Chào mừng bạn đến với bí quyết đặc biệt của chúng tôi về quản lý Mua hàng và Cách Cafe Trung Nguyên quản lý chuỗi cung ứng thành công - nơi mà sự thông minh, hiện đại của hệ thống Mua hàng và cung ứng đã tạo ra một trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng.
Chúng tôi không ngần ngại chia sẻ những bí quyết để nâng cao hiệu suất trong quản lý Mua hàng. Bạn sẽ khám phá cách quản trị quy trình Mua hàng độc đáo của Trung Nguyên áp dụng để duy trì nguồn cung ổn định, kiểm soát chất lượng và tối ưu hóa quy trình cung ứng.
Nếu bạn là người quan tâm đến những bí quyết thành công trong quản lý Mua hàng, yêu thích Cafe Việt Nam, hãy cùng chúng tôi khám phá cách quản lý Mua hàng và Chuỗi cung ứng, mang lại cho bạn sự hiểu biết sâu sắc.
Quản lý Mua hàng là gì?
Quản lý mua hàng (hay quản lý nguồn cung) là một phần quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp. Nó bao gồm quá trình quản lý và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc mua sắm và nhận hàng từ những nguồn cung ở trong nước và quốc tế. Mục tiêu của quản lý mua hàng là đảm bảo rằng doanh nghiệp có sẵn nguồn cung ổn định, chất lượng và giá cả cạnh tranh.
Các hoạt động trong quản lý mua hàng bao gồm việc chọn lựa nhà cung cấp, đàm phán giá cả và điều kiện mua bán, theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp, quản lý hàng tồn kho, và đảm bảo rằng quy trình mua hàng được thực hiện một cách hiệu quả. Ngoài ra, quản lý mua hàng cũng liên quan đến việc giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng, bảo vệ an toàn nguồn cung và duy trì mối quan hệ tích cực với các đối tác cung ứng.
Phương pháp quản lý Mua hàng độc đáo từ Phần mềm quản lý Mua hàng thông minh
Quy trình quản lý Mua hàng
Quy trình quản lý mua hàng là tập hợp các hoạt động được thiết kế để kiểm soát và tối ưu hóa quá trình mua sắm của một doanh nghiệp. Trong môi trường kinh doanh ngày nay, quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đóng góp vào sự linh hoạt và độ chủ động trong quản lý chuỗi cung ứng, đặt nền móng cho sự thành công và bền vững của doanh nghiệp.
Quy trình quản lý Mua hàng hiệu quả
1. Quản lý các Yêu cầu Mua hàng
Quản lý yêu cầu mua hàng là một phần quan trọng của quá trình mua sắm trong một tổ chức. Dưới đây là một số phương pháp quản lý yêu cầu mua hàng hiệu quả:
Hệ thống Quản lý Mua hàng
Sử dụng hệ thống quản lý mua hàng tự động giúp tự động hóa quy trình yêu cầu mua hàng. Hệ thống này có thể tích hợp với các hệ thống khác như Kế hoạch sản xuất và Quản lý tồn kho để cung cấp dự báo chính xác về nhu cầu mua hàng.
Xác nhận yêu cầu
Thiết lập một quy trình xác nhận yêu cầu mua hàng để đảm bảo rằng mọi yêu cầu đều được xem xét và chấp nhận trước khi tiếp tục với các bước tiếp theo. Phân loại yêu cầu giúp ưu tiên và xử lý chúng một cách hiệu quả.
Đặt ngưỡng giới hạn quyền lực
Đối với các tổ chức lớn, việc đặt ngưỡng giới hạn quyền lực cho việc tạo yêu cầu mua hàng có thể giúp giảm rủi ro lạm dụng và đảm bảo quá trình được kiểm soát một cách hiệu quả.
Theo dõi và đánh giá hiệu suất
Thiết lập hệ thống theo dõi để đánh giá hiệu suất của quy trình yêu cầu mua hàng. Các phản hồi từ người yêu cầu và nhà cung cấp có thể giúp cải thiện liên tục quy trình này.
2. Quản lý Kế hoạch Mua hàng
Dưới đây là một số phương pháp quản lý hiệu quả cho Kế hoạch mua hàng:
Sử dụng Hệ thống Quản lý ERP
Hệ thống ERP giúp tích hợp thông tin từ các bộ phận khác nhau như Sản xuất, Kế toán, và Quản lý tồn kho để tạo ra kế hoạch mua hàng chính xác. Các thông số từ các bộ phận này có thể đóng góp vào dự báo nhu cầu mua hàng.
