Làm thế nào để Thế Giới Di Động (TGDĐ) có thể vận hành trơn tru hệ thống bán lẻ hàng đầu tại Việt Nam với hơn 1500 siêu thị tại 63 tỉnh thành và hơn 31 nghìn nhân viên cùng 4 thương hiệu Thế Giới Di Động, Điện Máy Xanh, Bách Hóa Xanh. Áp dụng hệ thống ERP của thegioididong có phải là giải pháp mà doanh nghiệp này đang hướng đến?
Thế Giới Di Động có thể vận hành trơn tru hệ thống bán lẻ hàng đầu tại Việt Nam có phải nhờ ứng dụng hệ thống ERP của thegioididong không?
Sơ lược về Thế Giới Di Động
Trước khi tìm hiểu về hệ thống ERP của thegioididong, hãy cùng xem qua về công ty này nhé! Thế Giới Di Động mở cửa hàng đầu tiên vào tháng 3 năm 2004 với các lĩnh vực hoạt động như mua bán sửa chữa các thiết bị điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số và các lĩnh vực liên quan đến thương mại điện tử.
Theo thống kê của EMPEA về thị phần bán lẻ điện thoại di động tại Việt Nam, vào năm 2014 thì Thế Giới Di Động chiếm khoảng 25% và là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực của mình.
Đến năm 2018, Thế giới Di Động lọt vào top 100 nhà bán lẻ lớn nhất châu Á - Thái Bình Dương. Ngoài cửa hàng Thế Giới Di Động, doanh nghiệp này còn sở hữu các chuỗi cửa hàng lớn như Điện máy Xanh, chuỗi siêu thị thực phẩm Bách hóa Xanh.
Ngoài cửa hàng Thế Giới Di Động còn sở hữu cửa hàng lớn như Điện máy Xanh, Bách hóa Xanh
Nếu như đã tìm hiểu về Hệ thống ERP của Vinamilk thì chắc chắn ai cũng biết rằng những vấn đề tồn đọng khó giải quyết như thế nào. Vậy, làm thế nào để Thế giới Di Động có thể xây hệ thống quản trị công nghệ trong những năm vừa qua, hãy cùng SBiz.vn xem tiếp thông tin bên dưới.
Cách Thế Giới Di Động áp dụng hệ thống ERP
Tương tự như các doanh nghiệp khác, Thế Giới Di Động bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý cũng chỉ bằng phần mềm cơ bản như Excel. Tuy nhiên, khi mở đến cửa hàng bán lẻ thứ hai, nhu cầu quản lý từ xa có nhiều phát sinh, do đó mà phần mềm quản lý Excel đã không còn đáp ứng hiệu quả trong trường hợp này.
Bắt đầu từ đây, Thế Giới Di Động đã triển khai xây dựng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) nhằm quản lý, nắm bắt những yếu tố cơ bản như doanh thu, hàng tồn kho, lợi nhuận, xuất hóa đơn,... giúp lãnh đạo doanh nghiệp không cần đi đến cơ sở kinh doanh mà vẫn nắm được thông tin.
Hệ thống ERP của thegioididong được ứng dụng như thế nào?
Khi hệ thống phát triển lớn dần, số cửa hàng, sản phẩm bán ra, lượng nhân viên từ đó tăng vọt, Thế Giới Di Động lại một lần nữa phát sinh vấn đề chia ca cho nhân viên. Trước đó, việc chia ca cũng chỉ được thực hiện trên Excel, khiến nhân viên bị quá tải. Hơn nữa, bản thân Excel khi lên tới hàng chục nghìn dòng sẽ nhanh chóng bị “đơ”.
Do đó, Thế Giới Di Động lại tiếp tục xây dựng phần mềm cách chia ca. Khi có bất kỳ vấn đề mới phát sinh, hệ thống ERP của Thế Giới Di Động lại đi tìm những lời giải đáp và giờ đây hệ thống đã trở nên đồ sộ.
