Nếu không có hệ thống quản lý kho, việc quản lý hàng hoá sẽ trở nên khó khăn và dễ xảy ra sai sót. Nhân viên quản lý kho sẽ phải thực hiện công việc theo cách thủ công, như viết tay các thông tin về hàng hóa, kiểm tra số lượng hàng hóa bằng cách đếm, và lưu trữ thông tin trong sổ sách. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót, như ghi sai số lượng hàng hóa, không cập nhật thông tin hàng hóa đầy đủ, hoặc không phân loại hàng hóa theo đúng cách.
Kết quả, việc quản lý kho sẽ không hiệu quả, dẫn đến thất thoát hàng hóa, thời gian và tiền bạc. Do vậy, việc sử dụng hệ thống quản lý kho là rất quan trọng nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng cường hiệu quả và độ chính xác trong quản lý kho. Nó cho phép doanh nghiệp cải thiện quy trình và tối ưu hoá mọi hoạt động liên quan đến kho, giúp đảm bảo sự chuẩn bị hàng hoá đầy đủ, quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giảm thiểu tồn kho thừa và hạn chế thiếu hàng.
Đây cũng là lý do Tập đoàn Hoà Phát, một trong những tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam về sản xuất và kinh doanh các sản phẩm thép, thép xây dựng đã xây dựng một hệ thống quản lý kho thông minh, hiện đại.
Vậy hệ thống quản lý kho của tập đoàn Hoà Phát đang hoạt động như thế nào? Trong Case study này bạn sẽ được chia sẻ phương pháp quản lý hay nhất từ thực tiễn quản lý kho của Hoà phát bao gồm:
1. Giới thiệu sơ lược về Tập đoàn Hoà Phát
2. Phương pháp quản lý kho của Hoà Phát
3. Quy trình quản lý kho hàng hoá
4. Cách tổ chức, bố trí, sắp xếp và lưu trữ kho hàng hóa
6. Cách Hoà Phát quản lý kho bằng mã vạch, QR Code
7. Hệ thống quản lý kho của Hoà Phát khủng như thế nào?
Giới thiệu sơ lược về tập đoàn Hoà Phát
Hòa Phát là Tập đoàn sản xuất công nghiệp hàng đầu Việt Nam. Khởi đầu từ một Công ty chuyên buôn bán các loại máy xây dựng từ tháng 8/1992, Hòa Phát lần lượt mở rộng sang các lĩnh vực khác như Nội thất, ống thép, thép xây dựng, điện lạnh, bất động sản và nông nghiệp. Ngày 15/11/2007, Hòa Phát chính thức niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán Việt Nam với mã chứng khoán HPG.
Về quy mô, tập đoàn Hoà Phát hiện tại gồm có 20 Công ty thành viên và nhiều đơn vị trực thuộc với tổng số lượng nhân sự hơn 34.000 người. Tập đoàn có nhiều nhà máy sản xuất thép, nhà máy sản xuất sản phẩm từ đồng và nhôm, nhà máy sản xuất xi măng và nhà máy sản xuất ống thép và hệ thống nhà kho lớn trên toàn quốc để lưu trữ hàng hoá.
Sơ đồ tổ chức Tập đoàn Hoà Pháp (Ảnh: Hoà Phát)
Phương pháp quản lý Kho của Hoà Phát
Tập đoàn Hoà Phát có nhiều phương pháp quản lý kho khác nhau để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Một số phương pháp quản lý kho của tập đoàn Hoà Phát bao gồm:Quản lý kho bằng phần mềm: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tình trạng hàng tồn kho, đặt hàng và phân phối hàng hóa. Phần mềm này giúp tối ưu hóa quá trình quản lý kho và giảm thiểu sai sót.
Quản lý kho bằng mã vạch: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng mã vạch để đánh dấu hàng hóa và quản lý kho. Việc sử dụng mã vạch giúp đơn giản hóa việc kiểm tra và đếm số lượng hàng hóa.
Quản lý kho bằng hệ thống RFID: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng công nghệ RFID để quản lý kho hàng. Các sản phẩm được gắn thẻ RFID, giúp theo dõi được vị trí của từng sản phẩm trong kho hàng.
Quản lý kho theo hệ thống FIFO: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng hệ thống FIFO (First In First Out) để quản lý hàng hóa trong kho. Điều này giúp đảm bảo hàng hóa được sử dụng và xuất kho theo thứ tự nhập vào.
Quản lý kho theo hệ thống ABC: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng hệ thống ABC để phân loại hàng hóa và đánh giá mức độ quan trọng của từng loại hàng trong kho. Việc này giúp định rõ mức độ ưu tiên trong việc quản lý và xuất kho các loại hàng hóa.