Xác định Nhu cầu Tiêu thụ
Đánh giá và xác định nhu cầu tiêu thụ dựa trên lịch trình sản xuất và dự kiến công suất sản xuất. Việc hiểu rõ nhu cầu này giúp xây dựng kế hoạch mua hàng chính xác.
Tối ưu hóa Sự linh hoạt
Xây dựng kế hoạch mua hàng với sự linh hoạt để đối phó với biến động trong nhu cầu hoặc thay đổi trong quy trình sản xuất. Điều này giúp giảm thiểu thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa.
Sử dụng Dữ liệu Lịch sử
Phân tích dữ liệu lịch sử về mua hàng và tiêu thụ để dự báo nhu cầu tương lai. Việc này giúp cải thiện tính chính xác của kế hoạch mua hàng.
Tương tác với Nhà cung cấp
Hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp để cập nhật thông tin về tình trạng tồn kho, thời gian giao hàng, và các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình mua sắm.
Xác định Độ Ưu Tiên
Xác định độ ưu tiên của các mặt hàng cần mua để đảm bảo rằng các yếu tố quan trọng nhất được ưu tiên cao trong kế hoạch mua hàng.
Liên kết với Kế hoạch Sản xuất
Kết hợp kế hoạch mua hàng chặt chẽ với kế hoạch sản xuất để đảm bảo rằng có sự đồng bộ giữa nhu cầu nguyên liệu và quy trình sản xuất.
Khám phá: Quản lý sản xuất toàn diện, kết nối từ khách hàng đến kho.
Theo dõi và Đánh giá Hiệu suất
Thiết lập hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu suất của kế hoạch mua hàng. Các chỉ số hiệu suất cung cấp thông tin quan trọng để cải thiện quy trình.
Đàm phán với Nhà cung cấp
Thực hiện đàm phán với nhà cung cấp về giá cả, điều kiện giao hàng, và các điều kiện khác để đảm bảo rằng kế hoạch mua hàng là hợp lý và hiệu quả.
3. Quản lý Nhà cung cấp
Dưới đây là một số phương pháp quản lý hiệu quả cho Nhà cung cấp:
Tạo và Quản lý Hồ sơ Nhà cung cấp
Phần mềm quản lý mua hàng cung cấp khả năng tạo và quản lý hồ sơ chi tiết về từng nhà cung cấp. Thông tin này bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, danh sách sản phẩm, lịch sử giao dịch và các thông tin khác quan trọng.
Xác định Tiêu chí Lựa chọn Nhà cung cấp
Xác định tiêu chí quan trọng như chất lượng sản phẩm, độ tin cậy, giá cả, và thời gian giao hàng. Việc này hỗ trợ người quản lý mua hàng trong việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của tổ chức.
Theo dõi Hiệu suất Nhà cung cấp
Hệ thống có khả năng theo dõi hiệu suất của từng nhà cung cấp dựa trên các yếu tố như chất lượng, thời gian giao hàng, và tuân thủ hợp đồng. Điều này giúp tổ chức có cái nhìn toàn diện về đối tác kinh doanh của mình.
Theo dõi tình trạng Tài chính của Nhà cung cấp
Phần mềm có thể theo dõi tình trạng tài chính của những nhà cung cấp chính. Thông tin này cung cấp dấu hiệu về khả năng tài chính của họ và mức độ rủi ro khi làm việc với họ.
Tự Động Hóa Quy trình Đặt hàng
Hệ thống quản lý mua hàng có khả năng tự động hóa quy trình đặt hàng, từ việc tạo đơn đặt hàng cho đến thông báo và xác nhận. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tính hiệu quả của quy trình.
Quản lý Hợp đồng và Điều Khoản
Hệ thống quản lý mua hàng giúp theo dõi hợp đồng và điều khoản với nhà cung cấp. Các ngày hết hạn, điều kiện thanh toán, và các yếu tố khác được quản lý một cách tự động để đảm bảo tuân thủ.
