Khái niệm mô hình ERP là gì? Mô hình này ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ như thế nào? Hệ thống ERP có thực sự hiệu quả hay không? Bài viết dưới đây sẽ giúp quý khách đi tìm câu trả lời cho những nghi vấn trên!
Mô hình ERP là gì?
Mô hình ERP (Enterprise Resource Planning) được hiểu là một phần mềm vận hành với vai trò hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Phần mềm ERP là một mô hình công nghệ được tích hợp từ nhiều ứng dụng khác nhau tạo thành các module của một gói duy nhất.
Mô hình ERP là gì?
ERP giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan đến nguồn lực của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP nhằm giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình. Điều này bao gồm việc lên kế hoạch về sản phẩm, tính toán các chi phí sản xuất hay quản lý tài chính hoặc quản lý nhân sự,... Mô hình giúp đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi hoặc biến cố đến từ môi trường bên ngoài.
Mô hình ERP trong ngành bán lẻ
Những tính năng của mô hình ERP trong ngành bán lẻ:
Lập kế hoạch bán lẻ
Hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp bán lẻ thực hiện lên kế hoạch dựa theo nhu cầu của thị trường. Dựa vào lượng dữ liệu đã thu nhập trong quá khứ, kết hợp với các yếu tố hiện tại, ERP giúp doanh nghiệp hình thành nên các chiến lược tiềm năng để tăng doanh số bán hàng.
Mô hình cấu trúc của ERP cùng những phân hệ chính
Dự báo nhu cầu
Hệ thống ERP trong ngành bán lẻ cho phép doanh nghiệp theo dõi các xu hướng đã diễn ra trong quá khứ, lấy đó làm căn cứ dự báo nhu cầu trong tương lai. Đây chính là giá trị lớn nhất mà mô hình ERP có thể mang lại cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Giải pháp ERP cho phép phân tích đa chiều về các hoạt động như phân tích lợi nhuận dựa trên số liệu thật về: chi phí, doanh thu, sản lượng,...; khách hàng tiềm năng; thị phần của ngành; khuynh hướng phát triển của thị trường,…
Hệ thống tự động cập nhật và dự toán tạo nên các xu hướng tiêu dùng tương lai. Các doanh nghiệp sẽ tự tin hơn trong vấn đề đưa ra các quyết định kinh doanh. Điều này là một dấu hiệu tích cực trong việc hỗ trợ xây dựng các chiến lược kinh doanh đúng đắn và không bị bỏ lỡ bất cứ cơ hội nào.
Quản lý khách hàng
Đây là một quy trình quản lý tự động hóa từ việc thu thập dữ liệu khách hàng đến quản lý thông tin khách hàng. Bao gồm cả sở thích, đến hoạt động của khách, lịch sử giao dịch, thông tin tài khoản, đến yêu cầu đặc biệt của mỗi khách đều được liên tục cập nhật nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu họ.
Mô hình ERP cho phép theo dõi, đánh giá và tăng giá trị lâu dài với khách hàng
Mô hình ERP cho phép theo dõi, đánh giá và tăng giá trị lâu dài với khách hàng. Nhờ vậy, ERP giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ biến các khách hàng mới nhanh chóng trở thành khách hàng trung thành, để họ gắn bó với doanh nghiệp lâu dài.
Tích hợp các cơ sở dữ liệu
ERP ngành bán lẻ sẽ được tích hợp hoặc có khả năng kết nối thông minh với các hệ thống phần mềm khác như: máy pos bán hàng, xuất hóa đơn điện tử hoặc các hệ thống phần mềm riêng lẻ.
Mô hình ERP cho phép doanh nghiệp lưu trữ số liệu theo thời gian thực. Từ đó, giúp các nhà quản trị phân tích, dự đoán được xu hướng tiêu dùng để đưa ra các chiến lược cần thiết.
Điều hành cửa hàng
ERP giúp các nhà bán lẻ tổ chức quản trị mọi hoạt động của một cửa hàng một cách khoa học. Chúng gồm việc phân tích giỏ hàng, bán hàng, quản lý hàng tồn kho, quản trị nhân lực,... cùng nhiều vấn đề khác.
Quản lý lượng hàng tồn kho
Đây là một trong những tính năng quan trọng nhất của ERP trong ngành bán lẻ. Hệ thống ERP giúp giám sát và quản lý chặt chẽ lượng hàng hóa tại các điểm bán hoặc trong kho tổng.