Tìm hiểu thêm: Cách quản lý hàng tồn kho theo quy tắc 80/20 (nguyên tắc Pareto)
Thực tiễn từ Hoà Phát
Sử dụng hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng các hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, bao gồm hệ thống quản lý kho hàng hóa, hệ thống quản lý xuất nhập kho và hệ thống theo dõi lô hàng. Các hệ thống này giúp tập đoàn quản lý kho hiệu quả, tăng tính chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho.
Sử dụng công nghệ tiên tiến: sử dụng các công nghệ tiên tiến như hệ thống đọc mã vạch và hệ thống tự động hoá để tăng tính hiệu quả trong quản lý kho.
Thực hiện quản lý kho theo tiêu chuẩn quốc tế: Tập đoàn Hoà Phát thực hiện quản lý kho theo các tiêu chuẩn quốc tế như Tiêu chuẩn quản lý kho ISO 9001:2015, Tiêu chuẩn quản lý an toàn kho bãi ISO 45001:2018. Điều này giúp tập đoàn đảm bảo tính an toàn và chất lượng hàng hoá trong kho bãi.
Tối ưu hóa quá trình quản lý kho: Tập đoàn Hoà Phát thường xuyên cải tiến và tối ưu hoá quá trình quản lý kho, nhằm giảm thiểu tối đa các sai sót trong quá trình quản lý, tăng tính hiệu quả và giảm chi phí.
Tăng cường đào tạo nhân viên: Tập đoàn Hoà Phát đầu tư đào tạo nhân viên về các kỹ năng quản lý kho và sử dụng các công nghệ quản lý kho, nhằm đảm bảo nhân viên có đủ kỹ năng để thực hiện quản lý kho hiệu quả.
Quy trình quản lý Kho hàng hoá
Đối với một tập đoàn lớn như Tập đoàn Hoà Phát, việc quản lý kho hàng hoá hiệu quả là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh và cung ứng hàng hóa được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Quy trình quản lý kho hàng hoá của Tập đoàn Hoà Phát bao gồm các bước như sau:
Tiếp nhận hàng hoá: Khi hàng hoá đến kho, nhân viên sẽ tiếp nhận và kiểm tra hàng hoá để đảm bảo chất lượng và số lượng của hàng hoá.
Lưu kho hàng hoá: Sau khi kiểm tra hàng hoá, nhân viên sẽ tiến hành lưu kho hàng hoá theo các khu vực lưu trữ khác nhau.
Quản lý xuất nhập kho: Khi có yêu cầu xuất kho hoặc nhập kho hàng hoá, nhân viên sẽ tiến hành thực hiện các thủ tục và quy trình quản lý xuất nhập kho để đảm bảo việc di chuyển hàng hoá được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Theo dõi lô hàng: Tập đoàn Hoà Phát cũng áp dụng hệ thống theo dõi lô hàng để đảm bảo việc quản lý kho hàng hoá được diễn ra đúng quy trình và đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin về hàng hoá.
Phần mềm quản lý kho
Tập đoàn Hoà Phát sử dụng các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp để đảm bảo việc quản lý kho hàng hoá được diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Phần mềm này cho phép nhân viên quản lý kho tiến hành các công việc như nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng hóa, theo dõi lô hàng và báo cáo tình trạng hàng tồn kho.
Ngoài ra, Tập đoàn Hoà Phát cũng áp dụng các phần mềm quản lý sản xuất và bán hàng để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin về hàng hoá. Các phần mềm này được tích hợp với phần mềm quản lý kho để đảm bảo sự liên kết và chính xác của thông tin giữa các bộ phận trong công ty.
Kho thép thanh Hoà Phát
Cách tổ chức, bố trí, sắp xếp và lưu trữ kho hàng hoá
Hòa Phát đã đưa ra các quy định và quy trình cụ thể để tổ chức, bố trí, sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho. Cụ thể, các sản phẩm đưa vào kho phải được kiểm tra và phân loại theo loại hàng, kích thước, trọng lượng và tính chất khác nhau. Sau đó, các sản phẩm sẽ được sắp xếp và lưu trữ tại các khu vực khác nhau trong kho, theo một kế hoạch bố trí khoa học và thuận lợi nhất.
Các sản phẩm được đánh mã và đặt nhãn để dễ dàng quản lý, tìm kiếm và phân phối. Mã sản phẩm sẽ được tạo ra theo quy trình chuyên nghiệp và có tính đồng nhất, giúp công việc quản lý hàng hóa trở nên chính xác hơn.
Ngoài ra, hệ thống quản lý kho của Hòa Phát còn được tích hợp với các công nghệ hiện đại như mã vạch, QR code để giúp công việc quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn.