Giải pháp khi áp dụng hệ thống ERP này bao gồm các chức năng quản lý bán hàng, hàng hóa, kiểm soát thông tin khách hàng, tài chính kế toán, nhân sự tiền lương, văn phòng điện tử, mua hàng, kho hàng, bảo hành,…
Hiện nay Thế Giới Di Động còn bổ sung thêm phân hệ logistics với mục đích là quản lý và điều chỉnh luồng di chuyển của hàng hóa, tối ưu việc đi giao hàng đúng thời hạn, giảm chi phí vận hành, giao hàng tận nhà,... đây là những gì mà TGDĐ đang tập trung đẩy mạnh.
Dự kiến đến tháng 6/2012 TGDĐ sẽ hoàn thành phân hệ logistics này. Ngoài ra, bộ phận IT cũng sẽ bổ sung thêm phần BI (Business Intelligence) giúp hệ thống báo cáo đa chiều hơn trong phân tích. Từ đó, để ban lãnh đạo nhận được các báo cáo phân tích tức thì, hằng ngày qua email và SMS.
Sự thay đổi sau khi áp dụng hệ thống ERP của thegioididong
Đằng sau sự thành công là cả một hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin kết hợp với phần mềm hệ thống ERP của thegioididong hoạt động linh hoạt. Phần mềm này hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh và mang đến hiệu quả cao cung như giúp cho việc vận hành hơn 1.500 cửa hàng bán lẻ trở nên dễ dàng và trơn tru hơn.
Giải pháp này được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế nên chúng giải quyết được những yêu cầu đặc thù của mô hình kinh doanh của TGDĐ.
Chẳng hạn, giải pháp quản lý theo imei tạo cơ chế luân chuyển hàng hóa tại các siêu thị hay kiểm soát lượng tồn kho hiệu quả hơn. Từ hệ thống, có thể lấy ra những imei nào đã tồn kho quá lâu, trong hàng tồn kho còn bao nhiêu, hàng nằm ở đâu, sản phẩm còn nhiều ít ra sao hoặc nhân viên từ siêu thị này có thể biết được siêu thị cận kề nào đang có sản phẩm mà khách hàng muốn mua,…
Điều quan trọng mà giải pháp mang lại là tạo ra môi trường online đa tương tác giúp cho tất cả các nhân viên của TGDĐ có thể phối hợp làm việc cùng nhau qua phần mềm ERP này.
Hơn nữa, việc kiểm soát thông tin khách hàng cũng trở nên đơn giản, vì dữ liệu của phần mềm ERP đều nằm chung ở một nơi, tất cả các nhân viên trong công ty có thể truy cập và xem thông tin khách hàng dễ dàng và một số người sẽ có quyền thay đổi cả thông tin khách hàng mà không cần phải lo sợ khi thông tin khách hàng không được cập nhật liên tục. Ngay cả ban giám đốc cũng có thể dễ dàng xem khách hàng mua cái gì, ở đâu và bao nhiêu tiền.
Chẳng hạn trong phân hệ quản lý bán hàng cho phép xem báo cáo ngay tức thì, biết được cửa hàng nào đang bán bao nhiêu sản phẩm và đang tồn kho bao nhiêu, điều này giúp tối ưu hóa thông tin về sản phẩm. Hơn nữa, tại cửa hàng TGDĐ trang bị kệ trưng bày với hàng loạt hệ thống đèn LED hiển thị tên, giá sản phẩm do hệ thống từ văn phòng chính tự động sắp xếp, sau đó chuyển đến các siêu thị giúp tối ưu việc tìm kiếm một sản phẩm cho khách hàng.
