Một trong những khó khăn lớn cản trở doanh nghiệp mở rộng và tăng trưởng là khả năng quản lý hàng tồn kho kém. Nó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến khách hàng của bạn nếu bạn không cung cấp kịp thời cho họ. Trong kinh doanh B2B, nó dẫn đến sự thiếu tin tưởng và gắn bó, điều này tạo ra mối quan hệ lâu dài giữa người cung cấp và người bán.
Ngoài ra, khi thói quen mua sắm của khách hàng liên tục thay đổi, các thương hiệu ngày càng phát triển để bán hàng trên nhiều kênh để đáp ứng nhu cầu của họ. Do đó, để dễ dàng quản lý và theo dõi sản phẩm đã bán và số dư hàng tồn kho trên tất cả các kênh này, các phương pháp và công cụ kiểm soát hàng tồn kho là cần thiết hơn bao giờ hết.
Bài viết này giải thích các tính năng chính cần xem xét khi tìm kiếm Hệ thống quản lý hàng tồn kho và cách xác định các tính năng chính của hệ thống quản lý hàng tồn kho theo ngành.
Nội dung chính
1. Hệ thống quản lý kho là gì?
2. Các tính năng chính của hệ thống quản lý kho cần có
3. Các tính năng quản lý kho cần được xem xét
4. Các tính năng của hệ thống quản lý hàng tồn kho theo ngành
Hệ thống quản lý kho là gì?
Hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp các tổ chức tính toán tất cả hàng tồn kho đến và đi để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và tránh chi phí cho việc tồn kho quá nhiều hoặc thua lỗ kinh doanh do hết hàng. Hệ thống tác động đến mọi chức năng kinh doanh thiết yếu bao gồm kế toán, sản xuất, quản lý kho, mua hàng, bán hàng và dịch vụ khách hàng.
Các thông số kỹ thuật chính của hệ thống quản lý kho là gì?
Các thông số kỹ thuật chính của hệ thống quản lý hàng tồn kho liên quan đến việc cung cấp cách thức lưu trữ, tổ chức, quản lý và phân tích dữ liệu hàng tồn kho. Yêu cầu hệ thống bao gồm:
Giao diện dễ sử dụng
Tự động hóa để loại bỏ các quy trình thủ công của các chức năng kinh doanh liên quan đến quản lý hàng tồn kho.
Cơ sở dữ liệu an toàn, đáng tin cậy cung cấp dữ liệu chính xác, theo thời gian thực.
Hiệu suất cho phép theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho nhanh chóng
Khả năng cho người quản trị dễ dàng thêm các mô-đun phần mềm với cấu hình tối thiểu để hệ thống có thể mở rộng.
Tích hợp phần mềm và các tính năng tự động giúp giảm thiểu việc cập nhật hoặc nhập kho thủ công.
Các module chính trong hệ thống quản lý Kho là gì?
Các mô-đun tạo nên hệ thống quản lý hàng kho khác nhau tùy theo nhà cung cấp và giá cả. Bạn có thể bắt đầu với các mô-đun quản lý hàng tồn kho cơ bản (công cụ quản lý và quản lý đơn hàng) và xây dựng hệ thống bao gồm các tính năng và tích hợp phần mềm nâng cao (chẳng hạn như kế toán và thương mại điện tử) trong đó phổ biến nhất bao gồm:
Mô-đun thương mại điện tử: Các mô-đun này hữu ích cho việc bán hàng trực tuyến.
Mô-đun Kế toán: Các mô-đun này tự động hóa các hoạt động tài chính và kế toán như các khoản phải trả và phải thu, mua sắm và thanh toán của bên thứ ba, đồng thời chúng phân loại doanh thu.
Mô-đun quản trị dữ liệu: Các mô-đun giống như quản trị viên này cung cấp các công cụ nhanh chóng, đơn giản để quản lý dữ liệu hệ thống hàng tồn kho như kết nối người dùng qua mật khẩu, cập nhật hồ sơ hàng tồn kho và xuất dữ liệu.
Mô-đun quản lý kho: Các mô-đun kho cung cấp các chức năng quản lý hàng tồn kho phải có như lập lịch cuộc hẹn, nhận đơn đặt hàng, xử lý trả hàng, ghi nhãn và quản lý nhà cung cấp dịch vụ của bên thứ ba.
Mô-đun Quản lý Đơn hàng: Các mô-đun này giúp quản lý các đơn đặt hàng, yêu cầu bộ phận và hợp nhất đơn hàng.