Để đảm bảo an toàn và bảo quản hàng hóa tốt nhất, Hòa Phát cũng đầu tư vào các công nghệ hiện đại như hệ thống điều hòa, kiểm soát độ ẩm, giám sát an ninh, v.v. Đồng thời, họ cũng luôn nâng cao năng lực quản lý kho của các nhân viên, đào tạo và cập nhật các kiến thức mới nhất về kho vận và hậu cần.
Cách đặt mã sản phẩm của Hoà Phát
Tập đoàn Hòa Phát đặt mã hóa hàng hóa theo tiêu chuẩn quốc tế để giúp việc quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Cụ thể, Tập đoàn Hòa Phát sử dụng mã EAN (Mã số nhận dạng theo quản lý châu Âu) và mã UPC (Mã sản phẩm chung) để đánh mã cho hàng hóa.
Mã EAN là một hệ thống mã đa dạng được sử dụng toàn cầu để đánh mã cho các sản phẩm. Hệ thống này sử dụng mã vạch để hiển thị thông tin sản phẩm, bao gồm tên sản phẩm, nhà sản xuất, nơi sản xuất, ngày sản xuất, ngày hết hạn, số lượng và giá cả. Mã EAN bao gồm 13 chữ số và được gắn trên sản phẩm.
Mã UPC là một hệ thống mã đơn giản hơn, được sử dụng chủ yếu ở Mỹ và Canada. Mã UPC cũng sử dụng mã vạch để hiển thị thông tin sản phẩm, bao gồm tên sản phẩm, nhà sản xuất và giá cả. Mã UPC bao gồm 12 chữ số và được gắn trên sản phẩm.
Việc đặt mã hóa hàng hóa theo tiêu chuẩn quốc tế giúp Tập đoàn Hoà Phát có thể quản lý hàng hóa một cách chính xác và nhanh chóng. Bằng cách quét mã vạch trên sản phẩm, hệ thống quản lý kho của Tập đoàn Hoà Phát có thể tự động cập nhật thông tin hàng hóa và kiểm tra số lượng hàng tồn kho, giúp việc quản lý kho được thuận lợi hơn và chính xác hơn xác nhận khác.
Ví dụ về cách đặt mã hàng của Tập đoàn Hoà Phát như sau:
Giả sử Tập đoàn Hoà Phát sản xuất một loại thép dùng trong ngành xây dựng và đặt mã hàng theo chuẩn quốc tế EAN-13, thì mã hàng sẽ có cấu trúc như sau:
Mã quốc gia: Số đầu tiên của mã EAN-13 là mã quốc gia, được quy định bởi Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế (ISO). Ví dụ, số 893 là mã quốc gia của Việt Nam.
Mã nhà sản xuất: Số tiếp theo (5 chữ số) là mã nhà sản xuất, do Tập đoàn Hoà Phát tự đặt. Ví dụ, Tập đoàn Hoà Phát sử dụng mã nhà sản xuất là 12345.
Mã sản phẩm: Số tiếp theo (5 chữ số) là mã sản phẩm, do Tập đoàn Hoà Phát tự đặt. Ví dụ, Tập đoàn Hoà Phát đặt mã sản phẩm của loại thép này là 67890.
Số kiểm tra: Số cuối cùng (1 chữ số) là số kiểm tra, được tính toán dựa trên các số trước đó để đảm bảo tính chính xác của mã.
Vậy, mã EAN-13 của sản phẩm thép của Tập đoàn Hoà Phát sẽ có dạng: 8931234567890X (trong đó, X là số kiểm tra). Khi quét mã vạch này, hệ thống quản lý kho của Tập đoàn Hoà Phát sẽ tự động cập nhật thông tin sản phẩm vào hệ thống, giúp quản lý kho hàng hoá trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
Cách Hoà Phát quản lý kho bằng Mã vạch, QR Code
Tập đoàn Hoà Phát sử dụng hệ thống mã vạch để quản lý kho hàng hoá. Hệ thống này cho phép các nhân viên sử dụng thiết bị quét mã vạch để quét và xác nhận thông tin hàng hoá, từ đó giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác trong quá trình quản lý kho.
Các bước thực hiện quản lý kho bằng Mã vạch, QR Code của Hoà Phát như sau:
Xác định thông tin hàng hoá: Các sản phẩm được xác định thông tin về mã sản phẩm, tên sản phẩm, nhà sản xuất, hạn sử dụng, giá cả, số lượng tồn kho, vị trí lưu trữ.
In mã vạch: Sau khi xác định thông tin, các nhân viên tại kho in mã vạch để dán lên sản phẩm.