Hay trong phân hệ kiểm soát thông tin tài chính, tiền lương với công nghệ mới dùng vân tay cho phép nhân viên biết được những thông tin chính xác về ngày đi làm, vào và ra lúc mấy giờ, bị trừ tiền bao nhiêu. Căn cứ vào công việc chấm vân tay từ hệ thống, người quản lý tiền lương chỉ cần click vào chuột là phần mềm hệ thống ERP của thegioididong sẽ tự động tính lương và gửi bảng lương chi tiết đến từng người mà không nhận bất kỳ phản hồi hay câu hỏi nào từ nhân viên.
Khó khăn tồn đọng của doanh nghiệp được giải quyết
Khi chưa áp hệ thống ERP của thegioididong thì vẫn vận hành và quản lý theo cách thủ công. Quản lý hoàn toàn trên excel cơ bản và sổ sách, các đơn hàng đơn nhập đều thủ công là viết tay. Vì vấn đề quản lý một cách thủ công này đã khiến Thế Giới Di Động không tránh được rủi ro làm thất thoát sản phẩm, hàng hóa và thậm chí không quản lý được hàng tồn kho.
Hơn nữa, quy trình nghiệp vụ không được quy chuẩn theo một quy tắc nhất định và cách làm cũng không thống nhất dẫn đến việc xử lý bị chồng chéo. Vì mỗi cửa hàng nằm ở những địa điểm khác nhau nên khó khăn trong việc quản lý, không biết được hàng tồn kho bao nhiêu? Không nắm được hiện các sản phẩm đang còn, đang hết để nhập đơn hàng hàng hóa vào kho. Hơn nữa, hóa đơn bán và nhập trong ngày rất nhiều khiến phải tốn nhiều thời gian trong việc xử lý và quản lý. Do đó, việc theo dõi các báo cáo là hoàn toàn không chính xác.
Hệ thống ERP giúp các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề về xử lý đơn hàng
Để giải quyết những vấn đề khó khăn mà khách hàng đang gặp phải, Thế Giới Di Động đã tìm đến hệ thống ERP và triển khai theo 3 module chính: quản lý mua hàng, bán hàng và quản lý kho thông minh để xử lý các vấn đề.
Module mua hàng: giúp Thế Giới Di Động chuẩn hóa quy trình mua hàng của mình khi làm việc với nhà cung cấp, lưu lại toàn bộ hoạt động mua hàng. Thống kê lịch sử các đơn hàng giao dịch cũng như báo cáo số lượng mua chính xác theo từng thời điểm.
Module quản lý kho thông minh: giúp Thế Giới Di Động quản lý sản phẩm dễ dàng hơn, đồng bộ dữ liệu sản phẩm từ các cửa hàng và kho trên cùng hệ thống phần mềm để quản lý.
Các dữ liệu sản phẩm được quản lý theo từng nhóm, điều này giúp việc tra cứu và tìm kiếm sản phẩm cũng trở nên đơn giản. Cảnh báo hàng tồn kho, giúp xử lý việc nhập hàng hóa đối với những sản phẩm gần hết.
Tìm hiểu thêm: Cách +5,000 doanh nghiệp thành công quản lý kho thông minh như thế nào?
Module bán hàng: phần mềm giúp Thế Giới Di Động quản lý trong việc báo giá và lên đơn cho khách hàng. Thống kê toàn bộ lịch sử đơn bán, giá bán đã giao dịch mà không hề bị bỏ sót đơn và tình trạng nhầm lẫn trong xử lý đơn hàng bán.
Kết luận
Có thể thấy, hệ thống ERP đang ngày càng trở nên phổ biến và là điểm sáng trong cuộc chuyển đổi số dành cho doanh nghiệp hiện nay. Không chỉ Thegioididong mà Vinamilk cũng đang sử dụng giải pháp này cho doanh nghiệp mình. Tim hiểu thêm: Hệ thống ERP của Vinamilk- Bước đệm cho sự đột phá
Nếu bạn đang quan tâm đến hệ thống ERP của thegioididong hay Vinamilk áp dụng hoặc muốn sở hữu cho mình những phần mềm hệ thống thông minh hãy liên hệ ngay với SmartBiz để được tư vấn nhanh chóng.