Các tính năng chính của hệ thống quản lý kho cần có?
Hệ thống quản lý kho có các tính năng giúp quản lý, kiểm soát, theo dõi và lập kế hoạch hàng tồn kho. Sử dụng danh sách các tính năng phần mềm này để so sánh các giải pháp để bạn có thể chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp.
STT | Các tính năng | Diễn giải |
1 | Kiểm soát hàng tồn kho | Kiểm soát hàng tồn kho là phân loại, di chuyển, bổ sung, trả lại và theo dõi các sản phẩm và nguyên vật liệu một cách hiệu quả. Các công cụ kiểm soát hàng tồn kho có thể phân loại sản phẩm theo loại, vị trí và SKU (hoặc số sê-ri), kiểm tra dữ liệu, tạo báo cáo, tìm kiếm, lọc và xem sản phẩm theo thời gian thực. Khám phá: Cách cải thiện 50% hiệu suất lấy hàng và thực hiện đơn hàng |
2 | Quản lý hàng tồn kho | Xử lý các quy trình kinh doanh xảy ra trước khi hàng đến kho và cách hàng tồn kho đến các điểm đến khác. Các tính năng này bao gồm các công cụ để quản lý kho đa địa điểm và tích hợp với phần mềm hoặc nền tảng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) khác (ví dụ: tạo hóa đơn không cần giấy tờ và đơn đặt hàng). |
Theo dõi hàng tồn kho | Theo dõi hàng tồn kho ở các giai đoạn khác nhau trong chuỗi cung ứng và tự động hóa các quy trình. | |
4 | Quản lý hàng hoá bằng Mã vạch | Phần mềm mã vạch giúp loại bỏ lỗi nhập dữ liệu và tự động hóa các chức năng nghiệp vụ yêu cầu giao tiếp với các bộ phận khác của hệ thống. Thu thập, lưu trữ và tổ chức dữ liệu hàng tồn kho kỹ thuật số giúp hoạt động kiểm kê nhanh hơn và chính xác hơn. Phần mềm mã vạch có thể tích hợp với các tính năng báo cáo và tài liệu kỹ thuật số (ví dụ: chữ ký trên màn hình cảm ứng và lập hóa đơn không cần giấy tờ). Thiết bị quét mã vạch di động cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho, tăng tốc các quy trình tại văn phòng và bổ sung hàng dự trữ và cho phép lập tài liệu không cần giấy tờ. |
5 | Tối ưu hoá hàng tồn kho | Thay vì các công thức đặt hàng tiêu chuẩn và quy trình đặt hàng cơ bản, bạn có thể sử dụng các công cụ cung cấp báo cáo tự động, xu hướng tồn kho và chế độ xem các thay đổi trên toàn bộ chuỗi cung ứng. Thông tin này cho phép khớp cung và cầu chặt chẽ hơn để bạn có thể tối ưu hóa hàng tồn kho hiện có.
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cần thiết cho việc Lập kế hoạch hàng tồn kho |
6 | Cảnh báo hàng tồn kho | Các mô-đun khác nhau kích hoạt cảnh báo hàng tồn kho giúp giảm lãng phí, tối ưu hóa tài chính hàng tồn kho và quản lý kỳ vọng của khách hàng. Các tính năng này bao gồm email hoặc tin nhắn SMS tự động thông báo cho bạn về mức tồn kho thấp và sự chậm trễ trong giao hàng và chuỗi cung ứng. Cảnh báo hàng tồn kho cung cấp một mức độ kiểm soát hoạt động bổ sung cho dự báo bán hàng, lập kế hoạch nguyên vật liệu, hậu cần vận chuyển và quản lý nhà cung cấp. |
Các tính năng quản lý kho cần được xem xét
Hãy xem xét các tính năng của hệ thống quản lý kho hiện đại sau đây, mà bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình và làm được nhiều việc hơn là kiểm soát hàng tồn kho:
STT | Các tính năng | Diễn giải |
1 | Cơ sở hạ tầng đám mây (Cloud) | Phần mềm dựa trên đám mây là một giải pháp có thể mở rộng, tiết kiệm chi phí. Điện toán đám mây có nghĩa là các tổ chức không cần thuê nhân viên chuyên trách để quản lý và duy trì các hệ thống đó. Cơ sở hạ tầng đám mây cũng cho phép sao lưu tự động, truy cập an toàn và cộng tác trong thời gian thực trên nhiều địa điểm. Cung cấp cơ sở dữ liệu có thể mở rộng và tiết kiệm chi phí, sao lưu tự động, tích hợp thiết bị di động và truy cập an toàn trên nhiều địa điểm. |
2 | Tích hợp Internet of Things (IoT) | Mang đến kiểm soát và báo cáo hàng tồn kho tự động, ghi nhãn kỹ thuật số, theo dõi GPS và theo dõi hỗ trợ Bluetooth và RFID. Công nghệ này cũng đã được sử dụng để cải thiện an ninh chống trộm cắp và mất mát.
