Nếu bạn đang cân nhắc trong việc triển khai ERP để quản lý doanh nghiệp, vậy thì hãy cùng SBiz.vn tham khảo ngay câu chuyện của khách hàng Thẩm Tâm - Công ty  Xí nghiệp sản xuất dịch thương mại Thẩm Tâm - TN để hiểu rõ hơn về những khó khăn, thách thức, lợi ích mà họ gặp phải trước và sau khi áp dụng hệ thống ERP.

Có nên triển khai ERP?

Sơ lược về xí nghiệp sản xuất dịch vụ thương mại Thẩm Tâm - TN

Xí nghiệp sản xuất dịch thương mại Thẩm Tâm - TN là doanh nghiệp được thành lập và hoạt động vào tháng 01/2008 chuyên bán buôn và bán lẻ Thiết bị, vật tư, vật liệu xây dựng như nhôm, tấm trần nhựa, thạch cao,...

Doanh nghiệp có trụ sở chính tại Bắc Ninh, hiện đang sở hữu 2 cửa hàng riêng biệt và 5 kho lưu trữ hàng hóa, cùng với hơn 10 xe ô tô trọng tải khác nhau để phục vụ cho việc phân phối hàng hóa.

Áp dụng hệ thống phần mềm ERP ra sao?

Doanh nghiệp đang ngày càng trên đà phát triển mạnh và đảm bảo đáp ứng nhu cầu của thị trường. Chính vì vậy, mà đơn hàng bán buôn phân phối cho đại lý và công trình xây dựng trong một ngày tăng cao, trung bình có thể lên đến vài trăm đơn và đơn bán lẻ quá nhiều thậm chí không thể đếm hết. Cũng chính lý do này đã gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc tính toán chính xác những đơn hàng đã xuất, đơn hàng nhập, đơn hàng đã bán,... là bao nhiêu?

Vậy, việc triển khai ERP trong trường hợp này liệu có mang lại hiệu quả thật sự cho doanh nghiệp?

Khó khăn và thách thức mà doanh nghiệp gặp phải

Là một đơn vị kinh doanh lâu năm, tất cả hoạt động quản lý của doanh nghiệp hiện vận hành và quản lý theo cách thủ công. Quản lý trên excel cơ bản và ghi chép sổ sách, hầu hết mọi đơn hàng đều nhập thủ công là viết tay.

Chính vì tình trạng quản lý một cách thủ công như vậy đã khiến doanh nghiệp gặp không ít khó khăn và không tránh khỏi rủi ro thất thoát hàng hóa, không quản lý được hàng hóa tồn kho cũng như hàng nhập, hàng xuất là bao nhiêu?

Hơn nữa, quy trình nghiệp vụ chưa được quy chuẩn, không thống nhất một cách làm nên mỗi người một việc dẫn đến việc xử lý công việc bị chồng chéo lên nhau không kiểm soát.

Hiện tại, doanh nghiệp mở rộng với 2 cửa hàng và 5 kho ở các địa điểm khác nhau nên việc quản lý hàng hóa cũng gặp nhiều khó khăn:

• Không quản lý hàng tồn kho, không biết chính xác những sản phẩm nào còn, sản phẩm nào đang thiếu, sản phẩm nào thất thoát.

• Chưa theo dõi được chi tiết các chủng loại, quy cách của hàng hoá do có rất nhiều mặt hàng với nhiều đặc điểm quy cách khác nhau: màu sắc, kích thước, khối lượng dẫn đến không nắm được số lượng tồn kho theo từng mặt hàng cụ thể.

• Trong một ngày, đơn hàng bán và nhập với số lượng lớn trong khi phần mềm bán hàng không đáp ứng được việc xuất bán theo khối lượng, đơn vị tính quy đổi.

• Bảng giá bán lẻ có nhiều biến động trong khi việc cập nhật giá tính toán bên ngoài, thủ công.

• Doanh thu là con số áng chừng thường xuyên lệch giữa thực tế và số liệu trên phần mềm bán hàng, bảng tính excel,…

Một ví dụ điển hình trong công tác quản lý đơn hàng: Vì tính chất là đơn vị bán buôn và bán lẻ vật liệu xây dựng, nên thường xuyên xảy ra vấn đề quản lý đơn vị chuyển đổi. Khi bán hàng phải phụ thuộc vào nhân sự để dùng máy tính để tính đơn vị chuyển đổi thành tiền khi bán.

