kho hàng giúp kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp giảm thất thoát, tối ưu việc tiết kiệm hàng hóa, thông tin được cập nhật kịp thời, đảm bảo trơn tru trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
Giúp quản lý hiểu rõ thêm về công việc kinh doanh của mình: Việc thống kê, cập nhật, ghi chép số liệu mỗi ngày sẽ giúp người quản lý có được số liệu, biểu đồ để áp dụng vào quá trình nghiên cứu người dùng, hỗ trợ cho quá trình lên chiến lược kinh doanh.
Tuy nhiên, tùy vào mỗi loại mặt hàng, mỗi loại ngành nghề, quy mô kho mà mỗi người sẽ những phương pháp quản lý khác nhau cho phù hợp nhất với trường hợp của mình. Cùng Sbiz. tìm hiểu các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả nhé!
[10 cách] Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả nhất
Đánh dấu hàng hóa
Trong các phương pháp quản lý kho hàng, đây là một phương pháp cũ, đơn giản nhưng khá hiệu quả. Đối với những loại hàng hóa ít, hàng hóa có tính năng đặc biệt, việc đánh dấu, làm nổi bật sẽ giúp người quản lý dễ nhớ, dễ tìm mỗi khi cần lấy loại hàng đó.
Còn đối với word, excel, việc đánh dấu hàng hóa có thể trở nên dễ dàng hơn nhờ vào các công cụ in đậm, tô màu,...
Kiểm kê kho hàng định kỳ
Trong quá trình ghi chép, lưu trữ sổ sách có thể khó tránh khỏi sai sót. Việc kiểm kê số lượng hàng hóa trong kho định kỳ sẽ giúp người quản lý kiểm soát được số lượng đơn hàng, giảm thiểu sai sót và cảm thấy an tâm hơn. Việc kiểm kê định kỳ cũng giúp cung cấp số liệu hỗ trợ cho quá trình nghiên cứu, lên chiến lược tiếp theo.
Kiểm soát được lượng hàng tồn kho
Đối với một số nhiều mặt hàng như phân bón, vật liệu xây dựng, đồ điện gia dụng hoặc sách,... cần có một số lượng hàng tồn kho nhất định để có thể cung cấp một số lượng lớn kịp thời khi có nhu cầu phát sinh, giúp cho các quy trình sản xuất - cung ứng - phân phối diễn ra trơn tru và không bị gián đoạn.
Có thể xác định số lượng hàng tồn kho dựa vào một số yếu tố sau:
Xác định số lượng theo mùa: Dự đoán trước thời điểm trong năm nhu cầu sẽ tăng để chuẩn bị.
Tình hình tiêu thụ hàng hóa: Nếu lượng số lượng hàng hóa tiêu thụ tăng lên, đòi hỏi phải có kế hoạch gia tăng sản xuất.
Số lượng đơn đặt hàng của khách: Nếu đơn hàng nhiều, hàng hóa hao hụt nhanh chóng thì cần lên kế hoạch sản xuất để bổ sung lại ngay.
Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO
Đối với mặt hàng bánh kẹo, có thể sử dụng các phương pháp quản lý kho hàng FIFO (First In, First Out).
Đối với mặt hàng xây dựng, hoặc mặt hàng có thời hạn sử dụng lâu nhưng cần xuất kho nhanh, có thể sử dụng phương LIFO (Last In First Out).
Kỷ luật hơn - Áp dụng thêm nguyên tắc
Nếu tình trạng hao hụt nguyên liệu, thất thoát hàng hóa vẫn diễn ra, ngươi quản lý có thể cân nhắc áp thêm nguyên tắc, cải tiến quy trình nhập - xuất hàng hóa.
Nhập hàng: Kiểm tra cẩn thận mẫu mã, chất lượng hàng hóa. So sánh để đảm bảo hàng hóa khớp với chứng từ. Nên kiên quyết từ chối khi hàng hóa nhập vào sai số quá lớn với trên chứng từ.
Xuất hàng: Kiểm tra chứng từ xem đã đúng và hợp lý chưa. Kiểm tra các loại giấy tờ khác, đảm bảo thông tin trên giấy khớp với thông tin hàng hóa bên ngoài.
Sắp xếp dựa theo mã SKU
Mã SKU viết tắt là Stock Keeping Unit, nghĩa nôm na là mã hàng hóa. Khi sắp xếp theo mã SKU, người quản lý sẽ dựa vào vị trí, cũng như là tính chất hàng hóa để tạo ra một chuỗi ký tự. Sau này, khi nhìn vào chuỗi ký tự, người quản lý sẽ biết món hàng đang nằm ở đâu hoặc đang được lưu trữ tại đâu.