|
3 | Nhãn kỹ thuật số | Việc chuyển sang ghi nhãn kỹ thuật số đã tạo ra các tính năng như thẻ RFID hỗ trợ GPS và mã vạch kỹ thuật số. Với dữ liệu kiểm kê kỹ thuật số, các tổ chức hiện có thể kết nối mạng các thiết bị cầm tay với cơ sở dữ liệu để theo dõi thời gian thực và tài liệu không cần giấy tờ. |
4 | Thiết bị di động | Các thiết bị di động và ứng dụng cho phép theo dõi thời gian thực và cảnh báo và thông báo hàng tồn kho tức thì. |
5 | Học máy và AI | Công nghệ này cung cấp phân tích dữ liệu theo thời gian thực có thể cải thiện dự báo và báo cáo về xu hướng tồn kho khó theo dõi và dự đoán theo cách thủ công.
|
Các tính năng của hệ thống quản lý hàng tồn kho theo ngành
Trong phần này, bạn sẽ tìm thấy danh sách về các tính năng chính của hệ thống quản lý kho dựa theo từng ngành ngoài các tính năng cần có hoặc cần được xem xét ở trên.
Ngành Sản xuất
Hệ thống quản lý hàng tồn kho dành cho sản xuất có các tính năng kết hợp để quản lý kho hàng và kho nguyên liệu. Các tính năng này kết hợp khả năng chuyển đổi đơn vị tiên tiến để xử lý kho nguyên liệu số lượng lớn, kết hợp phương pháp sản xuất tinh gọn, lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu và lập định mức nguyên vật liệu.
Tìm hiểu thêm: Làm thế nào để sản xuất tinh gọn và cách Toyota sản xuất tinh gọn như thế nào?
Các tính năng chính của hệ thống quản lý hàng tồn kho dành cho sản xuất bao gồm:
STT | Các tính năng | Diễn giải |
1 | Chuyển đổi đơn vị đo lường | Chuyển đổi số lượng hàng tồn kho nhận được thành đơn vị đo lường cao hơn hoặc thấp hơn.
|
2 | Đặt hàng tự động | Đặt giới hạn hàng và đặt hàng khi hàng tồn kho giảm xuống dưới một số lượng nhất định.
|
3 | Lập kế hoạch nguyên vật liệu | Theo dõi nguyên vật liệu trực tiếp hoặc gián tiếp theo chu kỳ mua và sản xuất, lập bảng kê nguyên vật liệu và xác định lợi tức đầu tư (ROI) cho một nguyên vật liệu nhất định.
|
4 | Quản lý Đơn đặt hàng | Chỉ định nhà cung cấp, theo dõi thời gian giao hàng của sản phẩm và quản lý vòng đời của đơn đặt hàng.
|
5 | Hàng tồn kho được tuần tự hóa | Đi sâu vào từng mặt hàng để theo dõi vòng đời sản phẩm, xác định hàng tồn kho bị lỗi và theo dõi thông tin bảo hành.
|
Ngành Phân phối/Bán buôn
Các nhà bán buôn có kênh phân phối trực tuyến cần các tính năng quản lý hàng tồn kho giúp kiểm soát và theo dõi hàng tồn kho số lượng lớn, quản lý nhiều nhà cung cấp và khách hàng và tự động hóa các quy trình.
Các tính năng chính dành cho nhà phân phối bán buôn bao gồm:
STT | Các tính năng | Diễn giải |
1 | Thực hiện đơn hàng bán hàng | Sử dụng một trang tổng quan để xem đơn hàng bán hàng, tạo phiếu đóng gói và tự động xác nhận qua email cho khách hàng. |
2 | Thực hiện Nhiều Kho | Theo dõi và thực hiện các đơn đặt hàng với hàng tồn kho được lưu trữ trên nhiều kho. |
3 | Đóng gói | Kiểm soát, chuyển và kết nối các mặt hàng thường được theo dõi riêng lẻ thành đơn đặt hàng bán hàng theo gói cho các dịch vụ như hộp đăng ký.