Cổng Báo Giá Trực Tuyến
Nhà cung cấp có thể cập nhật báo giá trực tuyến thông qua một giao diện web hoặc ứng dụng di động. Cổng này cho phép họ nhập thông tin chi tiết về sản phẩm, giá cả, và các điều kiện khác một cách thuận tiện.
Cập Nhật Tình Trạng Hàng Hóa
Nhà cung cấp có thể cập nhật tình trạng của hàng hóa trực tuyến, bao gồm thông tin về tồn kho, thời gian giao hàng dự kiến, và mọi thay đổi về sản phẩm. Điều này giúp người mua hàng và quản lý theo dõi thông tin một cách liên tục.
Xác Nhận Đơn Đặt Hàng Trực Tuyến
Nhà cung cấp có thể xác nhận đơn đặt hàng trực tuyến thông qua cổng thông tin. Việc này giúp giảm thiểu thời gian và rủi ro lỗi liên quan đến việc chuyển thông tin qua email hoặc giấy tờ.
Theo Dõi Thông Báo và Cập Nhật
Cổng thông tin thường có tính năng thông báo để nhà cung cấp nhận thông báo về các sự kiện quan trọng như đơn đặt hàng mới, yêu cầu báo giá, hoặc thay đổi về đơn hàng. Điều này giúp tăng tính thời gian và đáp ứng nhanh chóng.
4. Quản lý Yêu cầu Báo giá/Đặt hàng
Dưới đây là một số phương pháp quản lý hiệu quả cho Yêu cầu Báo giá/Đặt hàng:
Sử dụng Hệ thống Quản lý Mua hàng
Sử dụng hệ thống quản lý mua hàng để tạo, theo dõi và quản lý yêu cầu báo giá/đặt hàng. Hệ thống này có thể tự động thông báo và theo dõi các bước tiến của quy trình.
Phê duyệt Yêu cầu
Thiết lập quy trình phê duyệt báo giá/Đơn hàng để đảm bảo rằng mọi yêu cầu đặt hàng đều được xem xét. Quy trình này cũng giúp kiểm soát ngân sách và chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Xác định và Quản lý Người Duyệt
Xác định người duyệt cho từng loại yêu cầu đặt hàng. Điều này giúp đảm bảo rằng quy trình phê duyệt được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.
Theo dõi và Báo cáo Tình trạng
Sử dụng hệ thống để theo dõi trạng thái của mỗi yêu cầu đặt hàng và tạo báo cáo tổng hợp về tình trạng của chúng. Điều này giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất của quy trình.
Quản lý Thông tin Sản Phẩm
Duy trì thông tin chi tiết về sản phẩm trong hệ thống, bao gồm mô tả, giá cả, thông số kỹ thuật, và thông tin về nhà cung cấp. Điều này giúp quản lý dễ dàng lựa chọn sản phẩm khi tạo yêu cầu đặt hàng.
Đàm phán với Nhà Cung Cấp
Trước khi tạo yêu cầu đặt hàng, tiến hành đàm phán với nhà cung cấp về giá cả, điều kiện thanh toán, và các điều kiện khác. Điều này giúp đảm bảo rằng các điều kiện đã được thảo luận và chấp nhận trước khi tạo đơn đặt hàng.
Theo dõi Tình trạng Tồn kho
Theo dõi tình trạng tồn kho hiện tại để đảm bảo rằng yêu cầu đặt hàng phản ánh đúng nhu cầu và tránh tình trạng tồn kho dư thừa.
5. Quản lý Đơn đặt hàng
Dưới đây là một số phương pháp quản lý hiệu quả cho Đơn đặt mua hàng:
Gán Mã Theo Dõi Đơn Hàng (PO)
Mỗi đơn đặt hàng được gán một mã theo dõi để theo dõi dễ dàng và xác định nhanh chóng trong quá trình xử lý và theo dõi.
Xác nhận Đơn Đặt Hàng
Trước khi gửi đi, đảm bảo rằng mỗi đơn đặt hàng được xác nhận và kiểm tra lại để đảm bảo rằng thông tin đều chính xác và đầy đủ.
Theo dõi Thời gian Giao hàng
Đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được theo dõi theo thời gian giao hàng đã cam kết bởi nhà cung cấp. Nếu có sự trễ, cần thông báo và xử lý kịp thời.