Hệ thống ERP giúp quản lý lượng hàng tồn kho
Quản lý nhân sự
Mô hình này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên. Hệ thống sẽ lưu trữ thông tin nhân viên, bao gồm: thông tin cá nhân, quá trình làm việc, mức lương, thưởng đến nhiệm vụ được phân công, chỉ tiêu được giao và đánh giá tính hiệu quả trong công việc của họ.
Quản lý nhà cung cấp
Hệ thống ERP cho phép đánh giá các nhà cung cấp một cách khách quan. Từ đó, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định mua hàng hiệu quả hơn.
Quản lý chuỗi cung ứng
Với khả năng xử lý lượng dữ liệu khổng lồ, hệ thống hỗ trợ quản lý cả quá trình cung ứng từ khi hàng hóa được nhập kho từ kho của nhà cung cấp đến khi hàng được xuất ra thị trường. Tiếp đó, hệ thống sẽ thống kê và cập nhật liên tục thông tin hàng hóa tồn kho.
Quản lý chuỗi cung ứng dễ dàng với mô hình ERP
Quản lý tài chính kế toán
Mô hình ERP sắp xếp dòng chảy tài chính trong doanh nghiệp để đảm bảo dòng tiền luôn lưu thông đúng chuẩn. Chúng còn có năng lực xác định các trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá được hiệu quả kinh doanh ở từng bộ phần và loại bỏ các chi phí không cần thiết.
Thực trạng trước và sau khi doanh nghiệp sử dụng ERP
Câu chuyện khách hàng Thẩm Tâm của Sbiz.vn khi áp dụng "tự động hóa công nghiệp" vào quá trình vận hành sẽ là ví dụ điển hình của những thành tựu mà mô hình này mang lại trong quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Xí nghiệp sản xuất dịch thương mại Thẩm Tâm - TN, là đại lý cấp 1 chuyên buôn bán thiết bị vật tư xây dựng gồm: nhôm, tấm trần nhựa, thạch cao, thiết bị xây dựng,... với 20 năm kinh nghiệm trong nghề.
Thực trạng trước khi sử dụng mô hình ERP
Doanh nghiệp đang vận hành và quản lý theo cách thủ công dựa trên excel và sổ sách, các đơn hàng đơn nhập bằng cách viết tay.
Gặp những rủi ro về thất thoát hàng hóa, không quản lý được hàng hóa tồn kho.
Quy trình nghiệp vụ chưa được quy chuẩn, xử lý công việc bị chồng chéo lên nhau.
Quản trị doanh nghiệp liệu có dễ dàng nếu đi theo lối mòn?
Doanh nghiệp có 2 cửa hàng và 4 kho ở các địa điểm khác nhau nên gặp khó khăn trong việc quản lý hàng, tồn kho,...
Hiện đơn bán và đơn nhập trong ngày ra vào nhiều, khó khăn và mất thời gian trong việc quản lý và xử lý.
Gặp khó khăn trong việc quản lý đơn vị chuyển đổi, khi bán hàng phải phụ thuộc vào con người để dùng máy tính để tính đơn vị chuyển đổi để tính thành tiền khi bán.
Việc thực hiện và theo dõi các báo cáo không được chính xác.
Sau khi sử dụng mô hình ERP
Xí nghiệp sản xuất dịch thương mại Thẩm Tâm sau khi sử dụng 3 module chính là: quản lý mua hàng, bán hàng và quản lý kho thông minh:
Chuẩn hóa quy trình mua hàng của mình khi làm việc với nhà cung cấp, lưu lại toàn bộ hoạt động mua hàng. Thống kê được lịch sử các đơn mua hàng, báo cáo chính xác số lượng mua theo từng thời điểm khác nhau.
Quản lý thông minh với ERP
Quản lý sản phẩm dễ dàng hơn, đồng bộ dữ liệu sản phẩm từ 2 cửa hàng và 4 kho trên cùng hệ thống phần mềm để quản lý. Phân nhóm sản phẩm, quản lý theo mã nội bộ, chuẩn hóa đơn vị tính, cảnh báo tồn kho, giúp xử lý việc nhập hàng dễ dàng hơn.
Quản lý được việc từ báo giá cho đến lên đơn cho khách hàng. Thống kê toàn bộ lịch sử đơn bán cũng như giá bán đã giao dịch.
Báo cáo tổng quan của toàn bộ quy trình, giúp người quản lý nắm được tình hình kinh doanh như: các báo cáo liên quan đến sản phẩm, tồn kho,... Toàn bộ báo cáo được thể hiện theo thời gian thực mang tính kịp thời và chính xác.