|
4 | Theo dõi theo lô | Theo dõi số lượng nhiều mặt hàng dễ hư hỏng, nhạy cảm với thời gian theo ngày hết hạn của nhà sản xuất với số lô có thể truy nguyên.
|
5 | Quản lý thùng | Quản lý thùng cho phép nhận hàng tồn kho tại kho và bỏ vào các thùng ưu tiên trong hệ thống giá đỡ của nhà kho để dễ dàng lấy hàng sau này trong quá trình thực hiện đơn hàng. |
Ngành Bán lẻ
Các nhà bán lẻ phụ thuộc vào các tính năng quản lý hàng tồn kho để tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng tại cửa hàng. Họ cần các giải pháp cải thiện việc theo dõi hàng tồn kho, dự báo nhu cầu và cảnh báo hàng tồn kho. Các tính năng quản lý đa vị trí, chính xác là điều cần thiết cho các hoạt động đa kênh (ví dụ: mua trực tuyến, nhận hàng tại cửa hàng). Các tính năng tích hợp điểm bán hàng và kế toán đóng vai trò quan trọng đối với các hoạt động bán lẻ truyền thống.
Các tính năng chính cho bán lẻ bao gồm:
STT | Các tính năng | Diễn giải |
1 | Nhận từng phần | Kiểm soát và theo dõi hàng tồn kho đã nhận từng phần. |
2 | Quản lý đơn đặt hàng | Tạo đơn đặt hàng mới với đơn đặt hàng tổng hợp của nhà cung cấp và theo dõi sản phẩm theo loại, lượng hàng đến dự kiến hoặc theo mùa. |
3 | Dự báo nhu cầu | Đặt mức tồn kho ưu tiên theo nhu cầu theo mùa, tự động bổ sung ở nhiều vị trí và tạo báo cáo để xác định xu hướng nhu cầu trong tương lai. |
4 | Kiểm kê chu kỳ | Phân loại hàng tồn kho theo khối lượng, giá trị hoặc giao dịch và nhận lời nhắc tự động về số lượng hàng tồn kho để thiết lập mức tồn kho an toàn. |
Thương mại điện tử
Hệ thống kho thương mại điện tử cần hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho chính xác và các quy trình tự động để cung cấp sản phẩm cho khách hàng mà không bị gián đoạn. Tích hợp kế toán kết hợp xử lý thanh toán trực tuyến, lập hóa đơn qua email và theo dõi khoảng không quảng cáo là các tính năng thương mại điện tử phổ biến.
Các tính năng hàng đầu của hệ thống quản lý hàng tồn kho cho thương mại điện tử bao gồm:
STT | Các tính năng | Diễn giải |
1 | Xử lý hàng trả lại | Gửi cập nhật email của khách hàng, chỉ định kho hàng để nhận hàng bị trả lại và tạo báo cáo về xu hướng trả hàng.
|
2 | Tự động hoàn lại | Tạo đơn đặt hàng tự động khi hàng tồn dưới mức đặt trước.
|
3 | Vận chuyển qua nhiều hãng vận chuyển | Lưu trữ thông tin liên hệ và dữ liệu về các hãng vận chuyển ưu tiên và quản lý nhiều nhà cung cấp dịch vụ hậu cần. |
4 | Kiểm soát kho ảo | Tạo kho ảo và quản lý hậu cần chuyển hàng với kho hàng của nhà cung cấp được lưu trữ ở nơi khác.
|
5 | Hiển thị tình trạng còn hàng của hàng tồn kho trên trang web | Phản ánh chính xác tình trạng còn hàng trên các nền tảng thương mại điện tử. |
Khám phá: Cách + 5000 doanh nghiệp lớn xây dựng Nhà kho thông minh thành công
Kết luận
Người ra quyết định có rất nhiều lựa chọn và việc chọn ra giải pháp phù hợp cần có thời gian, nghiên cứu và đặt những câu hỏi thông minh. SmartBiz có các câu trả lời và nhiều công cụ có thể giúp quá trình này dễ dàng hơn. Tối ưu hoá hiệu suất Kho của bạn. Theo dõi và kiểm soát các hoạt động Nhà kho chính xác. Kho trực tuyến hiện đại trên một phần mềm quản lý.
Tìm hiểu thêm cách SmartBiz quản lý kho thông minh như thế nào để quản lý hàng tồn kho tự động, tăng độ chính xác, cải thiện hiệu suất, giảm chi phí và tăng dòng tiền.