Theo dõi Tình trạng Đơn Đặt Hàng
Sử dụng hệ thống quản lý để theo dõi tình trạng của các đơn đặt hàng. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi bên liên quan có thể theo dõi quá trình mua sắm một cách hiệu quả.
Xác nhận Nhận Hàng
Khi hàng về, đội ngũ nhận hàng cần xác nhận rằng các sản phẩm và số lượng đều chính xác. Nếu có sự không nhất quán, cần thông báo cho nhà cung cấp và bộ phận mua hàng để xử lý.
Kiểm tra và Thanh toán Hóa đơn
Kiểm tra hóa đơn từ nhà cung cấp và so sánh với thông tin trong đơn đặt hàng. Xác nhận rằng tất cả các điều kiện giao hàng và giá đã được đáp ứng trước khi thanh toán.
Tạo Hệ thống Phê duyệt
Xây dựng một quy trình phê duyệt để đảm bảo rằng mỗi đơn đặt hàng đi qua quy trình kiểm soát nội bộ trước khi được chấp nhận và gửi đến nhà cung cấp.
Theo dõi và Đánh giá Hiệu suất
Thiết lập hệ thống theo dõi hiệu suất của quy trình đặt hàng để có cái nhìn toàn diện về cách nó hoạt động và để có cơ hội cải thiện liên tục.
Cách Cafe Trung Nguyên thành công trong quản lý chuỗi cung ứng
1. Giới thiệu về Cafe Trung Nguyên
Ngày 16/06/1996, Chủ tịch Đặng Lê Nguyên Vũ thành lập Trung Nguyên tại Buôn Ma Thuột – thủ phủ cà phê Việt Nam, với số vốn đầu tiên là chiếc xe đạp cọc cạch với niềm tin và ý chí mãnh liệt của tuổi trẻ cùng với khát vọng xây dựng một Thương hiệu cà phê nổi tiếng, đưa hương vị cà phê Việt Nam lan tỏa khắp thế giới.
Tập đoàn Cafe Trung Nguyên (nguồn: Cafe Trung Nguyên)
Cafe Trung Nguyên không chỉ là một thương hiệu cà phê trẻ của Việt Nam mà còn nhanh chóng xây dựng uy tín, trở thành biểu tượng quen thuộc với người tiêu dùng trong và ngoài nước. Trong thời gian ngắn 10 năm, từ một hãng cà phê nhỏ tại thủ phủ cà phê Buôn Ma Thuột, Trung Nguyên đã phát triển thành một tập đoàn mạnh mẽ với sáu công ty thành viên, bao gồm Công ty Cổ phần Trung Nguyên, Công ty Cổ phần Cà phê Hòa tan Trung Nguyên, Công ty TNHH Cà phê Trung Nguyên, Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ G7, cùng Công ty Liên doanh Vietnam Global Gateway (VGG), hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất, chế biến, kinh doanh trà và cà phê, nhuộm quyền thương hiệu, dịch vụ phân phối và bán lẻ hiện đại.
Đi tiên phong trong việc áp dụng mô hình kinh doanh nhượng quyền tại Việt Nam. Trung Nguyên hiện nay đã xây dựng một mạng lưới gần 1000 quán cà phê nhượng quyền trên toàn quốc và 8 quán ở nước ngoài như Mỹ, Nhật Bản, Singapore, Thái Lan, Trung Quốc, Campuchia, Ba Lan, Ukraina. Sản phẩm cà phê Trung Nguyên và cà phê hòa tan G7 đã xuất khẩu đến 43 quốc gia trên thế giới, với sự hiện diện mạnh mẽ tại các thị trường quan trọng như Mỹ và Trung Quốc. Đồng thời, Trung Nguyên còn xây dựng hệ thống hơn 1000 cửa hàng tiện lợi và trung tâm phân phối G7Mart trên toàn quốc.
2. Sự thành công trong quản trị chuỗi cung ứng của Trung Nguyên
Trung Nguyên trong mối quan hệ với các nhà cung ứng. Chuỗi cung ứng của Trung Nguyên được đánh giá là một chuỗi cung ứng thành công, từ thu mua nguyên liệu một cách chủ động, đầu tư và kiểm soát hoạt động sản xuất hiệu quả đến hoạt động phân phối rộng khắp tới tận tay.