Chẳng hạn, đối với sản phẩm nhôm khi nhập từ nhà máy về đơn vị tính sẽ là màu sắc và cân nặng để tính tiền, còn khi bán ra cho khách hàng phải chuyển đổi thành m2 và nhân ra để tính tiền.

Quản lý vận hành theo cách thủ công và không theo một trình tự nhất định nên việc thực hiện và theo dõi các báo cáo sẽ không được chính xác.

Sau đó, doanh nghiệp đã bắt đầu tìm đến hệ thống phần mềm ERP. 

Vậy, giải pháp cho vấn đề này như thế nào?

Dựa trên phân tích hiện trạng của Khách hàng và kinh nghiệm của chúng tôi, Khách hàng đang giải quyết 2 vấn đề chính:

1.  Quy trình nghiệp vụ cần được chuẩn hoá.

2.  Giải pháp phần mềm để giúp doanh nghiệp thông qua các công cụ tự động, hoạt động trên cơ sở thời gian thực, vận hành doanh nghiệp một cách suôn sẻ. Điều này giảm bớt gánh nặng của quản lý và cung cấp doanh số bán hàng và dịch vụ khách hàng tốt hơn.

SmartBiz đã đề xuất một giải pháp vừa đủ, triển khai theo từng giai đoạn giúp khách hàng thay đổi dần thói quen để thích nghi với hệ thống với 3 module: Mua hàng, Bán hàng và Quản lý kho trong đó

Cách mà hệ thống ERP triển khai

Mua Hàng: giúp khách hàng chuẩn hóa quy trình mua hàng của mình khi làm việc với nhà cung cấp, lưu lại toàn bộ lịch sử mua hàng. Thống kê được các đơn mua hàng giao dịch với nhà cung cấp và báo cáo chính xác số lượng đơn hàng đã mua theo từng thời điểm khác nhau.

Quản lý kho thông minh: giúp khách hàng quản lý sản phẩm, hàng hóa dễ dàng hơn, đồng bộ dữ liệu sản phẩm, hàng hóa từ 2 cửa hàng và 4 kho trên cùng hệ thống phần mềm để quản lý.

●   Các dữ liệu sản phẩm được quản lý phân loại theo từng nhóm sản phẩm, quản lý theo mã nội bộ cũng như mã nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và tìm kiếm sản phẩm.

●   Phần mềm chuẩn hóa đơn vị tính cho từng loại sản phẩm trong kho giúp việc chuyển đơn vị tính khi nhập hàng và bán hàng được xử lý dễ dàng hơn, không tốn quá nhiều thời gian cho người dùng phải tính bằng tay để chuyển đổi trước khi bán. Cảnh báo tồn kho, giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng trong việc nhập hàng hóa đối với những sản phẩm gần hết.

Bán hàng: phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý được việc từ báo giá sản phẩm cho đến lên đơn cho khách hàng. Thống kê lại toàn bộ lịch sử đơn bán cũng như giá bán đã giao dịch trước đó. Quản lý một cách hiệu quả hơn, tránh bị bỏ sót đơn hàng cũng như nhầm lẫn con số trong xử lý đơn hàng bán.

Hệ thống ERP giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Tổng giao diện báo cáo tổng quan của toàn bộ quy trình, giúp doanh nghiệp nắm được tình hình kinh doanh của mình cũng như nắm được các báo cáo liên quan đến sản phẩm, tồn kho,... Toàn bộ báo cáo được thể hiện theo thời gian thực mang tính kịp thời và chính xác tuyệt đối.
>>> Top 5 lý do vì sao phần mềm ERP thống trị các doanh nghiệp

Kết quả đạt được sau khi triển khai phần mềm?

Dưới đây là hình ảnh phần mềm thực tế sau khi khách thực hiện triển khai ERP: 

Hình ảnh danh sách các sản phẩm 

Hình ảnh chi tiết về số liệu giá bán, giá vốn, số lượng thực tế sản phẩm,...

Hình ảnh số liệu bán hàng được thể hiện qua biểu đồ

Hình ảnh số liệu kho vận được thể hiện qua biểu đồ

Với những thông tin chia sẻ về cách triển khai ERP sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và quyết định có nên áp dụng hệ thống phần mềm ERP cho doanh nghiệp của mình không? SBiz.vn tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết được khó khăn trong công việc quản lý đơn hàng, hàng tồn kho,... Liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết ngay nhé!