Ví dụ về mã SKU
Quy ước đặt tên, cách sắp xếp sẽ tùy thuộc vào sự tùy chỉnh của mỗi doanh nghiệp, mỗi vị trí, ngành hàng khác nhau.
Lên sơ đồ lưu trữ hàng hóa
Trong lưu trữ, quản lý hàng hóa, không chỉ là những bảng biểu, số liệu, một sơ đồ về vị trí, tên gọi các loại hàng hóa sẽ giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan nhất và tình hình kho hàng của doanh nghiệp.
Có một sơ đồ quản lý kho hàng sẽ giúp bạn nắm được tình hình tổng quan
Khi kho hàng trở nên quá lớn, hãy thử lập một sơ đồ tổng quan. Dựa trên sơ đồ này, người quản lý có thể nắm được quy trình, việc gì đang diễn ra,... từ đó có thể có tùy chỉnh, tối ưu phù hợp nhất.
Sử dụng mã vạch kết hợp dán nhãn hàng hóa
Mã vạch được sử dụng để lưu thông tin hàng hóa
Mã vạch giúp cho việc truy xuất, lưu trữ thông tin hàng hóa trở nên dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn. Khi áp dụng phương pháp này, mỗi loại hàng hóa sẽ có một mã vạch riêng. Khi quét, người quản lý sẽ nhận được đầy đủ thông tin liên quan đến loại hàng hóa đó. Đây là thông tin cố định sẽ được sử dụng cho mọi khâu diễn ra trong kho hàng.
Để quản lý kho hiệu quả - Mối quan hệ cũng rất quan trọng đấy!
Nếu là người quản lý kho, bạn không chỉ làm việc một mình. Bạn làm chung với rất nhiều người khác: nhân viên sản xuất, kỹ thuật, tài xế, khuân vác. Giữ mối quan hệ tốt với họ, họ sẽ có thể hỗ trợ bạn trong việc phát hiện sai sót, cung cấp thêm thông tin về tình hình hàng hóa, đưa ra những góc nhìn mà có thể bạn sẽ không thấy được.
Khi có mối quan hệ tốt với nhà sản xuất, bạn có thể thương lượng để trả lại những món hàng khó bán, hoặc đã lâu không bán được, nếu doanh nghiệp của bạn chuyên về phân phối, xuất nhập khẩu.
Nếu có mối quan hệ tốt với bên cung cấp vật liệu xây dựng, bạn có thể đốc thúc họ cung cấp vật liệu nhanh hơn, đảm bảo quá trình vận hành doanh nghiệp diễn ra êm xuôi.
Mối quan hệ tốt. Nhìn tổng thể công việc và cuộc sống sẽ trở nên tốt hơn.
Áp dụng công nghệ - Sử dụng phần mềm quản lý kho
Hiện nay, đối với các hệ thống kho bãi lớn, số lượng, chủng loại hàng hóa nhiều, đơn hàng mỗi ngày nhiều, mỗi đơn hàng lại có nhiều trạng thái,... thì việc chỉ sử dụng giấy tờ, bảng biểu word, excel thôi sẽ vẫn là chưa đủ để đáp ứng và không hiệu quả. Các phương pháp quản lý kho hàng của nhà máy thông minh sử dụng phần mềm quản lý kho tiên tiến.
Ứng dụng phần mềm giúp việc quản lý kho hiệu quả hơn
Việc sử dụng phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các phương pháp quản lý kho hàng sẽ là giải pháp tối ưu cho mỗi doanh nghiệp. Phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thao tác thủ công, ngoài ra còn hỗ trợ người dùng tính toán chính xác, cập nhật số liệu thời gian thực, lập bảng báo cáo định kỳ.
Lợi ích khi ứng dụng phần mềm Odoo SmartBiz vào các phương pháp quản lý kho hàng trong doanh nghiệp
Để giúp doanh nghiệp giải quyết các tình trạng: sai sót, thất thoát, mất hàng hoá; không kiểm soát được tình trạng hàng hóa; số liệu hàng hóa không chính xác;... Công ty giải pháp công nghệ SmartBiz mang đến phần mềm quản lý Odoo SmartBiz.
Odoo SmartBiz sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về:
Kiểm soát và quản lý được số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho.
Đẩy nhanh tiến trình thực hiện đơn hàng mua, bán, sản xuất.
Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực.
Dễ dàng quản lý mọi lúc, mọi nơi.
Cùng nhiều lợi ích khác.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vấn đề về lưu trữ hàng hóa, đang mong muốn tìm kiếm các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu, có kết hợp công nghệ, xem ngày thông tin đầy đủ về Giải pháp phần mềm quản lý kho thông minh Odoo SmartBiz, nhắn tin Fanpage hoặc điện thoại đến Hotline: 0911741551 để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc cần thiết nhất!