Trung Nguyên với Nhà cung ứng
Hiện nay, Trung Nguyên có một hệ thống sản xuất hoạt động vô cùng hiệu quả, ít cạnh tranh hơn khi mà các nguồn nguyên liệu đều là bắt nguồn từ các nông trại trồng cafe do chính Trung Nguyên đầu tư và quản lý.
Chính sách đào tạo Nhà cung cấp
Trung Nguyên đã mở các lớp đào tạo, tập huấn về kỹ thuật cho nông dân, cụ thể công ty vừa tổ chức đợt tập huấn lần thứ 3 trong chương trình mở rộng 1.000ha cà phê bền vững (UTZ Certified) cho 550 hộ nông dân tại xã Ea Tul (huyện Cư M’Gar – Đắk Lắk). Đây là một trong những hoạt động chiến lược của Công ty Trung Nguyên nhằm nâng cao chất lượng nguồn nguyên liệu để tạo
Chính sách hỗ trợ kỹ thuật đầu tư đầu vào.
Kết hợp chương trình phát triển vùng nguyên liệu cà phê bền vững, Trung Nguyên tư vấn hỗ trợ các hộ nông dân ứng dụng kỹ thuật tưới nước nhỏ giọt hiện đại của Israel cùng công nghệ phân bón Yara giúp tiết kiệm chi phí, hiệu quả cao và bảo vệ môi trường. Chương trình đã đem lại hiệu quả cao trong năm vừa qua và nhận được sự ủng hộ của các hộ nông dân trồng cà phê.
Tăng cường các quan hệ với nhà cung cấp.
Tổng giám đốc của Trung Nguyên có các chuyến công tác thường xuyên tới các nhà cung cấp của mình để tăng cường mối quan hệ hữu nghị, lâu bền.
Trung Nguyên đầu tư hệ thống các nhà máy.
Cùng việc phát triển nguồn nguyên liệu bền vững UTZ Certified, Trung Nguyên đã mở rộng đầu tư xây dựng nhà máy chế biến cà phê với công nghệ hiện tại nhất thế giới để tạo nên những sản phẩm cà phê đặc biệt, đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và quốc tế.
Ông Đặng Lê Nguyên Vũ, Tổng giám đốc Trung Nguyên cho hay, toàn bộ dây chuyền thiết bị, công nghệ của nhà máy được sản xuất, chuyển giao trực tiếp từ FEA s.r.l, công ty hàng đầu trong ngành chế tạo thiết bị chế biến thực phẩm và cà phê hoà tan của Ý. “Đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất có công nghệ hiện đại là nền tảng để Trung Nguyên hội nhập, cạnh tranh với các thương hiệu cà phê khác trong khu vực và toàn cầu.
Trung Nguyên với các nhà phân phối.
Trung Nguyên đã có những cải tổ mang tính đồng bộ. Một loạt các quán với diện mạo mới của chuỗi quán nhượng quyền Trung Nguyên gắn liền với tinh thần sáng tạo, văn hóa nghệ thuật như: Hội quán không gian sáng tạo, Cà phê thứ 7, Hội quán sáng tạo thanh niên, Cà phê sách, góp phần mang đến hình ảnh mới chuyên nghiệp hơn của chuỗi quán cà phê nhượng quyền Trung Nguyên.
Kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các nhà phân phối: Trung Nguyên đã tiến hành xem xét kiểm tra để đánh giá thường xuyên hiệu quả phân phối thông qua doanh số bán. Với các nhà phân phối hoạt động không hiệu quả trong thời gian dài, thực hiện nhắc nhở hoặc cắt hợp đồng. Đây là biện pháp thân thiện và cần thiết để công ty hoàn thành các mục tiêu phân phối.
Hệ thống Cafe của Trung Nguyên (nguồn: Cafe Trung Nguyên)
Mối quan hệ với khách hàng trong chuỗi cung ứng của Trung Nguyên.
Khách hàng của Trung Nguyên chủ yếu là các khách hàng cá nhân, những người mua hàng tại những điểm bán lẻ hoặc là thưởng thức cà phê trong chuỗi cửa hàng của Trung Nguyên. Tại hệ thống chuỗi quán cao cấp của Trung Nguyên, ngoài các loại hạt đã rang, khách còn có thể mua máy xay cà phê tay để khi họ muốn, họ có thể chỉ xay đúng lượng hạt đủ dùng cho một phin cà phê và thưởng thức trọn vẹn toàn bộ trải nghiệm như một barista thực thụ. Trung Nguyên còn xây dựng làng cà phê ở Đắk Lắk để khách du lịch tới tham quan và thưởng thức cà phê trong một không gian rất gần gũi với thiên nhiên. Đây là một mô hình khá độc đáo mà Trung Nguyên xây dựng để tạo một hình ảnh mới mẻ trong lòng khách hàng của mình.