Quét mã vạch: Các nhân viên quét mã vạch trên sản phẩm và nhập thông tin vào phần mềm quản lý kho.
Kiểm tra hàng hoá: Tại các điểm kiểm tra, các nhân viên quét mã vạch sản phẩm để xác nhận thông tin hàng hoá.
Theo dõi lịch sử sản phẩm: Hệ thống mã vạch cho phép theo dõi lịch sử sản phẩm từ khi nhập kho đến khi xuất kho. Các thông tin về ngày sản xuất, ngày hết hạn, vị trí lưu trữ, số lượng hàng hoá, lịch sử vận chuyển sẽ được lưu trữ trong hệ thống để giúp quản lý kho hàng hoá dễ dàng hơn.
Quản lý tồn kho: Các thông tin về số lượng tồn kho và vị trí lưu trữ sẽ được cập nhật thường xuyên vào hệ thống mã vạch. Điều này giúp giảm thiểu sự lãng phí và sự mất mát hàng hoá trong quá trình quản lý kho.
Hệ thống quản lý kho của Hoà Phát khủng như thế nào?
Tập đoàn Hoà Phát sử dụng nhiều công cụ, phần mềm để quản lý kho hàng, bao gồm:
Phần mềm quản lý kho WMS (Warehouse Management System): đây là một hệ thống quản lý kho toàn diện, giúp tối ưu hóa các hoạt động nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa. WMS được tích hợp với hệ thống quản lý ERP (Enterprise Resource Planning) để cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về hàng tồn kho và quá trình hoạt động của kho hàng
Hệ thống Mã vạch: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng các công nghệ mã vạch để quản lý các sản phẩm và vật tư trong kho hàng. Các sản phẩm được gắn nhãn mã vạch để theo dõi và kiểm soát việc nhập, xuất và lưu trữ hàng hóa.
Phần mềm quản lý sản xuất: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng phần mềm quản lý sản xuất để quản lý quá trình sản xuất và theo dõi sản lượng hàng hóa sản xuất ra. Thông tin này cũng được tích hợp vào hệ thống quản lý kho để đảm bảo đầy đủ thông tin về hàng tồn kho và sản xuất.
Hệ thống GPS: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng hệ thống GPS để theo dõi vận chuyển hàng hóa từ kho đến địa điểm tiêu thụ. Thông tin này được cập nhật trên hệ thống quản lý kho, giúp quản lý kho hàng hiệu quả hơn và cải thiện quá trình giao hàng.
Công cụ phân tích dữ liệu: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất hoạt động của kho hàng và tìm kiếm các cách để tối ưu hóa quá trình quản lý kho.
Tất cả các phần mềm này được tích hợp với nhau, tạo nên một hệ thống quản lý kho hàng hoá đồng bộ và chính xác cho tập đoàn Hoà Phát.
Kho thép Hoà Phát
Có thể bạn quan tâm?
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp hoặc phần mềm Quản lý kho thông minh, Số hoá bằng Mã vạch hoặc Thẻ RFID, tích hợp được với các ứng dụng Mua hàng, Bán hàng, Sản xuất, Kế toán…thì đây là nội dung dành cho bạn.
Giải pháp quản lý kho thông minh SmartBiz có nền tảng là ERP đứng thứ 4 trên thế giới, cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý kho hiệu quả, tích hợp nhiều tính năng thông minh giúp tối ưu hoá quá trình quản lý kho.
Giải pháp quản lý kho thông minh SmartBiz sử dụng công nghệ như IoT (Internet of Things và các công nghệ mới nhất để giám sát, phân tích và quản lý hàng hoá trong kho. Công nghệ RFID, Mã vạch và QR code được tích hợp vào hệ thống quản lý kho để theo dõi hàng hoá, đảm bảo việc quản lý kho được chính xác và hiệu quả.
Quản lý kho của SmartBiz cung cấp nhiều tính năng tiện ích như: xác định vị trí hàng hoá trong kho, quản lý và phân bổ hàng hoá theo khu vực (Layout kho), theo dõi lịch sử hàng hoá, dự báo tình trạng hàng tồn kho và quản lý đơn đặt hàng. Tất cả thông tin hàng hoá được lưu trữ trên đám mây hoặc máy chủ tại chỗ và có thể truy cập từ bất kỳ đâu với kết nối Internet.
Với giải pháp này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và đảm bảo chính xác trong quản lý kho. Công nghệ giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình quản lý kho, từ đó tối ưu chi phí, giảm thiểu thất thoát và tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường.
Hy vọng nội dung này hữu ích và giúp bạn có được chiến lược, phương pháp và lựa chọn giải pháp quản lý kho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