Trung Nguyên luôn tìm mọi cách để đáp ứng tốt nhất các khách hàng của mình. Bên cạnh đó, đối với những khách hàng tổ chức, mua với số lượng lớn, sẽ nhận được những mức giá chiết khấu của công ty và những ưu đãi khác cho khách hàng lâu dài.
3. Quy trình Mua hàng của Trung Nguyên
Xác định nhu cầu và đưa ra các tiêu chuẩn về hạt cà phê
Tại Việt Nam có khoảng 80 % người Việt Nam gắn bó với cà phê trong đời sống hằng ngày, và tỷ lệ những người có niềm đam mê mãnh liệt với cà phê là con số không hề nhỏ. Văn hóa cà phê của người Việt Nam cũng rất phong phú, và thói quen uống cà phê của mỗi người cũng không hề giống nhau. Hiện nay, việc cạnh tranh trong ngành cà phê là hết sức khốc liệt, cả nước có 97 cơ sở chế biến cà phê nhân, 160 cơ sở chế biến cà phê rang xay, 8 cơ sở chế biến cà phê hòa tan và 11 cơ sở chế biến cà phê phối trộn. Để tạo được lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững thì các doanh nghiệp kinh doanh cà phê phải lựa chọn và tạo ra cho thương hiệu mình những nét riêng đặc biệt. Vì thế, ể có thể tồn tại lâu dài thì Trung Nguyên cũng đã đưa ra các tiêu chuẩn về hạt cà phê để có thể đưa đến tay khách hàng những sản phẩm tốt nhất với những nét riêng biệt.
Tìm nhà cung cấp và thu mua hạt cà phê
Đối với một doanh nghiệp thì nhà cung cấp đóng vai trò rất quan trọng, họ là người sẽ cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình sản xuất, từ đó có ảnh hưởng đến chất lượng cũng như là giá cả sản phẩm đầu ra. Và đối với Trung Nguyên thì hạt cà phê sẽ là nguyên liệu chính.
Công ty cà phê Trung Nguyên chọn lọc cà phê từ 4 vùng: Hạt cà phê Robusta của Buôn Ma Thuột, hạt Arabica của Jamaica, cà phê Ethiopia của Brazil. Công ty Trung Nguyên có 2 hình thức thu mua, là thu mua qua các doanh nghiệp tư nhân, thương lái và thu mua trực tiếp từ nông dân. Hiện nay các doanh nghiệp tư nhân hay các thương lái thu mua gặp nhiều khó khăn và bị vỡ nợ, gây ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn cung không đáp ứng đủ cả về số lượng lẫn chất lượng nên Trung Nguyên hạn chế sử dụng nhà cung cấp này.
Công ty cũng đã tìm cho mình được một hướng mới để giải quyết vấn đề nguồn nguyên liệu đầu vào, đó là tự mình đầu tư và quản lý trực tiếp các nông trại cà phê của người nông dân, biến các nông trại cà phê trở thành một bộ phận của doanh nghiệp, từ đó cũng giúp công ty chủ động hơn trong nguồn nguyên liệu, bên cạnh đó cũng góp phần tăng cường mối quan hệ giữa doanh nghiệp với nông dân trồng cà phê. Bên cạnh nguồn cung cấp về cà phê thì Trung Nguyên cũng còn các nhàn cung cấp khác như: các nhà cung cấp bao bì, công ty cung cấp máy móc thiết bị…
Thương lượng và kí kết hợp đồng mua bán
Sau khi đã tìm kiếm được nhà cung cấp phù hợp thì hai bên sẽ cùng thương lượng và kí kết hợp đồng. Các vấn đề cần thương lượng với nhà cung cấp bao gồm: tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hoá cần mua, quy cách, bao bì, chất lượng, giá cả và sự giao động về giá, các kiểm tra, phân loại, xử lý hàng hoá không đạt chất lượng…
Theo dõi và nhập hàng vào kho
Sau khi kí kết hợp đồng mua bán, Doanh nghiệp cần giám sát, theo dõi quá trình giao hàng để nắm được rõ tình trạng hàng hóa, thời gian giao hàng, thời gian nhận hàng để không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất cà phê, ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
Đọc ngay: Cách quản lý kho đột phá bằng công nghệ Mã vách/QR code và Layout kho thông minh.
Đánh giá nhà cung cấp
Sau khi đã mua hàng và nhập kho hạt cà phê thì việc đánh giá lại hoạt động của nhà cung cấp với sự tham gia của những người đã ra quyết định mua sản phẩm cũng hết sức quan trọng. Việc đánh giá sẽ giúp Trung Nguyên biết được nhà cung cấp đã thực hiện đúng cam kết về hàng hóa như chất lượng hàng hóa đã đạt chuẩn hay chưa, dịch vụ như thế nào... Việc đánh giá kịp thời có thể giúp doanh nghiệp phát hiện ra những sai sót để xử lý nhanh nhất có thể tránh những thiệt hại không mong muốn.
4. Thách thức trong quản lý Mua hàng của Trung Nguyên
Dù Cà phê Trung nguyên là doanh nghiệp cà phê mới xuất hiện từ khoảng năm 1996 nhưng tạo dựng được sự uy tín cao và trở thành thương hiệu cà phê quen thuộc nhất đối với người tiêu dùng cả trong và ngoài nước. Trung Nguyên đã trổi dậy thành một tập đoàn hùng mạnh với 6 công ty thành viên vì thế mà kinh nghiệm và sự chỉnh chu trong các giai đoạn là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, doanh nghiệp này cũng không thể tránh khỏi những khó khăn mà thị trường và môi trường mang lại.
- Khó khăn lớn nhất mà các doanh nghiệp gặp phải trong việc quản lý mua hàng chính là sự bất đồng bộ nhu cầu của nhiều bộ phận, sự “ước lượng cầm chừng” của nhân viên mà không kiểm soát được đâu mới là thời điểm cần nên mua và mua những gì. Đặc biệt đây là tập đoàn lớn, việc tập hợp, đánh giá và phê duyệt những nhu cầu mua sắm từ các chi nhánh làm tốn kém không ít thời gian và chi phí, không kiểm soát được tình trạng tiêu cực xảy ra: nhà thầu “đi cửa sau”, một số cá nhân trục lợi,...làm giảm chất lượng của sản phẩm.
- Cà phê là loại cây rất kén khí hậu, đòi hỏi cao về các điều kiện về địa lý, khí hậu, nguồn nước,...mới có thể phát triển tốt nhất. Nhưng hiện nay, một vấn đề nghiêm trọng là nền nhiệt tăng, điều này khiến chất lượng cà phê bị giảm sút do thời gian trái chín được đẩy nhanh. Vì sự biến đổi khí hậu làm giảm chất lượng hàng hóa nên khó đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu về số lượng và chất lượng hạt cà phê cho việc sản xuất. Trong tương lai, có thể dẫn đến tình trạng tăng giá một cách nghiêm trọng hạt cà phê là việc thu mua hạt cà phê trở nên khó khăn hơn.
Kết luận
Qua việc tìm hiểu về bí quyết quản lý Mua hàng và cách mà Cafe Trung Nguyên đã thành công trong quản lý chuỗi cung ứng, chúng ta không chỉ chứng kiến một mô hình kinh doanh hiệu quả mà còn nhận thức sâu rộng về sự quan trọng của quản lý mua hàng và sự hiệu quả trong quản lý chuỗi cung ứng.
Với thách thức lớn nhất mà Trung Nguyên đang gặp phải, Trung Nguyên nên xây dựng quy trình chặt chẽ để đánh giá và phê duyệt nhu cầu mua hàng từ các chi nhánh khác nhau. Tích hợp hệ thống quản lý Mua hàng thông minh để xây dựng một hệ thống dự báo và lập kế hoạch mua hàng, tự động hóa quy trình mua hàng. Điều này giúp dự đoán nhu cầu mua hàng tốt hơn, từ đó tăng cường sự chính xác trong quản lý hàng tồn kho và giảm thiểu rủi ro về thiếu hụt hoặc dư thừa đồng thời giảm chi phí không cần thiết do mua hàng không hiệu quả.
